Witam

Nie tak dawno zastanawialismy się nad wymogiem podpisu na fakturze, w
zwiazku z przepisami VAT a ustawą o rachunkowości. Dla zaintereseowanych
przytoczę odpowiedź experta na ten temat. Może przekonam co niektórych, że
nie należy naginać przepisów ustawy o rachunkowości, żeby dopasować jej
treść do swoich potrzeb.

Ppozdrawiam
Monika

Rada
Brak wymogu podpisu na fakturach pośrednio wynika z § 12
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie
zwrotu podatku niektórym podatnikom, zaliczkowego zwrotu podatku,
zasad wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy
towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od
podatku od towarów i usług.

Uzasadnienie

Przepisy rozporządzenia wykonawczego do ustawy o VAT określającego
zasady wystawiania faktur pomijaja w katalogu wymaganych elementów
faktury sprzedaży podpisów. Obecnie faktura stwierdzająca dokonanie
sprzedaży musi zawierać:
1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy
i nabywcy oraz ich adresy;
2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z
zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
3) dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży
oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA
VAT"; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania
sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym;
4) nazwę towaru lub usługi;
5) jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj
wykonanych usług;
6) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę
jednostkową netto);
7) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy
sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
8) stawki podatku;
9) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych
usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od
podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
10) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów
(usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek
podatku;
11) wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z
kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty
dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku,
lub niepodlegających opodatkowaniu;
12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem,
wyrażoną cyframi i słownie.

Jak widać w powyższym wyliczeniu nie ma już podpisów, których
umieszczenie na fakturze nakazywał dotychczas przepis par. 35
dotychczas obowiązującego rozporządzenia z dnia 22 marca 2002 w
sprawie wykonania niektórych przepisów ustawy o podatku od towarów
i usług oraz o podatku akcyzowym.

Proszę jednak pamiętać, że obowiązek umieszczenia podpisu na fakturze
może wynikać z innych przepisów. I tak faktura dotychczas traktowana
była jako dowód księgowy. Zgodnie z przepisami ustawy o
rachunkowości elementem dowodu księgowego jest „podpis wystawcy
dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki
aktywów (art. 21 ust 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości). Warto tu
przytoczyć fragment orzeczenie NSA w Łodzi z 27 stycznia
1998 „dokumenty potwierdzające dokonanie konkretnych transakcji, nie

spełniające wszystkich wymagań określonych w art. 21 ustawy z dnia 29
września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591), mogą być
uznane za dowody świadczące o poniesionych kosztach, jednakże może
to dotyczyć tylko niewielkich uchybień formalnych, np. braku niektórych
elementów, które mogą być uzupełnione, a fakt dokonania danej
transakcji może być potwierdzony u kontrahenta.” (I SA/Łd 1056/97).
Podatnicy maja obowiązek prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie
z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający ustalenie wysokości
dochodu (straty), podstawy opodatkowania i należnego podatku. Jak
wynika z przytoczonego orzeczenia zapis w księgach faktury (dowodu
księgowego) nie spełniającego pewnych wymogów formalnych
wynikających z art. 21 ustawy o rachunkowości, może narazić podatnika
na zarzut niewywiązania się z tego obowiązku i tym samym np. na
uznanie jakiegoś kosztu za koszt nie stanowiący kosztu uzyskania
przychodu. Należy podkreślić że faktura VAT bez podpisu kontrahenta nie
może być uznana dla celów rachunkowych za dowód zastępczy o którym
mowa w art. 20 ust. 4 ustawy o rachunkowości, ponieważ
udokumentowanie operacji gospodarczych dowodami zastępczymi nie
może dotyczyć operacji, które opodatkowane są podatkiem VAT.

Warto tu także zauważyć, że brak podpisu na fakturze może utrudnić
sprzedawcy dochodzenie i dowodzenie istnienia wierzytelności zarówno
w postępowaniu nakazowym, jak i postępowaniu upominawczym. W
świetle wyżej przedstawionych faktów należy stwierdzić, ze podpisanie
przez kontrahentów faktury VAT nadal jest zalecane, pomimo braku
takiego wymogu w przepisach podatku od towarów i usług. Także
kontrahenci podpisujący swe faktury dają jedynie wyraz swojej
rzetelności i chęci ograniczenia potencjalnego ryzyka.