Niewykorzystana rezerwacja w hotelu jako koszt podatkowy?

Przeczytaj także: Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Przykładowo, Spółka wysyła pracowników na zagraniczne konferencje. Często rezerwacje hotelowe zapewniające zakwaterowanie pracowników w czasie tych imprez są dokonywane z dużym wyprzedzeniem. Z tego względu nie zawsze spółka jest w stanie przewidzieć faktyczną liczbę pracowników uczestniczących w danej konferencji. Zdarza się także czasami, iż konkretna osoba nie może uczestniczyć w takiej imprezie z przyczyn losowych.
Czy opłaty za niewykorzystane rezerwacje mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów?

Zasada ogólna
Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy CIT, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Zgodnie z powyższym, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1. Dla zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu konieczne jest, aby podatnik był w stanie udowodnić iż wydatek ten związany jest z przychodem – został poniesiony w związku z działaniami ukierunkowanymi na osiągnięcie przychodu, zachowanie bądź zabezpieczenie jego źródła. Co do zasady zatem wydatek (poza wyjątkami wskazanymi w art. 16 ustawy CIT) może być kosztem podatkowym, jeżeli zostanie wykazana jego celowość. Drugorzędne znaczenie ma przy tym fakt, czy wydatek ostatecznie doprowadzi do powstania przychodu- ustawodawca formułując powyższą regulację położył nacisk na możliwość przypisania działaniom podatnika przymiotu celowości i zasadności, poprzez przyjęcie, iż przychód na którego osiągnięcie ukierunkowane są te działania ma jedynie potencjalny charakter. Ponadto, powszechnie akceptowany jest pogląd, iż nie jest konieczne, aby poniesiony wydatek można było powiązać z określonym przychodem w sposób bezpośredni- istnieją wydatki, które jako koszty ponoszone na działalność ogólną danego podmiotu przyczyniają się do powstania, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów.

Przedsiębiorca bez winy
W przedstawionym przykładzie, dla możliwości uwzględnienia w kosztach podatkowych wydatków związanych z niewykorzystaną rezerwacją hotelu istotna jest przyczyna, dla której rezerwacja ta nie została zrealizowana. Co do zasady, w KUP można uwzględnić koszty ponoszone w związku z odwołaną podróżą służbową, jeżeli powodem jej nieodbycia się nie była wina podatnika. Jeżeli zatem rezerwacja nie została wykorzystana z uwagi na okoliczności, na które przedsiębiorca pozostawał bez wpływu, wydatek taki będzie stanowić KUP po jego stronie. Wśród sytuacji, w których można przypisać winę podatnikowi najczęściej wymienia się przypadki, gdy podatnik wiedział zawczasu, iż podróż służbowa się nieodbędzie i pomimo, że miał możliwość odwołania rezerwacji na czas (aby nie ponieść jej kosztu) nie uczynił tego. Warto przy tym podkreślić, iż organy podatkowe musiałyby udowodnić winę podatnikowi, wykazując iż miał on możliwość wcześniejszego odwołania rezerwacji, co w praktyce może być dość trudne.

Do KUP jeśli zdarzenia losowe
W przedstawionym przypadku można uznać, iż dużo wcześniejsza rezerwacja pokoi jest uzasadniona ze względu na np. niższą cenę za nocleg czy na chęć uniknięcia sytuacji, w której w danym hotelu nie będzie już wolnych miejsc. Jest to więc działanie racjonalne. Jeżeli przy tym odwołanie rezerwacji nie jest spowodowane błędem Spółki lecz np. okolicznościami losowymi, niezależnymi od Spółki, wydatki na odwołaną rezerwację można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu w pełnej wysokości.