Podróże służbowe w 2013 r. a podatek dochodowy

Przeczytaj także: Podróże służbowe 2013: wyższe diety = niższy podatek

Pracownicy nie mają pojęcia, jakie wydatki mogą wliczyć w koszty delegacji i tym samym przekraczają obowiązujące limity przepisów podatkowych oraz norm, którymi posiłkuje się ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ponadto nie pamiętają o należytym udokumentowaniu poniesionych wydatków.

Pracodawcy natomiast mają tendencję do mylenia pojęć – np. oddelegowanie traktują jak podróż służbową, chociaż ma ono zupełnie inne skutki prawne – lub zwyczajnie nie wiedzą jakie diety przysługują pracownikom udającym się na delegacje. Wychodząc naprzeciw wszystkim wątpliwościom związanym z podróżami służbowymi, poniżej przedstawiamy małe kompendium wiedzy o nich.

Definicja podróży służbowej
Podstawową kwestię stanowi odróżnienie oddelegowania od podróży służbowej.

• Oddelegowanie – pracodawca oddelegowuje pracownika na określony czas do miejscowości innej niż wskazana w umowie o pracę, co wiąże się ze zmianą ujętego w umowie miejsca wykonywania pracy. Zmiana taka następuje poprzez zastosowanie za porozumieniem stron aneksu do umowy o pracę lub wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy oraz wynagrodzenia i w związku z tym nie jest to podróż służbowa (co więcej, oddelegowanie najczęściej trwa dłużej niż podróż służbowa!). Ponadto wynikające z organizacji pracy stałe wykonywanie zadań w różnych miejscach i terminach przez samego przedsiębiorcę lub jego pracownika także nie jest podróżą służbową. A co za tym idzie – podczas oddelegowania czy zmian miejsca pracy nie obowiązują te same przywileje, które dostępne są dla pracowników udających się w podróż służbową.
• Podróż służbowa – obecnie w polskim prawie podatkowym nie funkcjonuje ukonstytuowana definicja podróży służbowej. Tymczasem termin ten zawarty był w nieistniejącym już rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 1 czerwca 1998 r. w sprawie ustalania zasad oraz wysokości należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i obowiązywał do 31 grudnia 2001 roku. Według niego podróż służbowa to podróż tymczasowa i incydentalna, którą pracownik odbywa na polecenie pracodawcy i w ramach wykonywanej pracy, POZA miejscowość właściwą dla siedziby firmy lub stałego miejsca pracy pracownika (stałe miejsce pracy pracownika może obejmować czasem większy teren np. całe województwo, a nawet cały kraj, np. naturalne jest wykonywanie usług budowlanych poza siedzibą firmy).

W przypadku kierowców za podróż służbową można uznać każdy odrębny wyjazd w celu wykonywania przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub inne miejsce prowadzenia działalności, np. filie, przedstawicielstwa itd.

Z kolei, jeśli chodzi o osoby prowadzące działalność gospodarczą – dla nich podróżą służbową jest wyjazd, związany z przedmiotem działalności gospodarczej, poza miejsce jej prowadzenia. W związku z tym typową podróżą służbową będą targi lub podpisanie umowy z kontrahentem, ale także szkolenia.

Formalna strona podróży służbowej
Podstawą formalną podróży służbowej jest polecenie wyjazdu (w praktyce stosuje się polecenie wydane na piśmie, z tym że nie jest ono wymagane, ale żeby uniknąć wszelakich niedomówień, warto sporządzić taki druk), które określa termin (daty, godziny wyjazdu i powrotu, liczbę godzin w podróży na terenie kraju i ewentualnie poza jego granicami), miejsce rozpoczęcia i zakończenia podróży oraz jej cel, środek transportu, z którego podczas delegacji będzie korzystać pracownik, zadanie tego wyjazdu, kwotę zaliczki w walucie obcej lub jej równowartość w złotych, wysokość i kwotę diet oraz ryczałtów, a także inne wydatki zatwierdzone przez pracodawcę. Ponadto pracodawca powinien także poinformować pracownika w jakim terminie musi dokonać rozliczenia zakończonej podróży służbowej.

Osobą wydającą polecenie jest pracodawca. Jeśli pracownik odmówi wykonania polecenia, czyli nie pojedzie w podróż służbową, zostaną wobec niego wyciągnięte odpowiednie konsekwencje. Nie dotyczy to kobiet w ciąży oraz jednego z rodziców opiekujących się dzieckiem do 4 roku życia.

Czas trwania podróży służbowych i ich maksymalna liczba
Obecnie w przepisach nie ma regulacji ograniczającej liczbę odbywanych podróży służbowych czy czas ich trwania. Dlatego też teoretycznie pracownik może być wysyłany w delegacje wiele razy w roku i odbywać je nawet przez kilka miesięcy. Z tym że niektórzy eksperci prawa pracy uważają, że podróże służbowe powyżej 3 miesięcy powinny być już traktowane jako oddelegowanie.

Czas pracy i odpoczynku podczas podróży służbowej
Do czasu pracy zalicza się w całości czas delegacji pokrywający się z normalnymi godzinami pracy pracownika wynikającymi z jego rozkładu pracy. Natomiast do czasu pracy poza godzinami pracy pracownika wlicza się jedynie ten czas, która pracownik poświęca na wykonywanie zadania podczas podróży służbowej.

Warto zauważyć, iż przemieszczanie się do miejsca delegowania i z powrotem poza godzinami wynikającymi z rozkładu pracy pracownika nie jest czasem pracy. Generalnie czas przepracowany w trakcie podróży służbowej pracodawca powinien rozliczać tak, jak czas przepracowany w stałym miejscu pracy.

Poza czasem pracy pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługuje prawo do 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku dobowego (35 godzin w tygodniu). W szczególnych przypadkach odpoczynek ten może zostać skrócony do maksymalnie 24 godzin w tygodniu, gdy pracownik w imieniu pracodawcy zarządza zakładem pracy, w razie konieczności prowadzenia akcji ratowniczej w celu ochrony życia lub zdrowia ludzkiego, ochrony mienia, środowiska lub usunięcia awarii oraz jeżeli następuje przejście pracownika ze zmiany na inną zmianę zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W sytuacji gdy odpoczynek pracownika został naruszony (np. przez dojazd), pracodawca powinien zrekompensować ten odpoczynek w innym terminie.

Natomiast po powrocie z podróży służbowej pracownikowi przysługuje 8 godzin odpoczynku (np. gdy wraca z niej w nocy), zanim rozpocznie pracę w kolejnym dniu.

Należności związane z podróżą służbową
Każdemu pracownikowi odbywającemu podróż służbową przysługują pewne należności na pokrycie kosztów związanych z delegacją. Od 1 marca 2013 roku do ustalenia wysokości oraz warunków należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej związanych z podróżą służbową w kraju lub poza jego granicami stosuje się rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w tej właśnie sprawie (Dz. U. z 2013r. poz. 167).