Podatek VAT 2013: duplikat faktury

Przeczytaj także: Oszustwa podatkowe nie pozbawiają prawa do korygowania VAT

Podobnie jak wcześniej, tak i obecnie przytoczony we wstępie przepis mówi, że duplikat faktury wystawia się jedynie w dwóch przypadkach, tj. gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Nie jest natomiast dopuszczalne wystąpienie z wnioskiem o wydanie duplikatu w sytuacji, gdy podmiot jest w posiadaniu faktury (np. po to, aby mieć jej dwa egzemplarze). Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie, aby z wnioskiem takim występować wielokrotnie, jeżeli poprzedni egzemplarz ulegnie zniszczeniu albo zaginie. Druga strona transakcji nie ma prawa odmówić wystawienia np. drugiego czy piątego duplikatu faktury (za każdym razem ciąży tutaj bezwzględny obowiązek wystawienia takiego duplikatu).

Przepisy nie określają przy tym terminu, w jakim występuje obowiązek wystawiania duplikatów faktur. Zdaniem autora należy w tym przypadku przyjąć, iż obowiązek taki ciąży do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego, z którym związana jest faktura (z reguły pięć lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności tego zobowiązania).

Ustawodawca doprecyzował także, kiedy jaki podmiot musi duplikat faktury wystawić. I tak:

1. podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia wystawia ponownie fakturę (duplikat):
   a) zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika – jeżeli z wnioskiem o wydanie duplikatu wystąpi nabywca,
   b) zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy – jeżeli zaginie albo ulegnie zniszczeniu egzemplarz faktury podatnika
2. nabywca, który zgodnie z zawartą umową wystawia faktury w imieniu sprzedawcy wystawia duplikat faktury:
   a) zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy – jeżeli z wnioskiem o wydanie duplikatu wystąpi podatnik (tj. sprzedawca)
   b) zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu podatnika (sprzedawcy) – jeżeli zaginie albo ulegnie zniszczeniu egzemplarz faktury nabywcy
3. organy egzekucyjne i komornicy sądowi wystawiają duplikaty faktur:
   a) zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w ich posiadaniu – jeżeli z wnioskiem o wystąpienie duplikatu zwróci się nabywca lub dłużnik
   b) zgodnie z danymi zawartymi na fakturze będącej w posiadaniu nabywcy lub dłużnika – jeżeli zaginie albo ulegnie zniszczeniu ich egzemplarz faktury

c) d) l)Co w duplikacie znaleźć się powinno?
Otóż duplikaty faktur wystawia się zgodnie z danymi zawartymi na fakturach będących w posiadaniu podmiotów wyżej wymienionych. Muszą one zawierać taką samą treść jak egzemplarze faktur, na podstawie których są sporządzane. Dodatkowo faktury takie muszą także być zaopatrzone w wyraz „DUPLIKAT” oraz datę ich wystawienia. Tym samym na duplikacie znajdą się dwie daty wystawienia: pierwsza będzie dotyczyć daty pierwotnie wystawionej faktury, druga daty wystawienia duplikatu.

Warto przy tym pamiętać, że do końca roku 2012 duplikaty faktur wystawiało się w dwóch egzemplarzach, gdzie oryginał otrzymywał nabywca, zaś kopia zostawała u sprzedawcy. Obecnie duplikat faktury wystawia się w jednym egzemplarzu, który jest przeznaczony dla podmiotu, u którego poprzedni egzemplarz faktury zaginął albo uległ zniszczeniu.

Powyższe zasady należy stosować odpowiednio do faktur korygujących, choć obecnie nie wynika to wprost z przepisów.