Prywatny samochód osobowy: kilometrówka 2013

Przeczytaj także: Prywatny samochód w firmie bardziej opłacalny?

Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych mówi, że kosztami uzyskania przychodów nie są wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach. Podobna regulacja znalazła się w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, z tym że tutaj ograniczenie to dotyczy jedynie wykorzystywanych w działalności samochodów osobowych niestanowiących składników majątku podatnika. Nie obejmuje ono także (w obydwu ustawach) samochodów użytkowanych na podstawie umowy leasingu.

Co za tym idzie, w przypadku updof ustawodawca podchodzi do kwestii wykorzystywania w prowadzonej firmie samochodów osobowych bardziej rygorystycznie, a to z uwagi na fakt, że w działalności takiej przedsiębiorca może używać także swój prywatny samochód osobowy i kilometrówka ma ograniczyć nadużycia w zakresie zaliczania do kosztów firmy wydatków związanych z eksploatacją takich pojazdów.

Trzeba przy tym pamiętać, że kilometrówka określa tutaj jedynie maksymalny limit odliczenia. Do kosztów uzyskania przychodu natomiast podatnik może zaliczyć jedynie wydatki faktycznie poniesione na dany samochód.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu, w której odnotowywane są wyjazdy służbowe. W ewidencji tej winny znaleźć się co najmniej następujące informacje: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Trzeba przy tym pamiętać, podatnik musi sporządzać miesięczne zestawienia poniesionych wydatków na takie pojazdy na podstawie faktur (czy rachunków) je dokumentujących, zawierających numer rejestracyjny samochodu (obowiązek taki wynika z pkt 13 objaśnień w zakresie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Tak sporządzone miesięczne zestawienie stanowi podstawę zaksięgowania wydatków ponoszonych na dany samochód w księdze przychodów i rozchodów (przy czym wartość takich wydatków, uznanych za koszty uzyskania przychodu, nie może przekroczyć limitu kilometrówki; w uproszczeniu mówiąc za dany okres rozliczeniowy podatnik zalicza w ciężar kosztów kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu, czyli kilometrówkę, albo sumę poniesionych wydatków, w zależności od tego, która z tych kwot jest niższa w rachunku narastającym, uwzględniając przy tym wysokość wydatków zaliczonych do kosztów podatkowych w poprzednich miesiącach danego roku).

Sytuacja jest zgoła odmienna w przypadku odbywanej przez pracownika podróży służbowej należącym do niego samochodem osobowym.

Przypomnijmy, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, środek transportu właściwy do odbycia podróży określa pracodawca. Na wniosek pracownika może on przy tym wyrazić zgodę na przejazd w podróży samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona odrębnych przepisach.

W tym przypadku pracownikowi jest wypłacane świadczenie w wysokości ustalonej kilometrówki, nie zaś w wysokości faktycznie poniesionych wydatków. Nie musi on tutaj przedstawiać pracodawcy jakichkolwiek dowodów potwierdzających faktycznie poniesione wydatki. Z drugiej strony tak wypłacone świadczenie pokrywa wszelkie wydatki związane z wykorzystywaniem przez pracownika jego samochodu do odbycia podróży służbowej. Warto także wiedzieć, że wypłacona pracownikowi kilometrówka korzysta ze zwolnienia w podatku dochodowym.

Stawki za 1 kilometr przebiegu pojazdu, o których mowa wyżej, zostały z kolei określone w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Wynoszą one:

1. dla samochodu osobowego:
   a) o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,5214 zł,
   b) o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł,
2. dla motocykla - 0,2302 zł,
3. dla motoroweru - 0,1382 zł.

Ministerstwo Infrastruktury przygotowało nowelizację powyższego rozporządzenia, dotyczące podwyżki tych stawek. Według projektu, maksymalna wysokość powyższych stawek będzie wynosić: dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ - 0,97 zł, o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,01 zł, dla motocykla - 0,92 zł, a dla motoroweru - 0,81 zł.

Rząd tłumaczy podwyżkę kilometrówki w 2013 r. wzrastającymi kosztami eksploatacji pojazdów, spowodowane m.in. podwyżkami cen paliw (ostatnia nowelizacja rozporządzenia w zakresie stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, według których pracodawca pokrywa koszty używania pojazdów prywatnych używanych przez pracowników do celów służbowych przeprowadzona była w październiku 2007 r.).

Niestety wszystko wskazuje na to, że projekt w najbliższym czasie nie wejdzie w życie. Pierwotnie proponowano, aby zmiana rozporządzenia weszła w życie już z dniem 1 stycznia 2012 r. (sam projekt jest z roku 2011), jednak prace nad rozporządzeniem nadal trwają. Projekt został przekazany, w ramach uzgodnień międzyresortowych, do Ministerstwa Finansów. To natomiast podwyżkom stawek nie jest przychylne (gdyż wiąże się to z większymi obciążeniami dla budżetu państwa).

Przydatne linki
Kalkulator kilometrówki