Kilometrówka a koszty uzyskania przychodu firmy

Przeczytaj także: Rozliczenie ubezpieczenia wynajmowanego samochodu osobowego

Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) mówi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów (z nielicznymi wyjątkami) z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach.

W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Ewidencja ta jest niezbędna do tego, aby było możliwe zaliczenie w ciężar kosztów podatkowych wydatków związanych z eksploatacją takiego pojazdu (art. 23 ust. 5 updof). Obowiązku jej prowadzenia nie mają jedynie przedsiębiorcy użytkujący takie samochody na podstawie umowy leasingu (o czym mówi art. 23 ust. 3b updof).

Wskazana wyżej stawka za 1 km przebiegu samochodu osobowego jest określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy i wynosi dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ 0,5214 zł, a dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

Z kolei to, co powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu, zostało określone w art. 23 ust. 7 updof. Ustawodawca wymienia tutaj: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Jeżeli przedsiębiorca wykorzystuje w firmie kilka samochodów osobowych nieuznanych za środki trwałe, ewidencję taką należy zaprowadzić odrębnie dla każdego z nich. Podatnik jest ponadto zobowiązany do sporządzania miesięcznych zestawień poniesionych wydatków (chodzi tutaj przede wszystkim o wydatki na paliwo, remonty, części zamienne, ubezpieczenia itp.) na podstawie faktur (czy rachunków) je dokumentujących, zawierających numer rejestracyjny samochodu (o czym z kolei mówi ust. 13 objaśnień w zakresie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów). Tak sporządzone miesięczne zestawienie stanowi podstawę zaksięgowania wydatków ponoszonych na dany samochód w kolumnie 13 księgi po zakończeniu danego miesiąca.

Warto przy tym pamiętać, że wydatki z tytułu używania samochodu niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych rozlicza się narastająco od początku roku do końca tego miesiąca, za który dane rozliczenie jest dokonywane. Jednakże suma tych wydatków w takim okresie czasu nie może przekroczyć limitu określonego przez kilometórwkę, wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu.

Co za tym idzie, jeżeli ustalony limit kilometrówki wynosi np. 1 500 zł, zaś podatnik poniósł wydatki w wysokości 2 000 zł, w ciężar kosztów uzyskania przychodu będzie mógł on zaliczyć jedynie 1 500 zł. Nadwyżka ponad limit kosztem danego okresu być nie może. Jednakże nadwyżka ta będzie mogła być kosztem w kolejnych okresach rozliczeniowych, o ile pozwoli na to limit kilometrówki (rozliczenie takie musi się jednak zamknąć w jednym roku podatkowym).

Jeżeli natomiast limit kilometrówki byłby wyższy od faktycznie poniesionych wydatków, w ciężar kosztów uzyskania przychodu podatnik odniesie kwotę faktycznie poniesionych wydatków.

W uproszczeniu mówiąc za dany okres rozliczeniowy podatnik zaliczy w ciężar kosztów uzyskania przychodu kwotę wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu (kilometrówkę) albo sumę poniesionych wydatków, w zależności od tego, która wartość będzie niższa (licząc narastająco od początku roku).