Odprawa dla pracownika: zaliczka na podatek i ZUS

Przeczytaj także: Rozwiązanie umowy o pracę: odprawa w podatku dochodowym

Zasada ogólna
Zgodnie z art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej u.p.d.o.f. za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za nie wykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Co do zasady zatem przyznane odprawy będą podlegały opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Zwolnienie z opodatkowania
Jednocześnie w art. 21 ust. 1 pkt 3 lit b PIT-u ustawodawca przewidział zwolnienie przedmiotowe z opodatkowania dla niektórych kategorii odpraw oraz odszkodowań, określonych w tym przepisie.
Zgodnie z powołaną regulacją, wolne od podatku dochodowego są otrzymane odszkodowania lub zadośćuczynienia, jeżeli ich wysokość lub zasady ustalania wynikają wprost z przepisów odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw, z wyjątkiem odpraw pieniężnych wypłacanych na podstawie przepisów o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników.
Powyższy przepis odwołuje się do ustawy z dnia 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz. U. Nr 90, poz. 844 ze zm.), która przyznaje pracownikom prawo do odprawy pieniężnej w przypadku dokonywania zwolnień grupowych lub tzw. zwolnień indywidualnych z przyczyn niedotyczących pracowników, jeżeli przyczyny te stanowią wyłączny powód uzasadniający wypowiedzenie stosunku pracy lub jego rozwiązanie na mocy porozumienia stron.

Likwidacja stanowiska, co do zasady uznawana jest jako spełniająca definicję zwolnienia indywidualnego z przyczyn niedotyczących pracowników, o których mowa w przytoczonej powyżej ustawie. Jednocześnie spełniony musi być warunek zatrudniania co najmniej 20 osób. Do pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników ustawa nie znajduje zastosowania.

Rozliczenie podatku
Dla opodatkowania PIT odprawy przyznanej we wskazanym przykładzie nie będzie miał znaczenia fakt czy do jej wypłaty zastosowanie miałyby przepisy ww. ustawy o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników, czy fakt, że odprawa została przyznana z woli pracodawcy. Zwolnienie o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 3 u.p.d.o.f. nie znajdzie bowiem w ogóle zastosowania.

Z tego względu odprawę przyznaną pracownikowi w związku z rozwiązaniem umowy o pracę na podstawie treści zawartego porozumienia stron, należy uznać za przychód ze stosunku pracy. Tym samym pracodawca powinien jako płatnik potrącić zaliczkę na podatek, a kwotę odprawy wykazać w zbiorczej deklaracji PIT-4R oraz rozliczyć w informacji PIT-11.

A co z ZUS?
Przyznana odprawa co do zasady korzystać będzie ze zwolnienia § 2 ust. 1 pkt 3 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. Nr 161, poz. 1106 ze zm.). Podstawy wymiaru składek nie stanowią bowiem odprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy, w tym z tytułu rozwiązania stosunku pracy z przyczyn leżących po stronie pracodawcy, nieuzasadnionego lub niezgodnego z prawem wypowiedzenia umowy o pracę lub rozwiązania jej bez wypowiedzenia, skrócenia okresu jej wypowiedzenia, niewydania w terminie lub wydania niewłaściwego świadectwa pracy.

Należy zauważyć, iż powyższy przepis nie uzależnia wyłączenia odprawy z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe od tego, co jest podstawą wypłaty odprawy (wola pracodawcy czy odprawa obligatoryjna). Każda odprawa mająca związek z wygaśnięciem lub rozwiązaniem stosunku pracy jest z tej podstawy wyłączona. Takie stanowisko zostało potwierdzenie w piśmie Dyrektora Departamentu Ubezpieczeń i Składek ZUS z dnia 22 kwietnia 2002 r., Fuu 400-39/02, w którym stwierdzono, że: "(...) wyłączenie to obejmuje zarówno obligatoryjne odprawy należne zwalnianemu pracownikowi na podstawie przepisów prawa pracy, jak i odprawy przysługujące na podstawie porozumienia zawartego w danym zakładzie pracy."