Firma w mieszkaniu: wydatki a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Podatek dochodowy gdy firma w mieszkaniu

1.1. Jak rozdzielić koszty przypadające na część zajętą na działalność?

Gdy na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorca wykorzystuje tylko część mieszkania (np. jeden pokój), wówczas zachodzi konieczność ustalenia, jaka część kosztów związanych z używaniem tego mieszkania przypada na prowadzoną działalność. Tylko bowiem te koszty mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, gdyż wykazują związek z przychodami przedsiębiorcy. Warunku tego nie spełniają natomiast koszty służące celom prywatnym przedsiębiorcy (lub jego rodziny), zatem nie mogą być one ujęte w kosztach podatkowych.

Przepisy nie określają, w jaki sposób należy wydzielić koszty dotyczące działalności gospodarczej prowadzonej w prywatnym mieszkaniu. W niektórych przypadkach będzie to możliwe na podstawie liczników zainstalowanych w pomieszczeniach wykorzystywanych do działalności, albo billingów - w przypadku rozmów telefonicznych. Niekiedy przedsiębiorca będzie musiał "rozdzielać" koszty za pomocą ustalonego współczynnika. Takim współczynnikiem może być np. procentowy udział powierzchni mieszkania przeznaczonej na działalność do ogólnej powierzchni mieszkania. W praktyce jest to najczęściej stosowany klucz rozliczeniowy; jest on też akceptowany przez organy podatkowe.

Często prywatne mieszkanie, wykorzystywane do działalności, stanowi wspólność majątkową przedsiębiorcy i jego małżonka. Nie stanowi to jednak przeszkody do ujmowania kosztów używania tego mieszkania w kosztach uzyskania przychodów.

Czynsz za mieszkanie
Czynsz dotyczący części mieszkania wykorzystywanego na prowadzenie działalności gospodarczej można obliczyć przyjmując procentowy udział powierzchni mieszkania wykorzystywanej do działalności w ogólnej powierzchni mieszkania.
Przykład
W prywatnym mieszkaniu o powierzchni 80 m² przedsiębiorca przeznaczył na działalność gospodarczą jeden pokój o powierzchni 30m². Pozostała część mieszkania służy potrzebom prywatnym. Miesięczny czynsz za mieszkanie wynosi 450 zł.
1. Procentowy udział powierzchni wykorzystywanej na działalność w ogólnej powierzchni mieszkania wyniósł 37,5% [(30 m² : 80 m²) x 100].
2. Wartość miesięcznego czynszu, którą przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, wynosi 168,75 zł (450 zł x 37,5%).

Media
Również wydatki z tytułu mediów (tj. energii elektrycznej, wody, ścieków, gazu, wywozu nieczystości, itp.) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorcy prowadzącego działalność gospodarczą w domu. Także tu, podobnie jak w przypadku czynszu, kosztem podatkowym mogą być tylko te media, które przypadają na prowadzoną działalność, a nie te, które służą celom prywatnym.

Nie ma problemu z rozdzieleniem kosztów mediów, jeżeli przedsiębiorca założył odrębne liczniki w celu pomiaru ich zużycia na potrzeby prowadzonej działalności.

Z kolei rozliczanie kosztów wszystkich mediów za pomocą współczynnika powierzchni może być niezasadne, a także dla przedsiębiorcy niekorzystne, np. gdy na potrzeby prowadzonej działalności zużywana jest ilość prądu/wody znacznie wyższa niż dla celów prywatnych. Można wówczas zastosować inny klucz rozliczeniowy, np. rozdzielać koszty proporcjonalnie do liczby zatrudnionych pracowników i niepracujących w firmie domowników. Może to być właściwy miernik dla kosztów zużycia wody i ścieków.

Taki podział kosztu może być jednak niewłaściwy dla zużycia energii elektrycznej, która w zależności od prowadzonej działalności może się różnie kształtować. Jeśli tylko biuro znajduje się w mieszkaniu, wówczas energię zużywa np. oświetlenie czy komputer. Z kolei w mieszkaniu jest wiele innych urządzeń energochłonnych, jak lodówka, zmywarka, telewizor, także komputer, oświetlenie itp. Wówczas oczywiste jest, że więcej energii zużywa się na cele prywatne. Dlatego ustalając miernik należy brać pod uwagę także i te czynniki. Można ustalić procentowo, ile kosztów energii przypada na działalność, warto w tym celu sporządzić notatkę, jakie elementy były brane pod uwagę do ustalenia takiego wskaźnika. Jeśli będzie to miało logiczne uzasadnienie, organy podatkowe nie będą miały podstaw do zakwestionowania takich obliczeń.

Wydatki na rozmowy telefoniczne i Internet
Do oddzielenia kosztów rozmów służbowych od prywatnych nie można stosować współczynników, o których pisaliśmy w części dotyczącej czynszu czy mediów. W tym przypadku należy ustalić koszty faktycznie, rzeczywiście poniesione na rozmowy służbowe. Do tego celu może posłużyć komputerowy wydruk przeprowadzonych rozmów telefonicznych, czyli billing. Na billingu tym przedsiębiorca powinien opisać, które rozmowy służyły celom prowadzonej działalności gospodarczej.

Do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca nie zaliczy natomiast abonamentu za prywatny telefon, który jest opłatą stałą, ponoszoną niezależnie od tego, czy telefon jest wykorzystywany do celów służbowych, czy nie.

Przykład
W mieszkaniu o powierzchni 60 m² przedsiębiorca wykorzystuje jeden pokój (o pow. 25 m²) na działalność gospodarczą. Do prowadzenia tej działalności wykorzystuje prywatny telefon stacjonarny, z miesięcznym abonamentem 50 zł. W czerwcu 2012 r. koszt rozmów telefonicznych wyniósł 120 zł, z czego 85 zł to rozmowy służbowe, co przedsiębiorca ustalił na podstawie billingu.
Do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorca zaliczy tylko koszt służbowych rozmów telefonicznych, tj. 85 zł, natomiast wartość abonamentu nie jest dla niego kosztem podatkowym.