Różnice kursowe 2012 gdy zagraniczna podróż służbowa

Przeczytaj także: Zagraniczna podróż służbowa: różnice kursowe

Jaki kurs waluty należy zastosować do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej? Czy w 2012 r. nadal można rozliczać koszty delegacji według kursu wypłaconej zaliczki w euro?

W 2012 r. nadal obowiązują te same ogólne zasady rozliczania zagranicznych podróży służbowych, co obowiązujące w roku ubiegłym. W stosunku do ubiegłego roku może jednak wystąpić różnica w wycenie wypłacanej pracownikowi waluty (tytułem zaliczki na delegację albo zwrotu poniesionych wydatków), jeśli waluta obca na wypłatę została pobrana z bankowego konta walutowego.

Przedsiębiorca, który poniósł wydatki związane z wyjazdem służbowym pracowników, może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów faktycznie poniesione wydatki, które na mocy stosownej ustawy o podatku dochodowym nie są wyłączone z kosztów, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na osiągnięcie przychodu. Jeśli firma poniosła wydatki w walutach obcych, przelicza je na złote. Kierując się art. 11a ust. 2 updof i art. 15 ust. 1 updop, przeliczenia tego należy dokonać według kursu średniego ogłaszanego przez NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu. Różnice kursowe powstałe pomiędzy kursem średnim NBP zastosowanym do rozliczenia kosztów delegacji a kursem waluty przyjętym do wyceny wypłaconej pracownikowi waluty tytułem zaliczki (albo zwrotu poniesionych wydatków) stanowią koszt bądź przychód podatkowy.

Przykład
Pracownik, którego wysłano w zagraniczną podróż służbową otrzymał zaliczkę w kwocie 600 euro na pokrycie zagranicznej podróży służbowej. Pracodawca zakupił walutę w banku po kursie 4,10 zł/euro.

Zaliczka, po przeliczeniu na złote według kursu faktycznie zastosowanego, wyniosła 2.460 zł (600 euro x 4,10 zł/euro).

Z rozliczenia, którego pracownik dokonał po powrocie, wynika, że koszty podróży służbowej wynoszą 580 euro. Pracownik zwrócił pracodawcy 20 euro.

Koszty podróży służbowej przeliczono po kursie średnim ogłoszonym przez NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji, który wyniósł 4,20 zł/euro. Poniesione koszty wyniosły 2.436 zł (580 euro x 4,20 zł/euro).

Powstała dodatnia różnica kursowa w wysokości 58 zł [580 euro x (4,20 zł/euro - 4,10 zł/euro)], która jest przychodem podatkowym.
W praktyce do wyceny kosztów zagranicznej podróży służbowej często przyjmuje się kurs, po jakim wyceniono wypłaconą zaliczkę. Może to być np. kurs kantorowy - w razie zakupu waluty w kantorze. Przyjęcie tej zasady pozwala na uniknięcie rozliczania różnic kursowych. Z kolei przyjęcie kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia podróży skutkowałoby powstaniem różnic kursowych, co ilustruje przedstawiony wcześniej przykład.

Przykład
Przyjmijmy założenia z pierwszego przykładu, z tym że jednostka przelicza poniesiony wydatek po kursie, po jakim pierwotnie wyceniła zaliczkę.

Koszty podróży służbowej wyniosły 2.378 zł (580 euro x 4,10 zł/euro), przy czym w tym przypadku nie ustala się różnic kursowych.