Czy faktury VAT mogą być wystawiane ręcznie?

Przeczytaj także: Paragony z NIP nabywcy w nowym JPK_VAT z deklaracją

Stan cyfryzacji w polskim aparacie skarbowym jest coraz większy. Obecnie za pomocą środków komunikacji elektronicznej należy przekazywać fiskusowi coraz większy krąg informacji. I tak elektroniczną formę muszą przyjąć podstawowe deklaracje składane dla tego podatku (VAT-7, VAT-7K, VAT-UE, VAT-27). Nadto od 2018 r. art. 109 ust. 8a ustawy o VAT mówi, że także ewidencje VAT muszą być prowadzone w formie elektronicznej przy użyciu programów komputerowych. Nie ma tutaj znaczenie wielkość podmiotu czy ilość wystawianych i ujmowanych w takiej ewidencji zdarzeń/dokumentów.

Ponadto z początkiem 2018 r. każdy czynny podatnik VAT został zobowiązany do przekazywania fiskusowi elektronicznie prowadzonych rejestrów VAT za okresy miesięczne (nawet jeżeli podatek ten rozlicza kwartalnie) - co z kolei wynika z przepisów Ordynacji podatkowej.

Więcej dokumentów elektronicznych

Na tym jednak nie koniec. Ordynacja podatkowa nakłada bowiem na podatników kolejne obowiązki związane z e-komunikacją ze skarbówką. Art. 193a §1 Ordynacji podatkowej wskazuje tutaj, że w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.


Powyższe są przekazywane nie regularnie jak JPK_VAT, a dopiero na żądanie fiskusa. Żądanie takie fiskus jednakże może wystosować dopiero wówczas, gdy wskazane księgi są prowadzone przy użyciu programów komputerowych.

Obowiązku prowadzenia ksiąg w formie elektronicznej (poza rejestrami VAT) natomiast nie ma. W związku z tym mali przedsiębiorcy nadal mogą prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów czy ewidencję przychodów w formie papierowej, a w efekcie fiskus nie będzie mógł od nich wymagać przekazywania tych ksiąg w wersji elektronicznej. W przypadku pełnej księgowości sytuacja jest jednak w zasadzie przesądzona - obecnie bowiem mało kto prowadzi księgi rachunkowe papierowo z uwagi na dużą uciążliwość, pracochłonność i większe prawdopodobieństwo błędu.

Co z tymi fakturami?

Faktura nie jest księgą podatkową w myśl przepisów Ordynacji podatkowej. Jest jednak dowodem księgowym, a art. 193 §1 Ordynacji podatkowej mówi o elektronicznym przekazywaniu nie tylko ksiąg podatkowych ale i dowodów księgowych. Czy to oznacza, że dokumenty takie także należy wystawiać elektronicznie?

Ustawa o VAT definiuje pojęcie faktury oraz faktury elektronicznej jak też określa zasady stosowania tych dokumentów. Żaden jej przepis (ani innej ustawy) nie zobowiązuje jednakże do wystawiania faktury przy pomocy programów komputerowych. W dalszym ciągu zatem faktury mogą być wystawiane ręcznie.

Podatnik, który jednakże zdecyduje się dobrowolnie na ich wystawianie przy pomocy programów komputerowych, musi pamiętać o konsekwencjach takiego postępowania. Otóż wydaje się, że w takich przypadkach fiskus będzie mógł żądać udostępnienia mu faktur w formie elektronicznej (JPK_FA).

A jak zachować się w sytuacji, gdy same faktury będą wystawiane ręcznie, ale już księgi podatkowe będą prowadzone komputerowo (np. przez biuro rachunkowe)? Wydaje się, że w takim przypadku fiskus będzie mógł domagać się od podatnika elektronicznego przekazania ksiąg podatkowych, ale samych faktur już nie.