Wystawianie, przechowywanie i korygowanie e-faktur

Przeczytaj także: E-faktury bez formalnej zgody

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać w szczególności datę sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę VAT, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy. Przepisy o VAT przewidują dwie formy faktur: papierową i elektroniczną.

1. Warunki wystawiania i przesyłania e-faktur

Szczególne regulacje dotyczące dokumentowania transakcji dla potrzeb VAT odnaleźć można w przepisach rozporządzenia w sprawie faktur. Natomiast uregulowania dotyczące e-faktur znajdują się w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. nr 249, poz. 1661).

Od 1 stycznia 2011 r. uległy złagodzeniu rygory związane z przesyłaniem i przechowywaniem faktur elektronicznych.
Zrezygnowano z zamkniętego katalogu dopuszczalnych technologii przesyłu faktur w formie elektronicznej. W rezultacie możliwe jest obecnie:

• wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych w dowolnym formacie elektronicznym (tj. PDF, doc. i innym formacie udostępnianym na serwerze wystawcy), w tym przesyłanie takich faktur mailem,
• przesyłanie w formie elektronicznej faktur wystawianych w formie tradycyjnej (papierowej),
• wystawianie i przesyłanie faktur korygujących oraz duplikatów faktur w dowolnej postaci, np. wystawienie faktur korygujących "papierowych" do faktur elektronicznych.

W myśl § 3 ust. 1 i ust. 2 ww. rozporządzenia w sprawie e-faktur, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu ich przesyłania przez odbiorcę faktury. Akceptacja ta (albo jej cofnięcie) może być wyrażona w formie pisemnej lub elektronicznej.
Ponadto dodatkowo zastrzeżono, że faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia ich autentyczności pochodzenia i integralności ich treści.

Przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.

Wskazano również, że autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury są zachowane, w szczególności, w przypadku wykorzystania:

1. bezpiecznego podpisu elektronicznego, weryfikowanego za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu, lub
2. elektronicznej wymiany danych (EDI) zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych elektronicznych, jeżeli zawarta umowa, dotycząca tej wymiany, przewiduje stosowanie procedur gwarantujących autentyczność pochodzenia faktury i integralność jej danych.

Podkreślić należy, że sformułowanie "w szczególności" wskazuje, że jest to katalog otwarty i dopuszczalne są wszelkie inne metody przesyłania faktur drogą elektroniczną, gwarantujące autentyczność ich pochodzenia oraz integralność ich treści.

Uwaga
Faktury elektroniczne mogą być wystawiane i przesyłane w dowolnym formacie elektronicznym (np. PDF).

Najczęściej w praktyce podatnicy przesyłają faktury w formacie elektronicznym (jako załącznik) poprzez korespondencję elektroniczną (w formacie PDF czy XML). Nic nie stoi na przeszkodzie, aby zamieszczać e-faktury na stronie internetowej czy też wysłać je kontrahentowi bezpośrednio z systemu księgowego stosowanego w danej firmie.

2. Akceptacja e-faktur

Aby podatnicy mogli wystawiać i przesyłać faktury w formie elektronicznej, muszą pamiętać o spełnieniu wymogów określonych w przepisach rozporządzenia w sprawie e-faktur. W myśl § 3 tego rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane, w tym udostępniane, w formie elektronicznej w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem uprzedniej akceptacji tego sposobu przesyłania faktur przez odbiorcę faktury, zwanej "akceptacją".

Z ust. 2 tego przepisu wynika, że akceptacja (bądź jej cofnięcie) może być wyrażona w formie pisemnej lub w formie elektronicznej.

Zatem możliwość przesyłania faktur w formie elektronicznej uzależniona jest przede wszystkim od uprzedniej zgody kontrahenta na stosowanie tego sposobu dokumentowania transakcji.

Warto zauważyć, że żaden z obowiązujących przepisów nie określa, w jakiej formie elektronicznej kontrahent powinien wyrazić akceptację przesyłania e-faktur. W zasadzie można więc uznać, że może być ona przesłana przez kontrahenta pocztą elektroniczną (w formacie PDF).

W przypadku cofnięcia akceptacji przez odbiorcę faktury, wystawca faktury nie ma prawa do przesyłania mu faktur w formie elektronicznej. Prawo to traci od dnia następującego po dniu, w którym otrzymał powiadomienie od odbiorcy o cofnięciu akceptacji, chyba, że strony uzgodnią inny termin utraty przez wystawcę prawa do przesyłania faktur w formie elektronicznej, nie dłuższy jednak niż 30 dni.