Faktury (VAT), paragony i bilety

Przeczytaj także: Faktura VAT: błędna data a nota korygująca

Najczęściej spotykana w obrocie gospodarczym jest zwykła faktura VAT. Dokument taki musi zawierać ściśle określone elementy. Szczegółowo reguluje je stosowne rozporządzenie Ministra Finansów. Można tutaj m.in. wymienić datę faktury (oraz sprzedaży gdy różni się od daty faktury), określenie stron transakcji, nazwę towaru lub usługi, którego sprzedaż dokumentuje, jego cenę, wartość netto, stawkę oraz kwotę podatku a także wartość brutto. Ponadto faktura taka winna winna być oznaczona jako faktura VAT oraz zawierać podsumowanie wykazanej na niej wartości w rozbiciu na poszczególne stawki podatku. Wskazane wyżej elementy to nie jedyne, które na fakturze winny się znaleźć, ale podstawowe. Warto przy tym pamiętać, że mali podatnicy korzystający z tzw. metody kasowej, są obowiązani do wystawiania faktur oznaczonych jako faktury VAT MP.

Wartości wyrażone na fakturze powinny co do zasady być podane w złotówkach. Obecnie jednak nie ma przeszkód, aby były one określone także w innej walucie, z czym coraz częściej można się spotkać w rzeczywistości (prym wiodą tutaj faktury wystawione w euro). Przy dokumentowaniu takich transakcjach można wykorzystać zwykłą fakturę VAT, jednakże w obrocie gospodarczym zaczęła ją tutaj zastępować faktura walutowa, która jest niemalże identyczna z fakturą zawierającą wartości określone w złotówkach (różnica polega na tym, że zamiast złotówek jej wartości są określone w walucie). To, o czym trzeba tutaj bezwzględnie pamiętać, to że mimo określenia poszczególnych kwot zawartych na fakturze w walucie, sam podatek VAT musi być przeliczony na złote polskie wg właściwego kursu średniego NBP.

Z kolei zaliczki wpłacone na poczet przyszłych dostaw towarów tudzież świadczonych usług dokumentowane są fakturami zaliczkowymi VAT, zaś po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi wystawiana jest tutaj faktura końcowa (o ile wpłacone zaliczki nie pokrywały całej należności).
Kupując, zwłaszcza w komisie samochodowym, używany pojazd, bardzo często nabywca otrzymuje od sprzedawcy fakturę VAT marża. To kolejny odłam faktury, który ma zastosowanie w przypadku opodatkowania danej czynności w systemie marży (a więc gdy opodatkowana VAT-em jest jedynie uzyskana na sprzedaży marża, a nie cała wartość transakcji). Fakturę taką od zwykłej faktury VAT wyróżnia brak wyodrębnienia na niej kwoty podatku (podawana jest tutaj jedynie wartość wraz z podatkiem).

Fakturą VAT RR posługują się natomiast podatnicy nabywający od rolników ryczałtowych pochodzące z ich gospodarstwa rolnego produkty rolne tudzież usługi rolnicze. Elementy tego dokumentu ustawodawca określił odrębnie i w sposób szczegółowy w samej ustawie o VAT. Zawiera ona dane, których w zwykłej fakturze nie znajdziemy (jak np. oświadczenie rolnika, że korzysta ze statusu rolnika ryczałtowego). Także sposób rozliczenia takiej faktury na cele podatku VAT jest uregulowany odrębnie i bardziej restrykcyjnie.

Część podatników jest także obowiązanych do wystawiania faktur wewnętrznych, tj. takich, które nie wychodzą na zewnątrz, a pozostają jedynie w danej firmie. Jest tak w przypadku obowiązku wykazania podatku od czynności nieodpłatnych traktowanych na cele podatku VAT tak jak odpłatna dostawa i odpłatne świadczenie usług (np. w przypadku przekazania na cele prywatne towarów należących do firm, od których przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego przy przekazania innych darowizn) wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca (rozpoznanie tzw. importu usług). Faktury wewnętrzne są wystawiane także dla udokumentowania zwróconych kwot dotacji, subwencji i innych dopłat o podobnym charakterze.

Oczywiście w tak wystawionych dokumentach niekiedy mogą wkraść się błędy tudzież zaistniała sytuacja wymaga skorygowania zawartych na nich informacji (np. w przypadku zwrotu towaru, udzielenia rabatu itp.). Korekty takiej dokonuje się przy pomocy dwóch rodzajów formularzy. Pierwszy z nich, zwany fakturą korygującą, sporządza podatnik wystawiający fakturę pierwotną. Dokumentem tym w zasadzie można zmienić każdą informację zawartą na fakturze VAT.

Nabywca może natomiast wystawić notę korygującą. Trzeba jednak pamiętać, że zakres jej stosowania jest dużo węższy, aniżeli faktury korygującej. Ogranicza się ona w zasadzie do korygowania pomyłek dotyczących głównie danych sprzedawcy czy nabywcy lub oznaczenia towaru, usługi (błędy formalne). Wszelkie informacje wpływające na wartości wykazane na fakturze notą natomiast skorygowane być nie mogą

Ponadto ustawodawca mówi, że za fakturę uznawane są także:

1. bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, jeżeli zawierają następujące dane:
   a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
   b) numer i datę wystawienia biletu,
   c) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
   d) kwotę należności wraz z podatkiem,
   e) kwotę podatku;
2. dokumenty dotyczące usług pośrednictwa finansowego zwolnionych od podatku, jeżeli zawierają co najmniej następujące dane:
   a) określenie usługodawcy i usługobiorcy,
   b) numer kolejny i datę ich wystawienia,
   c) nazwę usługi,
   d) kwotę, której dotyczy dokument;
3. dowody zapłaty za przejazdy autostradami płatnymi, jeżeli zawierają następujące dane:
   a) nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,
   b) numer kolejny i datę wystawienia,
   c) informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi, w szczególności nazwę autostrady, za przejazd którą pobierana jest opłata,
   d) kwotę należności wraz z podatkiem,
   e) kwotę podatku;
4. rachunki, o których mowa w art. 87 i 88 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, wystawiane przez podatników nieobowiązanych do wystawiania faktur VAT

Za fakturę uznaje się ponadto także dokument VAT dotyczący usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które pobierane są opłaty trasowe, wystawiany za okresy miesięczne przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej, jeżeli zawiera co najmniej następujące dane:

1. określenie usługobiorcy i usługodawcy;
2. informację, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy;
3. datę wystawienia;
4. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi;
5. stawkę podatku;
6. kwotę podlegającą opodatkowaniu bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
7. łączną kwotę należności wraz z podatkiem;
8. kwotę podatku.