Wynajem pracownika firmie: podatek dochodowy

Przeczytaj także: Zwrot kosztów dojazdu weterynarza prowadzącego firmę

Przykładowo, spółka użyczyła spółce-siostrze pracownika, który odpowiada za działania marketingowe, na okres jednego roku, wystawiając z tego tytułu miesięczne faktury. Nie została zmieniona w żaden sposób umowa o pracę pracownika. Jak należy potraktować takie użyczenie- czy jako świadczenie usług, czy oddelegowanie pracownika? Czy rozliczenie ewentualnych delegacji pracownika powinno nastąpić w spółce- siostrze? Jak rozliczyć koszty w takiej konstrukcji?

Brak definicji
Pierwszą rzeczą, na jaką należy zwrócić uwagę jest to, iż pracownik w powyższym przykładzie w sposób formalny tj. poprzez zmianę warunków pracy i płacy nie został przeniesiony do pracy w innym miejscu pracy, niż wskazane w umowie o pracę, w związku z czym nie będziemy mieć do czynienia z faktycznym oddelegowaniem. Polskie przepisy prawa pracy nie definiują, co należy rozumieć przez oddelegowanie. Tym samym trudno wprost określić kiedy mamy do czynienia z delegacją służbową, (w stosunku do której przysługują diety i inne należności za czas podróży korzystające ze zwolnienia w PIT stanowiące koszty pracodawcy), a kiedy z oddelegowaniem. Można jedynie posiłkować się wykładnią językową, zgodnie z którą oddelegowanie rozumiane jest jako skierowanie kogoś do wykonania jakiegoś zadania służbowego, zwykle poza stałym miejscem pracy (internetowy słownik JP PWN).

Ponadto, przepis art. 42 § 4 kodeksu pracy wskazuje, iż pracodawca może powierzyć wykonywanie pracownikowi pracy innej niż określona w umowie o pracę jedynie na okres nie przekraczający 3 miesięcy w roku kalendarzowym.

Wydaje się zatem, że optymalnym podatkowo rozwiązaniem będzie rozpoznanie zdarzenia jako świadczenia usług na rzecz spółki- siostry.

Odpowiednia dokumentacja
Spółka rozpozna przychód z tytułu świadczenia usług, a spółka-siostra koszt podatkowy. Warto zwrócić uwagę, iż ta ostatnia każdorazowo zobowiązana będzie do udowodnienia rzeczywistego wykonania usługi, co w przypadku usług niematerialnych, z którymi mamy do czynienia w analizowanej sytuacji, jest szczególnie istotne. Warto w tym zakresie wskazać na interpretację IS w Warszawie z 13 września 2010r., IPPB5/423-377/10-2/DG zgodnie z którą „ prawidłowe zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów uwarunkowane jest nie tylko wykazaniem jego celowości i korelacji z przychodem, ale także prawidłowym udokumentowaniem. Dlatego podatnik chcąc zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki z określonego tytułu, winien wykazać, że np. usługi (marketingowe) zostały wykonane (podatnik powinien posiadać dowody dokumentujące wykonanie przedmiotowych usług)”.

Koszty funkcjonowania pracownika
Należy uznać, iż koszty zatrudnienia oddelegowanego pracownika będą ponoszone w celu osiągnięcia przychodów (przychodów z tytułu świadczenia usług na rzecz spółki-siostry), żaden przepis nie wyłącza bowiem możliwości zaliczenia tego typu kosztów do kosztów uzyskania przychodów. Koszty, co do zasady będą zatem mogły zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów spółki.

Wskazane rozwiązanie będzie również optymalne pod względem rozliczeń ewentualnych podróży służbowych pracownika. Jak wskazano, w rozpatrywanym schemacie nie będziemy mieć do czynienia z oddelegowaniem, zatem ewentualne diety i należności wypłacane pracownikom tytułem zwrotu kosztów odbywania podróży służbowych, korzystać będą mogły ze zwolnienia od podatku, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 u.p.d.o.f.

Jednocześnie pracownik nie będzie mógł rozliczać delegacji z polecenia spółki-siostry, ponieważ nie łączy go z nią żaden stosunek prawny- pracownik związany jest stosunkiem pracy ze spółką. Fakt sprawowania nadzoru nad pracownikiem przez spółkę- siostrę pozostaje bez znaczenia dla ww. skutków podatkowych. Tym bardziej nie będzie możliwe zaliczenia ww. wydatków do kosztów podatkowych spółki-siostry.

Podsumowując, koszty funkcjonowania pracownika mogą zostać rozpoznane tylko przez spółkę, w której jest zatrudniony, a następnie powinny stanowić element bazy kosztowej dla kalkulacji wynagrodzenia płaconego przez spółkę-siostrę.