Zagraniczna podróż służbowa: różnice kursowe

Przeczytaj także: Różnice kursowe 2012 gdy zagraniczna podróż służbowa

1.3. Rozliczenie gdy wydatki przekroczyły kwotę zaliczki wypłaconej pracownikowi

Pracownik otrzymał zaliczkę w euro na pokrycie wydatków związanych z zagraniczną podróżą służbową. W czasie jego pobytu za granicą okazało się, że wydatki (uzasadnione) przewyższają kwotę zaliczki. Dokonał więc płatności swoją własną kartą płatniczą. W spółce przyjęto zasadę, że do rozliczenia kosztów zagranicznych podróży służbowych stosuje się kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Jak rozliczyć delegację zagraniczną, w sytuacji gdy została wypłacona pracownikowi zaliczka, która nie wystarczyła na pokrycie wydatków?

W sytuacji opisanej w pytaniu pracodawca powinien zwrócić pracownikowi wydatki z tytułu zagranicznej podróży służbowej, które pracownik musiał sfinansować z własnych pieniędzy.

Zgodnie z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy, pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Pracodawca nie może więc przerzucać na pracownika kosztów podróży służbowej. Jeśli pracownik z własnych pieniędzy uregulował uzasadnione - zdaniem pracodawcy - wydatki w związku z wyjazdem służbowym, bo zaliczka była niewystarczająca, pracodawca powinien pokryć je w całości.

Z powołanego wcześniej rozporządzenia wynika, że walutę w jakiej nastąpi rozliczenie, wybiera pracownik.

Jak będzie wyglądać rozliczenie kosztów zagranicznej podróży służbowej w przypadku rozliczenia w euro, a jak w przypadku rozliczenia w złotych, zilustrujemy na przykładach liczbowych.

Przykład
Pracodawca kupił w kantorze 400 euro po kursie 4,50 zł/euro, a następnie wypłacił je pracownikowi jako zaliczkę na pokrycie kosztów podróży służbowej.
W dniu 30 września pracownik przedstawił rozliczenie kosztów podróży.

Udokumentowane koszty podróży i diety wyniosły 450 euro. Otrzymana przez pracownika zaliczka nie wystarczyła więc na pokrycie kosztów podróży. Pracownik zdecydował, że nadwyżkę poniesionych wydatków nad kwotą zaliczki chce otrzymać w euro.

W jednostce koszty zagranicznej podróży służbowej są przeliczane według kursu średniego NBP.
Kurs średni NBP z 29 września wynosił 4,30 zł/euro.
Wobec tego koszty podróży służbowej wyniosły 1.935 zł (450 euro x 4,30 zł/euro).
Kwotę 50 euro zakupiono w kantorze po kursie 4,35 zł/euro i przekazano pracownikowi.
Powstała ujemna różnica kursowa, bowiem koszt przeliczony według kursu średniego jest niższy od kosztu przeliczonego według kursu faktycznie zastosowanego.
400 euro x (4,50 zł/euro - 4,30 zł/euro) + 50 euro x (4,35 zł/euro - 4,30 zł/euro) = 80 zł + 2,50 zł = 82,50 zł
Różnica kursowa, która wynosi 82,50 zł, powiększy koszty podatkowe.

Przykład
W założeniach przyjętych w poprzednim przykładzie wnieśmy jedną zmianę. Otóż przyjmijmy, że pracownik nadwyżkę poniesionych wydatków nad kwotą zaliczki chce otrzymać w złotych.
Pracownik oświadczył, że za granicą płacił swoją kartą płatniczą i w związku z tym z jego konta zeszła kwota 222,50 zł (dodatkowo okazał wyciąg z banku dokumentujący tę transakcję).
W ramach rozliczenia zagranicznej podróży służbowej pracodawca wypłacił pracownikowi 222,50 zł.

Wobec tego koszty podróży służbowej wyniosły 1.942,50 zł, co wynika z następującego wyliczenia:
222,50 zł + 400 euro x 4,30 zł/euro = 222,50 zł + 1.720 zł = 1.942,50 zł.
Koszty podatkowe powiększy ujemna różnica kursowa, która wynosi 80 zł, ustalona w następujący sposób:
400 euro x (4,50 zł/euro - 4,30 zł/euro) = 80 zł.

1.4. Wypłata zaliczki w złotówkach
Kierowcom wyjeżdżającym w podróż służbową za granicę wypłacamy z kasy zaliczkę w złotówkach. Następnie na granicy pracownicy wymieniają złotówki na euro (przeważnie w takiej wysokości w jakiej muszą uiścić opłatę) i ponoszą koszt opłaty drogowej w walucie. Jakie kursy zastosować do rozliczenia tych operacji i czy powstaną podatkowe różnice kursowe?

Pracownik przebywający w zagranicznej podróży służbowej ponoszący w walucie obcej wydatki na opłaty drogowe powinien rachunki dokumentujące poniesienie tych wydatków załączyć do rozliczenia kosztów podróży. W rozliczeniu kosztów zagranicznej podróży służbowej uwzględnia się zaliczkę wypłaconą przed udaniem się w podróż, a także wydatki poniesione w walucie obcej oraz diety i ryczałty.

Koszty wyrażone w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu (art. 11a ust. 2 updof).

Do rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej wyrażonych w walucie obcej stosuje się kurs średni NBP ogłoszony dla danej waluty z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Oznacza to, że wyrażone w walucie obcej wydatki na opłaty drogowe, diety i ryczałty przelicza się na złotówki według jednego kursu, tj. kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia kosztów zagranicznej podróży służbowej.

Gdy pracownikowi udającemu się w zagraniczną podróż służbową wypłacono zaliczkę w złotówkach, to przy rozliczaniu kosztów takiej podróży nie wystąpią różnice kursowe.

Przykład
Kierowcy wyjeżdżającemu w zagraniczną podróż służbową wypłaciliśmy zaliczkę w kwocie 4.000 zł (za jego zgodą).

Pracownik przebywał w tej podróży od 3 do 11 października, tj. 8 dób.
W dniu 14 października przedstawił rozliczenie kosztów podróży, w którym uwzględnił diety, koszty noclegów udokumentowane rachunkiem i koszty opłat drogowych udokumentowane rachunkiem. Razem koszty te wyniosły 920 euro.

Do rozliczenia kosztów podróży należy przyjąć kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia tych kosztów, czyli z 13 października.

Kurs średni euro z 13 października wynosił 4,30 zł/euro. Łączne koszty zagranicznej podróży służbowej wyniosły więc 3.956 zł (920 euro x 4,30 zł/euro). Niewykorzystaną zaliczkę w kwocie 44 zł (4.000 zł - 3.956 zł) pracownik zwrócił pracodawcy.

Uwaga: We wszystkich przykładach zaprezentowanych w tym artykule przyjęliśmy przykładowe kursy walut.

Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.