Wydatki na kontrahentów a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Kawa z klientem: VAT należny i podatek dochodowy

Kwalifikacja wydatków
Kwalifikacja wydatków na rzecz kontrahentów do kosztów podatkowych nie jest możliwa, jeżeli mają one charakter reprezentacji. Te bowiem są wprost wyłączone przez ustawodawcę z kosztów uzyskania przychodów. Problem w tym, że brak jest definicji reprezentacji na potrzeby podatku dochodowego. Organy podatkowe definiują to pojęcie w oparciu o wykładnię językową, w której akcent kładziony jest na wystawność i okazałość. Inne zdanie w tej kwestii prezentują ostatnio sądy. W ich ocenie reprezentacja to działania polegające na kontaktach oficjalnych i handlowych z innymi podmiotami gospodarczymi, które mają na celu kształtowanie oraz utrwalanie pozytywnego wizerunku firmy. Przy czym pozytywny wizerunek nie musi wcale wiązać się z okazałością i wystawnością (por. wyrok WSA w Łodzi z dnia 13.08.2010 r., sygn. akt I SA/Łd 636/10 czy WSA w Warszawie z dnia 13.09.2010 r., sygn. akt III SA/Wa 752/10).

Prezenty i upominki
Cech charakterystycznych dla reprezentacji nie można przypisać działaniom polegającym na wręczaniu obecnym lub potencjalnym klientom (kontrahentom) tzw. gadżetów opatrzonych logo firmowym (m.in. długopisów, smyczy, notesów, kubków, kalendarzy, pen-drivów). One bowiem przede wszystkim mają na celu rozpowszechnianie marki. Spełniają zatem przesłanki do uznania ich za wydatki reklamowe podlegające zaliczeniu do kosztów podatkowych.

Nie zawsze jednak umieszczenie logo na upominku dla klienta przesądza o możliwości odniesienia związanego z nim wydatku do kosztów podatkowych. Jeżeli bowiem prezent jest wartościowy i wręczany wybranym kontrahentom to przyjmuje się, że ma on charakter reprezentacyjny i nie może stanowić kosztu uzyskania przychodów.

Targi i imprezy okolicznościowe
Charakteru reprezentacyjnego nie mają również wydatki związane z uczestnictwem w targach. Udział w nich umożliwia prezentację firmy i zapoznanie z ofertą handlową. Stwarza również okazję do nawiązania transakcji handlowych, a tym samym wydatki z tego tytułu należy uznać za poniesione w celu uzyskania przychodów. Mogą być one zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W szczególności będą to wydatki związane z wykupem miejsca na targach, wystrojem stoiska, drukiem folderów reklamowych, wydaniem gadżetów reklamowych, wynagrodzeniami osób wynajętych do obsługi stoiska.

Poczęstunek dla kontrahenta
W świetle przyjmowanego rozumienia reprezentacji trudno uznać, aby stanowiły ją poczęstunki mieszczące się w ramach zwykłej uprzejmości, czyli tzw. drobne poczęstunki typu kawa, herbata czy ciastka. Ich wpływ na kształtowanie pozytywnego wizerunku firmy jest praktycznie żaden. Brak takiego poczęstunku może natomiast uchodzić za odstępstwo od zwyczajowo przyjętego postępowania, a nawet brak dobrego wychowania. Dlatego uważam, że wydatków na zakup drobnego poczęstunku podanego kontrahentowi nie należy traktować za wydatki na cele reprezentacji. Takie stanowisko jest akceptowane przez organy podatkowe, ale tylko jeżeli drobnym poczęstunkiem uraczymy kontrahenta w siedzibie firmy. Choć w mojej ocenie wpływ wypitej kawy lub herbaty w siedzibie firmy lub poza nią na wizerunek przedsiębiorcy jest taki sam, należy liczyć się z tym, że jeżeli rozmowy handlowe będą prowadzone w kawiarni lub restauracji, to wydatek na zakup kawy lub ciasta fiskus wyłączy z kosztów jako poniesiony na cele reprezentacji.

Na kształtowanie pozytywnego wizerunku i podniesienie prestiżu firmy ma natomiast wpływ zorganizowanie obiadu lub kolacji dla kontrahentów lub zapewnienie im atrakcji (np. biletów do teatru lub na koncert), które nie mają związku ze specyfiką prowadzonej przez podatnika działalności.

Promocja towarów i usług
Za koszty uzyskania przychodów, jako wydatki na reklamę, mogą być natomiast uznane wydatki na artykuły spożywcze i napoje, w tym alkohole, wydane kontrahentom (klientom) do degustacji, jeżeli są one przedmiotem produkcji lub sprzedaży prowadzonej przez podatnika. Stanowisko to znajduje akceptację organów podatkowych. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 4 października 2010 r., nr IBPBI/2/423-916/10/AP uznał, że definicji reprezentacji nie wyczerpują działania polegające na nieodpłatnym wydaniu alkoholu kontrahentom w celach degustacji przez podatnika, który jest ich wyłącznym dystrybutorem na terenie Polski. Uznał, że poniesione z tego tytułu wydatki są ściśle związane z prowadzoną przez podatnika działalnością a ich celem jest zachęcenie potencjalnych nabywców do zakupu oferowanych przez niego towarów. Wydatki na alkohol przekazany do degustacji zostały uznane za mające charakter reklamowy i wpływające na osiągane przychody, a w konsekwencji zostały zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Z omówionych przypadków wynika, że w praktyce nie każdy wydatek na rzecz kontrahenta spełnia kryteria reprezentacji. Przy czym z uwagi na różnorodność zdarzeń każda sytuacja wymaga indywidualnego rozpatrzenia.

Podstawa prawna
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o pdof (Dz. U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 ze zm.)
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o pdop (Dz. U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.)


Wydawnictwo Podatkowe GOFIN – wydawca czasopism, Gazety Podatkowej i serwisów internetowych dostarczających specjalistycznej wiedzy z zakresu podatków, rachunkowości, ubezpieczeń i prawa pracy.