Wydatki na ubrania firmowe dla pracowników

Przeczytaj także: Zagospodarowanie terenu wokół firmy a podatki

Przepisy podatkowe nie zawierają żadnych szczególnych regulacji dotyczących zaliczania wydatków na zakup ubrań do kosztów. Należy więc stosować zasady ogólne. Kluczową rolę odgrywa więc związek ponoszonego wydatku z osiąganiem przychodów.

Zgodnie z ogólną regułą kosztami podatkowymi mogą być tylko takie wydatki, które wpływają na osiągnięcie przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Ponadto wydatek nie może znajdować się w katalogu wydatków, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu. Należy zatem przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów; przy czym przy ustalaniu kosztów uzyskania przychodu każdy przypadek poza wyraźnie wskazanymi w ustawie wymaga indywidualnej oceny pod kątem bezpośredniego związku z przychodami i racjonalnością działania w celu ociągnięcia przychodu.

Jednak znaczna liczba organów podatkowych oraz sądów kwalifikuje zakup ubrania dla pracowników, jeśli obowiązek dostarczenia tego ubrania nie wynikał z przepisów BHP, jako reprezentacyjny - co w konsekwencji powoduje, że wskazane wydatki nie stanowią kosztu.

Ważne pismo US
"(...) Wydatki na zakup odzieży mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w ramach wydatków na reprezentację, jeżeli podatnik wykaże, że odzież ta utraciła charakter odzieży osobistej, np. poprzez opatrzenie jej cechami charakterystycznymi dla firmy (barwa, krój, logo itp.). Zakupione przez Spółkę ubrania dla pracowników zostały zaopatrzone w logo firmy, a zasady używania tej odzieży określono w regulaminie pracy, w związku z czym może to świadczyć o tym, iż wydatki poniesione na ich zakup spełniają kryterium celowości.

Jednakże podkreślenia wymaga, iż wskazane wydatki mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko w przypadku, gdy podatnik będzie dysponował wiarygodnymi dowodami w zakresie spełnienia przesłanek z art. 16 ust. 1 pkt 28 ww. ustawy podatkowej, umożliwiającymi taką kwalifikację. Zgodnie z przepisem art. 15 ust. 1 ustawy wyżej cytowanej kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy (...)"
Pismo US w Poznaniu z 24 marca 2004 nr ZD/423-74/04

W mojej opinii z uwagi na fakt, iż przepisy podatkowe nie zawierają żadnych szczególnych regulacji dotyczących zaliczania wydatków na zakup ubrań do kosztów. Należy więc stosować zasady ogólne. Kluczową rolę odgrywa więc związek ponoszonego wydatku z osiąganiem przychodów.

Mając na uwadze powyższe, do kosztów uzyskania przychodów może zostać zaliczona odzież o charakterze służbowym. Generalnie za ubiór służbowy uznaje się odzież opatrzoną cechami charakterystycznymi dla danej firmy (np. barwy, logo firmy), tak aby utracił charakter odzieży osobistej. Odzież ta powinna pełnić rolę pewnego znaku podatnika z jednej strony ujednolicać wygląd pracowników, a z drugiej odróżniać ich od pracowników innych firm.

Powyższe uwagi potwierdzają orzeczenia sądów.

Ważny wyrok WSA
Wydatki na służbowy strój stanowią wydatki na reklamę, a nie - jak dotychczas uważano - na reprezentację. W ustnym uzasadnieniu wyroku sąd stwierdził, że działania spółki miały na celu zaznaczenie jej obecności na rynku, zatem wiązały się z reklamą. Dodatkowo sąd podkreślił, że jeśli pracownicy ubierali się w stroje opatrzone logo spółki w miejscach publicznych, to była to reklama publiczna. W takiej sytuacji wydatki na stroje z logo mogły zatem stanowić koszt podatkowy w całości. Sąd podkreślił, że wydatki te nie mają na celu zaprezentowania okazałości spółki, zatem nie mogą być potraktowane jako wydatki związane z reprezentacją.

Wyrok WSA w Warszawie z 27 kwietnia 2007 r., sygn. akt III SA/Wa 2644/06

Podobne stanowisko potwierdził WSA w Poznaniu w wyroku z 28 lutego 2008 r., sygn. akt I SA/Po 1540/07. Z wyroku tego wynika, iż przedsiębiorcy, którzy kupują pracownikom eleganckie stroje, ponoszą wydatek na reklamę i można go zaliczyć do kosztów podatkowych. Tak wynika z orzeczenia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Poznaniu. Spór dotyczył wydatków spółki zajmującej się sprzedażą biżuterii. Wyposaża ona sprzedawców w swoich salonach jubilerskich w garnitury oraz kostiumy z logo firmy.

Ważny wyrok WSA
"(...) jednolity ubiór pracowników oznaczony cechami charakterystycznymi dla spółki jak barwa, krój logo we wszystkich punktach sprzedaży powoduje lepszy odbiór danego podmiotu - firmy, wyróżnia on pracowników firmy od innych osób, kojarzy zawsze z tą firmą i zachęca do kupna towarów oferowanych przez firmę.

Obecnie w szeroko występującej konkurencji reklama firmy może być prowadzona również poprzez estetyczny wygląd pomieszczeń i pracowników których ubiór zaopatrzony jest w widoczne logo. Zdaniem Sądu ponoszone przez spółkę wydatki na zakup "stroju firmowego" opatrzonego w logo mogą być uznane za wydatki reklamowe i w całości zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, pod warunkiem, że są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów. W przedstawionym we wniosku stanie faktycznym wydatki, które są reklamą publiczną w całości stanowią koszty uzyskania przychodów, ponieważ są poniesionymi w celu osiągnięcia przychodów (...)".

Wyrok WSA w Poznaniu z 28 lutego 2008 r., sygn. akt I SA/Po 1540/07.

Przychody pracowników
Za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń.