Podróż służbowa: dowody księgowe

Przeczytaj także: Diety za podróż służbową w kosztach uzyskania przychodu

Art. 77 ⁵ §1 Kodeksu pracy stanowi, że pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Przepisy szczegółowe w tym zakresie znalazły się natomiast w rozporządzeniach wykonawczych. Jednym z nich jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (dalej rozporządzenie).

§3 tego rozporządzenia stanowi, że z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują diety oraz zwrot kosztów:
1) przejazdów;
2) noclegów;
3) dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
4) innych udokumentowanych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb (np. przejazdy autostradą parkingi czy bilety wstępu na targi itd.).

W §8a ust. 3 rozporządzenia ustawodawca wskazał natomiast, że do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Nie dotyczy to diet oraz wydatków objętych ryczałtami.

Wskazane wyżej wydatki (zarówno w wysokości faktycznie poniesionej jak też objęte ryczałtem), jeżeli tylko podróż służbowa pracownika miała związek z działalnością gospodarczą pracodawcy, stanowią co do zasady podatkowe koszty uzyskania przychodu w całości (z pewnymi nielicznymi wyjątkami).

Należy tutaj jednak pamiętać o prawidłowym udokumentowaniu danego wydatku odpowiednim dowodem zewnętrznym, o czym mówi przytoczony §8a ust. 3 rozporządzenia. Z reguły będą to faktury VAT tudzież rachunki uproszczone, rzadziej paragony fiskalne i inne. Na konieczność prawidłowego udokumentowania wydatków poniesionych podczas podróży służbowej uwagę zwrócił m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 8 czerwca 2010 r., nr IPPB3/423-159/10-2/ER. Organ podkreślił, że dowody potwierdzające poniesienie wydatku mogą być wystawione zarówno na pracodawcę wysyłającego podwładnego w podróż służbową jak też na samego pracownika. W przypadku paragonów, czy też biletów, które nie zawierają danych nabywcy, należy uzupełnić je o brakujące informacje oraz dokładnie opisać. W przypadku paragonów należy dodatkowo zadbać o to, aby znalazł on swoje potwierdzenie w pozostałym posiadanym materiale dowodowym dokumentującym podróże służbowe.

Nie zawsze jednak udokumentowanie danego wydatku dowodem wystawionym przez podmiot zewnętrzny jest możliwe. Ustawodawca przewidział taką sytuację wskazując w §8a ust. 3 zdanie drugie przytoczonego rozporządzenia, że jeżeli uzyskanie dokumentu (rachunku) nie było możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

W przytoczonej wyżej interpretacji organ podatkowy odniósł się i do takiej sytuacji. Podkreślił on, że ponoszone przez pracowników wydatki związane z odbywaniem podróży służbowych mogą być dokumentowane i w ten sposób, ale jedynie w incydentalnych i wyjątkowych przypadkach. Należy tutaj jednak dodatkowo zadbać o dokładne uzasadnienie, dlaczego powyższe wystąpiło (dowód taki ma prawo bytu jedynie, gdy uzyskanie od zbywcy towarów i usług faktury VAT lub rachunku nie było możliwe).