Koszty uzyskania przychodu potwierdzone paragonem

Przeczytaj także: Na produkty od rolnika tylko faktura VAT RR

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka zajmuje się projektowaniem i sprzedażą odzieży sportowej. Chcąc nadążyć za zmieniającymi się trendami w branży, spółka musi śledzić działania firm konkurencyjnych, aby móc przygotować kolekcję odzieży, która sprosta wymaganiom stawianym przez rynek. Pomóc mają jej w tym zakupy dokonywane w sklepach odzieżowych zarówno w kraju jak i zagranicą. Nabywana odzież traktowana będzie jako wzory produkcyjne i poddawana licznym analizom i testom. Spółka (ze względów marketingowych) chce zachować anonimowość przy tych zakupach, w związku z czym nie będzie wymagać od sprzedawców faktur VAT. Zakupy będą dokumentowane paragonami, które następnie będą akceptowane przez osobę upoważnioną przez Spółkę do akceptacji tego rodzaju wydatków. Dodatkowo każdy zakupiony towar będzie fotografowany a zdjęcie będzie stanowić uzupełnienie dokumentacji księgowej. W ten sposób powstanie dokumentacja transakcji, która będzie stanowić załącznik do ewidencji księgowej. Zadano pytanie, czy zakupy udokumentowane w ten sposób będą stanowić koszty uzyskania przychodów spółki? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm., dalej updop), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 (…).Zgodnie z tymi uregulowaniami, Spółka ma prawo zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, iż wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez Spółkę stanowił koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

1. został poniesiony przez Spółkę, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z jej zasobów majątkowych (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
2. jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została w jakikolwiek sposób zwrócona,
3. pozostaje w związku z prowadzoną przez Spółkę działalnością gospodarczą,
4. poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
5. został właściwie udokumentowany,
6. nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Ponoszone koszty należy oceniać pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodu, między tym wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie lub zwiększenie tego przychodu.

Zatem, każdy wydatek celowo poniesiony z zamiarem uzyskania przychodu, poza wyraźnie wskazanymi w art. 16 ust. 1 updop, powinien być uznany za koszt uzyskania przychodów. Do tak zdefiniowanych kosztów ustawodawca zalicza zarówno takie wydatki, których poniesienie bezpośrednio przekłada się na uzyskanie konkretnych przychodów w danym momencie, w związku z art. 12 ust. 1 lub art. 12 ust. 3 ww. ustawy, jak i te, których nie można w ten sposób przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako zmierzające do ich osiągnięcia.

Obowiązkiem podatników, jako odnoszących korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie, w oparciu o zgromadzone dowody, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), zgodnie z dyspozycją powołanego art. 15 ust. 1 ww. ustawy. Zaznaczyć należy, iż to organ podatkowy dokonuje analizy zakwalifikowanych przez podatnika do kosztów uzyskania przychodów wydatków, w oparciu o zgromadzony przez tychże podatników materiał dowodowy. Dowody powinny potwierdzać wystąpienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy kosztami, a przychodami Spółki.

Powołany przepis art. 15 ust. 1 updop, należy interpretować łącznie z art. 9 ust. 1 tej ustawy, na mocy którego podatnicy są obowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej, zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za rok podatkowy, a także do uwzględnienia w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych informacji niezbędnych do obliczenia wysokości odpisów amortyzacyjnych zgodnie z przepisami art. 16a-16m.