Książka kontroli w firmie

Przeczytaj także: Książka kontroli przedsiębiorcy: nowe obowiązki

Zgodnie z przepisami omawianej ustawy, książka kontroli może być prowadzona także w formie elektronicznej. Przedsiębiorca, który prowadzi książkę kontroli w formie elektronicznej, dokonuje wpisów oraz aktualizacji danych zawartych w książce kontroli. Domniemywa się przy tym, że dane zawarte w książce kontroli prowadzonej w formie elektronicznej znajdują potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę.

Należy zauważyć, że dopuszczając możliwość prowadzenia książki kontroli w formie elektronicznej, ustawodawca nie wskazał jednoznacznie, czy możliwe jest prowadzenie książki kontroli wyłącznie w formie elektronicznej, czy też forma ta może być jedynie uzupełnieniem książki prowadzonej w tradycyjnej formie papierowej.

Niestety, zgodnie z poglądem prezentowanym przez Ministerstwo Gospodarki, prowadzenie tej książki w wersji elektronicznej, nie wyłącza obowiązku prowadzenia jej w postaci papierowej. Oznacza to, że wersja elektroniczna dopuszczalna jest wyłącznie równolegle z książką tradycyjną.

Takie stanowisko wynika z wyjaśnień Departamentu Regulacji Gospodarczych Ministerstwa Gospodarki udzielonych w piśmie z 11 lutego 2009 r. Stwierdzono w nim mianowicie, że: ,,Obowiązek prowadzenia i przechowywania książki kontroli - w wersji papierowej - wynika z brzmienia art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (...) Stosownie do ww. normy przedsiębiorca jest obowiązany prowadzić i przechowywać w swojej siedzibie książkę kontroli oraz upoważnienia i protokoły kontroli, a także udostępniać je na żądanie organu kontroli. (...) W opinii Departamentu Regulacji Gospodarczych literalne brzmienie art. 81 ust. 1 u.s.d.g. wyraźnie wskazuje na papierową formę takiej książki. Co więcej, wpisy do książki (prowadzonej w wersji papierowej) dokonywane są wyłącznie przez organ kontroli (art. 81 ust. 2). Pragnę zauważyć, iż norma ust. 1 obowiązuje od początku obowiązywania u.s.d.g., natomiast możliwość prowadzenia książki kontroli także, tj. obok wersji papierowej, a nie zamiast, w formie elektronicznej została wprowadzona nowelizacją u.s.d.g. z 19 grudnia 2008 r. Na podstawie art. 81 ust. 1a u.s.d.g. przedsiębiorca, który oprócz książki kontroli prowadzonej w wersji papierowej będzie prowadził także książkę w formie elektronicznej, sam dokonuje wpisów do książki w formie elektronicznej oraz aktualizuje dane w niej zawarte. Dane zawarte w elektronicznej książce kontroli powinny znajdować swoje potwierdzenie w dokumentach przechowywanych przez przedsiębiorcę, tj. książce kontroli prowadzonej w wersji papierowej."

Reasumując, prowadzenie książki kontroli w formie papierowej jest konieczne, zaś forma elektroniczna stanowi jedynie jej uzupełnienie, które ułatwia wyszukiwanie potrzebnych zapisów. Zalety elektronicznej wersji takiej książki ujawniają się także w przypadku prowadzenia działalności gospodarczej w kilku odległych od siebie miejscach. Wówczas bowiem możliwe jest udostępnienie książki kontrolującemu w dowolnym miejscu, bez konieczności każdorazowego przewożenia wersji papierowej.

Ustawa wskazuje natomiast wpisy, jakie powinien w niej dokonywać organ kontroli. Wpisy te obejmują:

• oznaczenie organu kontroli,
• oznaczenie upoważnienia do kontroli,
• zakres przedmiotowy przeprowadzonej kontroli,
• daty podjęcia i zakończenia kontroli,
• zalecenia pokontrolne oraz określenie zastosowanych środków pokontrolnych,
• uzasadnienie braku zawiadomienia przedsiębiorcy o zamiarze wszczęcia kontroli,
• uzasadnienie wszczęcia kontroli ,,na legitymację",
• uzasadnienie zastosowanych wyjątków w zakresie braku zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli, prowadzeniu czynności pod nieobecność przedsiębiorcy, równoczesnej kontroli więcej niż jednego organu, kontroli poza limitami czasu trwania,
• uzasadnienie przedłużenia czasu trwania kontroli,
• uzasadnienie czasu trwania przerwy związanej z badaniem próbek.

Zatem nie ulega wątpliwości, że w książce kontroli prowadzonej w formie papierowej wpisy ww. informacji dokonywane są przez organ kontroli a nie przez kontrolowanego. Natomiast przedsiębiorca dokonuje w niej wyłącznie wpisów dotyczących wykonania zaleceń pokontrolnych - o ile takie zostały wskazane przez organ kontroli. W książce dokonywany jest też wpis o ich ewentualnym uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny.

W przypadku wszczęcia kontroli, przedsiębiorca jest obowiązany niezwłocznie okazać kontrolującemu książkę kontroli albo kopie odpowiednich jej fragmentów lub wydruki z systemu informatycznego, w którym prowadzona jest książka kontroli, poświadczone przez siebie za zgodność z wpisem w książce kontroli. Jest jednak zwolniony od tego obowiązku w sytuacji, gdy jej okazanie jest niemożliwe ze względu na udostępnienie jej innemu organowi kontroli. W takim przypadku przedsiębiorca okazuje książkę kontroli w siedzibie organu kontroli w terminie 3 dni roboczych od dnia zwrotu tej książki przez organ kontroli.

Trzeba też mieć na uwadze, że przepisy nie określają czasu, w którym przedsiębiorca ma przechowywać książkę kontroli. Dlatego należy przyjąć, że wspomniany obowiązek ciąży na nim bezterminowo.


Czy wiesz jak rozliczać podatki dochodowe? Odpowiedź znajdziesz w poradniku "Podatki dochodowe w praktyce". Znajdziesz w nim porady i praktyczne przykłady dotyczące rozliczeń podatkowych w firmie.