Podróż służbowa a zaliczka na podatek

Przeczytaj także: Podróż służbową taksówką? Pracownik zapłaci podatek

Rozpatrzmy następującą sytuację: Zakład pracy mieści się poza miejscem zamieszkania pracownika. Przez połowę listopada pracownik ten był w krajowej podróży służbowej, którą odbywał swoim prywatnym samochodem. Z tego tytułu pracodawca wypłacił mu diety oraz tzw. kilometrówkę. Czy w takiej sytuacji przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika zmienia się wysokość przychodu branego do ustalenia tej zaliczki czy tez kosztów uzyskania przychodów?

Koszty w standardowej wysokości

Przypomnijmy, art. 22 ust. 2 pkt 1 i 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof), koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej wynoszą miesięcznie:

• 111,25 zł lub
• 139,06 zł, jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę

W przypadku pracownika z przykładu zastosowanie mają drugie z wymienionych, jako że mieszka on w innej miejscowości aniżeli znajduje się zakład pracy. Co istotne, otrzymywanie w danym miesiącu diet z tytułu odbytych podróży służbowych czy też zwrot kosztów z tytułu wykorzystywania do takich podróży prywatnego samochodu nie ma wpływu na wysokość tych kosztów (nie powoduje ich całkowitej utraty ani też ograniczenia). Tym samym przy ustalaniu zaliczki na podatek dochodowy od wynagrodzenia tego pracownika za listopad pracodawca powinien uwzględnić koszty uzyskania przychodu w pełnej wysokości, czyli 139,06 zł.

Diety to przychód, ale zwolniony z podatku ….

Otrzymanie przez pracownika diety za czas podróży służbowej niewątpliwie powoduje po jego stronie powstanie pewnego przysporzenia majątkowego. Każde takie przysporzenie (powstanie przychodu) jest natomiast co do zasady opodatkowane podatkiem dochodowym (tutaj jest to przychód zaliczany do źródła, którym jest stosunek pracy). Jak jednak stanowi art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) updof, z podatku tego zwolnione zostały diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.