Zaliczka w VAT a kasa fiskalna

Przeczytaj także: VAT: otrzymana zaliczka a kasa fiskalna

Rozpatrzmy następującą sytuację: Spółka zajmuje się produkcją oraz montażem stolarki okiennej, w tym m.in. w budownictwie mieszkaniowym. Część usług oraz sprzedawanych towarów jest wykonywana na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Firma ta jest obowiązana do ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej. 30 listopada 2010 r. na jej konto wpłynęła zaliczka na poczet przyszłego montażu stolarki okiennej od osoby prywatnej. Przelew ten wpłynął jednak dopiero wieczorem, gdy danego dnia firma już nie działała (pracownicy pracują do godziny 16 a przelew wpłynął o godzinie 18). Pracownik informację o wpłacie odebrał dnia następnego, czyli 1 grudnia 2010 r. Czy i jak w takiej sytuacji spółka powinna zaewidencjonować tę zaliczkę na kasie fiskalnej?

Zarówno sama ustawa o podatku od towarów i usług jak i rozporządzenia wykonawcze nie wskazują, jak na kasie fiskalnej należy ewidencjonować otrzymane zaliczki na poczet przyszłej dostawy towarów, świadczenia usług. W związku z powyższym, zdaniem autora należy się tutaj odnieść do przepisów m.in. określających kwestie momentu powstania obowiązku podatkowego.

Powyższe zostało uregulowane w art. 19 ustawy o VAT. Zgodnie z ogólną zasadą zawartą w tym przepisie obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi, przy czym jeżeli towary lub wykonanie usługi powinny być potwierdzone fakturą, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż w 7. dniu, licząc od dnia wydania towaru lub wykonania usługi. Trochę inaczej jest w przypadku usług budowlanych. Tutaj obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty, nie później jednak niż 30. dnia licząc od dnia ich wykonania. Należy przy tym pamiętać, że wcześniejsze uregulowanie należności w części powoduje powstanie obowiązku podatkowego jedynie w tej części.

Jeżeli jednak przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności, w szczególności: przedpłatę, zaliczkę, zadatek, ratę, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w tej części. Należy przy tym pamiętać, że otrzymanie zaliczki nie jest odrębną od dostawy towaru bądź świadczenia usługi czynnością, a wręcz przeciwnie – jest ich integralną częścią. Ustawodawca przewidział dla niej jedynie inny moment powstania obowiązku podatkowego.

Art. 111 ustawy o VAT mówi natomiast, że podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących. Na urządzeniu tym są oni obowiązani dokonywać ewidencji każdej takiej sprzedaży (§7 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008 r. w sprawie kryteriów i warunków technicznych, którym muszą odpowiadać kasy rejestrujące oraz warunków ich stosowania).

Ponieważ otrzymanie zaliczki powoduje powstanie obowiązku podatkowego, w sytuacji gdy jest ona otrzymana od osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej bądź rolnika ryczałtowego, podlega zaewidencjonowaniu na kasie fiskalnej. Czynność ta powinna być dokonana z chwilą powstania obowiązku podatkowego, czyli w dacie otrzymania zaliczki.

Powyższe może być trudne w przypadku, gdy zaliczki takie są wpłacane na konto bankowe podatnika. O wpłacie takiej dowiaduje się on bowiem dopiero z wyciągu bankowego, czyli co do zasady z pewnym opóźnieniem. Kasa fiskalna natomiast nie pozwala rejestrować na niej obrotu z datami wstecznymi. Zaliczki takie można zatem ująć jedynie na bieżąco (czyli w chwili otrzymania informacji z banku o wpłynięciu pieniędzy na konto, która nie zawsze pokrywa się z dniem wpływu tych pieniędzy).

Trudno jednak w tym przypadku karać za powyższe podatnika. Technicznie nie ma on bowiem możliwości zaewidencjonowania takiego obrotu w terminie. Jeżeli rejestracja na kasie fiskalnej z opóźnieniem zaliczek odbywa się w obrębie jednego miesiąca (okresu rozliczeniowego), fakt ten nie ma większego znaczenia w zakresie określenia prawidłowego zobowiązania podatkowego. Podatek należny z tego tytułu zostanie bowiem w danym okresie rozliczeniowym wykazany. Sytuacja się komplikuje, gdy zaliczka wpłynie w jednym miesiącu, a informację o jej wpływie podatnik otrzyma (a co za tym idzie i zaewidencjonuje) w miesiącu następnym.

Z drugim z przypadków mamy do czynienia w naszym przykładzie. Zdaniem autora w takiej sytuacji, aby dopełnić ciążących na podatniku obowiązków podatkowych (w tym m.in. w zakresie prawidłowego określenia momentu jego powstania, a co za tym idzie – wykazania z tego tytułu obrotu i podatku należnego), spółka z przykładu powinna zaliczyć podatek należny od tej zaliczki do okresu rozliczeniowego, w którym zgodnie z art. 19 ustawy o VAT powstał od niej obowiązek podatkowy, czyli miesiąca listopada. Obrót oraz kwotę podatku należnego zaewidencjonowane na kasie fiskalnej w listopadzie należny zatem ręcznie powiększyć o wartość otrzymanej ostatniego dnia listopada zaliczki na poczet przyszłej usługi, zaś w grudniu o wartość tę należy pomniejszyć obrót oraz podatek należny z raportu fiskalnego za ten miesiąc (w celu uniknięcia podwójnego opodatkowania tej samej czynności).