Podróż służbowa: rozliczenie a koszty firmy

Przeczytaj także: Podróż służbowa: wypłacona delegacja w kosztach podatkowych

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Pracownik spółki odbył podróż służbową do Chin (w tym kraju spółka nabywa główny asortyment handlowy). Wyjazd miał miejsce w marcu 2010 r. Jednakże z przyczyn losowych pracownik nie rozliczył delegacji zaraz po powrocie. Dokumenty w celu rozliczenia podróży służbowej zostały przedłożone do rozliczenia dopiero w maju 2010 r. (pracownik nie brał przed podróżą zaliczki, z własnych środków pokrył całe koszty delegacji). Powstała wątpliwość, czy spółka może koszty tej podróży służbowej zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli została ona rozliczona dwa miesiące po powrocie z wyjazdu służbowego? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób prawnych (t. j. Dz. U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654, ze zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 tej ustawy.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika mógł stanowić koszt uzyskania przychodów, muszą zaistnieć łącznie następujące przesłanki:

* został poniesiony przez podatnika,
* jest definitywny, a więc bezzwrotny,
* pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
* poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
* został właściwie udokumentowany,
* nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zatem, aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między tym kosztem a przychodem musi istnieć związek przyczynowo - skutkowy. Chodzi tu o związek tego typu, że poniesienie kosztu ma wpływ na powstanie lub zwiększenie przychodu. Przez koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami należy rozumieć te koszty, których poniesienie wpływa bezpośrednio na uzyskanie przychodu z danego źródła. Są to więc wszelkie koszty, których poniesienie jest niezbędne, aby określone źródło przychodów przyniosło konkretne przychody. Aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku.