Faktura korygująca: potwierdzenie e-mailem a VAT

Przeczytaj także: Zwrot faktury korygującej przez gminę nie przeszkadza rozliczeniu VAT

Rozpatrzmy następującą sytuację: 20 lipca 2010 r. podatnik sporządził i wysłał kontrahentowi korektę faktury VAT, która zmniejszała kwoty wynikające z faktury pierwotnej. Kontrahent otrzymał korektę 30 lipca, co potwierdził e-mailem wysłanym do sprzedawcy 3 sierpnia 2010 r. Czy na tej podstawie podatnik może uwzględnić korektę przy sporządzaniu deklaracji podatkowej za lipiec 2010 r.?

Art. 29 ust. 4a ustawy o podatku od towarów i usług stanowi, że w przypadku gdy podstawa opodatkowania ulega zmniejszeniu w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze, obniżenia podstawy opodatkowania podatnik dokonuje pod warunkiem posiadania, przed upływem terminu do złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy, w którym nabywca towaru lub usługi otrzymał korektę faktury, potwierdzenia otrzymania korekty faktury przez nabywcę towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę. Uzyskanie potwierdzenia otrzymania przez nabywcę towaru lub usługi korekty faktury po terminie złożenia deklaracji podatkowej za dany okres rozliczeniowy uprawnia podatnika do uwzględnienia korekty faktury za okres rozliczeniowy, w którym potwierdzenie to uzyskano.

Zasady te stosuje się także w przypadku stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawienia korekty faktury do faktury, w której wykazano kwotę podatku wyższą niż należna (art. 29 ust. 4c ustawy o VAT).

Ustawodawca wskazał zatem, że nie wystarczy samo wystawienie faktury korygującej (zmniejszającej wartości z faktury pierwotnej), aby ująć ją w rozliczeniu podatku VAT. Musi ona zostać dostarczona kontrahentowi i – co jest niezwykle istotne dla organów podatkowych i jednocześnie podważane przez sądy – podatnik musi posiadać dowód potwierdzający otrzymanie tej korekty przez kontrahenta.

W powyższych przepisach zabrakło jednak informacji, jak to potwierdzenie powinno wyglądać. Co za tym idzie, może mieć ono dowolną formę, która pozwoli na jednoznaczne stwierdzenie, że faktura korygująca do nabywcy dotarła. Jest to m.in. podpis na kopii takiej faktury (najlepiej z datą), czy zwrotne potwierdzenie odbioru w przypadku wysłania jej pocztą.

Z braku regulacji prawidłowe wydaje się zatem stwierdzenie, że potwierdzeniem takim może być także wiadomość od kontrahenta przesłana e-mailem, z której będzie wynikać, że korekta faktury do niego dotarła. Należy jednak pamiętać, że w przypadku ewentualnej kontroli urzędu skarbowego, to na podatniku będzie ciążył obowiązek udowodnienia posiadania potwierdzenia dostarczenia tej korekty. Warto zatem zadbać o to, aby potwierdzenie takie zostało wysłane z adresu firmowego kontrahenta, a nie np. prywatnego jednego z pracowników pracującego przykładowo w księgowości, do którego korekta ta trafiła.

Ustawodawca wskazuje natomiast we wskazanych wyżej przepisach termin, kiedy korektę sprzedawca powinien ująć w rozliczeniu podatku VAT. Przedstawmy te regulacje na naszym przykładzie

• Faktura korygująca wystawiona w lipcu wpłynęła do kontrahenta w tym samym miesiącu. Potwierdzenie jej otrzymania dotarło do wystawcy co prawda w miesiącu następnym lecz przed upływem terminu do złożenia deklaracji za miesiąc lipiec. W związku z tym korektę tę wystawca uwzględni w rozliczeniu za miesiąc lipiec.
• Gdyby potwierdzenie otrzymania faktury korygującej dotarło do sprzedawcy w dniach 26-31 sierpień (tj. po upływie terminu do złożenia deklaracji za lipiec), obniżenia podatku należnego powinien on dokonać w deklaracji za sierpień
• Jeżeli potwierdzenie otrzymania faktury korygującej wpłynęłoby do sprzedawcy w jednym z kolejnych miesięcy, obniżenia tego powinien dokonać w deklaracji za miesiąc, w którym potwierdzenie to do niego wpłynęło.