Wynajem w firmie a podatek dochodowy

Przeczytaj także: Finansowa zachęta do zawarcia umowy jest kosztem uzyskania przychodu

Rozpatrzmy następującą sytuację: Przedsiębiorca wynajął swojemu kontrahentowi budynek będący środkiem trwałym prowadzonej przez niego firmy. Umowa została zawarta na 2 lata. Zgodnie z jej zapisami najemca zobowiązany był do zapłaty czynszu za te dwa lata z góry. Jak powyższe rozliczyć w podatku dochodowym po stronie wynajmującego i najemcy?

Przypomnijmy, zgodnie z art. 659 Kodeksu cywilnego przez umowę najmu wynajmujący zobowiązuje się oddać najemcy rzecz do używania przez czas oznaczony lub nie oznaczony, a najemca zobowiązuje się płacić wynajmującemu umówiony czynsz. Czynsz ten może być oznaczony w pieniądzach lub w świadczeniach innego rodzaju. Ponadto umowa najmu nieruchomości lub pomieszczenia na czas dłuższy niż rok powinna być zawarta na piśmie. W razie niezachowania tej formy poczytuje się umowę za zawartą na czas nie oznaczony (art. 660 K.c.).

Czynsz u wynajmującego

Przepisy kodeksu cywilnego mówią zatem, że w zamian za wynajęcie nieruchomości wynajmujący otrzymuje od najemcy przysporzenie majątkowe w postaci czynszu, którym może być zarówno pieniądz jak też inne świadczenie. Wartość tego czynszu stanowi w naszym przypadku przychód z prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, który podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym - za przychód z tego źródła uważa się bowiem kwoty należne, choćby nie zostały faktycznie otrzymane, po wyłączeniu wartości zwróconych towarów, udzielonych bonifikat i skont. U podatników dokonujących sprzedaży towarów i usług opodatkowanych podatkiem od towarów i usług za przychód z tej sprzedaży uważa się przychód pomniejszony o należny podatek od towarów i usług (art. 14 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej updof).

Jak z kolei stanowi art. 14 ust. 1c updof, za datę powstania przychodu uważa się natomiast dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, albo częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień:

1. wystawienia faktury albo
2. uregulowania należności.

Gdy natomiast strony ustalą, że usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych, za datę powstania przychodu uznaje się ostatni dzień okresu rozliczeniowego określonego w umowie lub na wystawionej fakturze, nie rzadziej niż raz w roku (art. 14 ust. 1e updof). Co za tym idzie – w takiej sytuacji data wystawienia faktury czy też otrzymania zapłaty nie ma już znaczenia. Czy jednak wyjątek ten ma zastosowanie w naszym przypadku?

Odpowiedź wydaje się być negatywna. Co prawda do usług ciągłych można zaliczyć także i usługi najmu, ale pod warunkiem, że są one rozliczane w okresach rozliczeniowych (co miesiąc, kwartał) nie rzadziej niż raz w roku. W naszym przypadku natomiast czynsz za cały okres najmu jest płatny z góry. Nie występują tutaj zatem okresy rozliczeniowe, a co za tym idzie, trudno uznać, że jest to usługa ciągła.

Co za tym idzie, przy określeniu daty powstania przychodu należy w naszym przykładzie\ zastosować regułę zawartą w art. 14 ust. 1c updof, a więc przychód u wynajmującego powstanie z chwilą otrzymania zapłaty albo wystawienia faktury, w zależności od tego, która z tych czynności wystąpi najpierw.

Czynsz u najemcy

Płatny przez najemcę czynsz wynajmującemu, przy założeniu że przedmiot najmu służy prowadzonej działalności gospodarczej oraz uzyskiwanym z niej przychodom podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym, stanowi u tego pierwszego wydatek zaliczany do podatkowych kosztów uzyskania przychodu. Konieczne oczywiście jest prawidłowe określenie momentu odniesienia tego wydatku w ciężar kosztów. Ten będzie natomiast uzależniony od prowadzonych urządzeń księgowych.

Dla podatników prowadzących księgi rachunkowe czynsz za najem stanowi zasadniczo koszt pośredni, który jest potrącalny w dacie jego poniesienia (art. 22 ust. 5c zdanie pierwsze updof). Za dzień poniesienia takiego kosztu uważa się natomiast dzień, na który ujęto go w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury bądź rachunku (art. 22 ust. 5d updof). Dodatkowo jeżeli koszty pośrednie dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 22 ust. 5c zdanie drugie updof).

Co za tym idzie w naszym przypadku odniesienie w ciężar kosztów podatkowych wydatku z tytułu czynszu za najem nieruchomości zależy od sposobu jego ujęcia w księgach rachunkowych. Najemca będzie mógł zatem dokonywać stosownego odniesienia w ciężar kosztów co miesiąc w równych ratach bądź jednorazowo w danym roku w wysokości dotyczącej tego roku (nie można tutaj czynszu za 2 lata uznać za koszt podatkowy w całości już w pierwszym roku trwania umowy, a jedynie w tej części, która tego roku dotyczy).

Inaczej jest w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów. Tutaj bowiem za dzień poniesienia kosztu uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. W związku z tym wydatek z tytułu zapłaconego czynszu za najem nieruchomości za 2 lata należy ująć w kosztach podatkowych jednorazowo w dacie wystawienia faktury/rachunku czynsz ten dokumentujących.