Gdy oryginał faktury VAT papierowy to kopia także

Przeczytaj także: Projekt KSeF - jakie sankcje i kary finansowe?

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

We wniosku wskazano, że spółka wystawia miesięcznie 32 000 faktur dla odbiorców, których znaczną część stanowią faktury zbiorcze sporządzone w formacie A-4 na pięciu arkuszach papieru. Ilość wystawianych faktur systematycznie się zwiększa. Ewidencja danych i sporządzanie faktury odbywa się w systemie komputerowym, który posiada wymagane zabezpieczenia i umożliwia pełną archiwizację danych, w tym przechowywanie kopii faktur i, ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. W każdej sytuacji istnieje możliwość wydrukowania i udostępnienia kopii faktur, ich korekt oraz duplikatów w podziale na okresy rozliczeniowy w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie, przez wymagany prawnie okres przechowywania. Wydatki na przechowywanie tak dużej ilości kopii faktur, korekt i duplikatów w wersji papierowej stanowi znaczny koszt spółki, co przekłada się na wysokość taryf i opłat za świadczone usługi. W związku z tym zadano pytanie, czy spółka może przechowywać kopie faktur VAT, korekt faktur VAT i duplikatów na dyskach twardych macierzy dyskowych oraz taśmach magnetycznych i dopiero dla potrzeb organów podatkowych odtwarzać i drukować kopie papierowe? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 106 ust 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2004 r. Nr 54, poz. 535 ze zm.) podatnicy, o których mowa w art. 15 ust. 1 tejże ustawy, czyli osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne, wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą bez względu na cel lub rezultat takiej działalności, są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 2, 4 i 5 oraz art. 119 ust. 10 i art. 120 ust. 16.

Na podstawie delegacji zawartej w art. 106 ust. 8 ustawy o VAT, szczegółowe zasady dotyczące faktur uregulowane zostały w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337).

Stosownie do przepisu § 21 ust. 1 i ust. 2 rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 28 listopada 2008r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 212, poz. 1337) podatnicy są obowiązani przechowywać oryginały i kopie faktur oraz faktur korygujących, a także duplikaty tych dokumentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Dokumenty, o których mowa w ust. 1, przechowuje się w oryginalnej postaci, w podziale na okresy rozliczeniowe i w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie.

W myśl art. 70 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz. 60 ze zm.) zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.

Z okoliczności przedstawionych we wniosku wynika, iż Wnioskodawczyni wystawia faktury VAT, korekty faktur VAT oraz duplikaty faktur w formie papierowej, zaś kopie tych faktur chciałaby przechowywać na dyskach twardych macierzy dyskowych oraz taśmach magnetycznych i dopiero dla potrzeb organów podatkowych odtwarzać i drukować kopie papierowe.

Biorąc pod uwagę powołane wyżej przepisy należy stwierdzić, iż nie jest dopuszczalne przechowywanie kopii wystawianych faktur VAT, korekt faktur VAT oraz duplikatów wyłącznie w formie elektronicznej (bez ich drukowania), nawet jeśli istnieje możliwość ich odtworzenia w postaci wydruku, jeżeli oryginały tych dokumentów miały postać drukowaną (papierową). Wnioskodawca zobowiązany jest zatem do sporządzania kopii wystawianych faktur w formie papierowej oraz przechowywania ich w tej postaci.(…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów