Podróż służbowa: ewidencja kosztów w PKPiR

Przeczytaj także: Koszty podróży służbowej a księga przychodów i rozchodów

To, jak dokumentować koszty podróży służbowej pracownika w przedstawionej we wstępie sytuacji, reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Zgodnie z objaśnieniami do podatkowej księgi przychodów i rozchodów, które zostały umieszczone w załączniku nr 1 tego rozporządzenia, wydatki związane z podróżą służbową należy ujmować w kolumnie 13 księgi „Pozostałe wydatki”.

W objaśnieniach tych dodatkowo ustawodawca wskazał, iż zapisów dotyczących kosztów podróży służbowej, w tym również diet właściciela oraz osób z nim współpracujących, dokonuje się na podstawie rozliczenia tych kosztów sporządzonego na dowodzie wewnętrznym, zwanym rozliczeniem podróży służbowej. Dowód ten powinien zawierać co najmniej dane określone w §14 ust. 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia księgi, czyli:

• imię i nazwisko,
• cel podróży,
• nazwę miejscowości docelowej,
• liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu),
• stawkę i wartość przysługujących diet

Do rozliczenia należy dołączyć ponadto dowody (faktury) potwierdzające poszczególne wydatki. Chodzi tutaj głównie o koszty noclegów i koszty przejazdów (gdy nie są rozliczane ryczałtem), czy inne wydatki, których poniesienie było uzasadnione (np. koszty posiłków, parkingów itp.). Jeżeli ich uzyskanie nie było możliwe, pracownik musi złożyć pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

Nie wymagają udokumentowania fakturami natomiast diety oraz wydatki objęte ryczałtem, a także koszty przejazdu własnym samochodem pracownika. Jednakże w przypadku odbycia podróży samochodem prywatnym do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć jedynie wydatki w wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu. Wskazuje na to bezpośrednio art. 23 ust. 1 pkt 36 updof. Stawka za jeden kilometr przebiegu pojazdu jest określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy. Obecnie wynosi ona w przypadku samochodów o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ 0,5214 zł, a powyżej tej pojemności 0,8358 zł. W takiej sytuacji pracownik powinien ponadto zaprowadzić ewidencję przebiegu pojazdu.