Jazdy lokalne i zamiejscowe pracowników a koszty firmy

Przeczytaj także: Koszty podróży służbowej to koszt pracodawcy

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

W zapytaniu podatnik wskazał, że prowadzi działalność gospodarczą w formie spółki cywilnej w zakresie świadczenia usług ochroniarskich. Zatrudnia ochroniarzy na podstawie umowy o pracę lub umowy zlecenie. Z uwagi na charakter pracy pracownicy często wyjeżdżają z siedziby firmy w celach służbowych, wykonując trasy zarówno po mieście jak i jeżdżą do innych miast. W tym celu wypisywane są delegacje służbowe dla pracowników. Występują także sytuacje, że pracownicy korzystają ze swoich prywatnych samochodów. Wówczas do rozliczenia jazd lokalnych i zamiejscowych osoby te sporządzają ewidencję przebiegu pojazdu. Podatnik zadał w związku z tym pytanie, czy może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przysługujące pracownikom należności za czas podróży służbowej z tytułu delegacji krajowych związanych z jazdami lokalnymi i zamiejscowymi? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jednolity z 2000r. Dz. U. Nr 14 poz. 176 ze zm.) w brzmieniu obowiązującym w 2007 roku , kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tej ustawy.

Zatem aby uznać jakiś wydatek za koszt uzyskania przychodu, muszą być łącznie spełnione niżej wymienione warunki:

1/ celem wydatku powinno być osiągnięcie przychodów lub jego zachowanie albo zabezpieczenie
2/ wydatek nie znajduje się na liście zawartej w art. 23 ust. 1 ustawy, stanowiącej katalog wydatków i odpisów, które nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych nie definiuje pojęcia "podróż służbowa pracownika".

Wobec tego należy się kierować art. 775 § 1 Kodeksu pracy z dnia 26 czerwca 1974r. (Dz.U. z 1998r. Nr 121 poz. 94) , który stanowi, iż pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem prac przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Jednocześnie art. 29 § 1 Kodeksu pracy wymaga , aby miejsce wykonywania pracy przez pracownika było zapisane w treści umowy o pracę.

Odnosi się to zarówno do pracowników zatrudnionych na umowę o pracę jak i na umowę zlecenia.

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowych określił Minister Pracy i Polityki Społecznej w rozporządzeniu z dnia 19 grudnia 2002r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (Dz. U. Nr 236, poz. 1990 ze zm.).

Stosownie do przepisów tego rozporządzenia, z tytułu podróży odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę pracownikowi przysługują:

* diety oraz,
* zwrot kosztów: przejazdów i dojazdów, noclegów, innych wydatków, określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.