Odwołanie pracownika z urlopu: zwrot kosztów a przychód

Przeczytaj także: Odszkodowanie: odsetki to przychód pracownika

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Pracodawca cofnął zgodę na urlop pracownika i w związku z tym dokonał zwrotu poniesionych przez pracownika kosztów na zakup biletów lotniczych związanych z planowanym wyjazdem podczas urlopu wypoczynkowego. Pracownik przedstawił potwierdzenie zakupu biletów dla siebie oraz osoby towarzyszącej. Odwołanie urlopu nastąpiło w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy.

Zadano pytanie, czy pokrycie kosztów zakupu biletów lotniczych stanowi dla pracownika przychód podatkowy? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z przepisem art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1426), opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a, 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Na podstawie art. 12 ust. 1 ww. ustawy za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. conejota - Fotolia.com

Pracownik nie ma przychodu, gdy pracodawca zwraca mu koszty nieodbytego urlopu

Pracodawca w ważnych sytuacjach może odwołać pracownika z urlopu bądź mu go przesunąć. W takim przypadku jednakże jest zobowiązany do zrekompensowania pracownikowi poniesionych przez niego kosztów, np. zakupionych biletów na przelot samolotem. Rekompensata taka nie jest przychodem po stronie pracownika.

Na mocy art. 31 tej ustawy osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej, zwane dalej "zakładami pracy", są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej lub spółdzielczego stosunku pracy, zasiłki pieniężne z ubezpieczenia społecznego wypłacane przez zakłady pracy, a w spółdzielniach pracy - wypłaty z tytułu udziału w nadwyżce bilansowej.

Natomiast w myśl art. 164 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1320, z późn. zm.), przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.

Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy (art. 164 § 2 Kodeksu pracy).

Zgodnie z art. 167 § 1 ww. ustawy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu tylko wówczas, gdy jego obecności w zakładzie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Ponadto, pracodawca jest obowiązany pokryć koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu (art. 167 § 2 ww. ustawy).(…)

Mając na uwadze wyżej powołane przepisy, wskazać należy, iż zwrot wydatków dotyczących zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia urlopu w związku z odwołaniem zgody przez pracodawcę ma de facto charakter odszkodowawczy. Przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy ponieśli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, zaś przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest obowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków. Podnieść przy tym należy, że jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków. Zatem, zwrot przez pracodawcę wydatków faktycznie poniesionych i dla celów dowodowych udokumentowanych, nie mieści się w otwartym katalogu przychodów, o którym mowa w ww. art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Stwierdzić więc należy, iż pokrycie udokumentowanych kosztów poniesionych na zakup biletów lotniczych dotyczących zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę nie stanowi podlegającego opodatkowaniu przychodu pracownika w rozumieniu art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. W konsekwencji w związku z dokonaniem ww. zwrotu na Wnioskodawcy, jako płatniku, nie ciąży obowiązek obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy na podstawie art. 31 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.(…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów