Elektroniczna podatkowa księga przychodów i rozchodów

Przeczytaj także: Dla kogo podatkowa księga przychodów i rozchodów?

Wzór podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest załącznikiem do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. nr 152, poz. 2226). Podatnicy zobowiązani do prowadzenia tego urządzenia muszą zadbać o to, aby było ono zgodne z tym załącznikiem. Księgę można prowadzić ręcznie lub przy wykorzystaniu technik informatycznych.

Podatnicy bardzo często odstępują od ręcznego prowadzenia księgi, korzystając z odpowiednich programów komputerowych. Działanie takie jest jak najbardziej uzasadnione – zmniejsza się prawdopodobieństwo popełnienia błędu rachunkowego przy podliczeniach (komputery wykonują je automatycznie). Druk komputerowy zapewnia także czytelność zapisów w księdze. Zalet prowadzenia PKPiR elektronicznie jest bardzo wiele. Podatnicy korzystający z tego udogodnienia powinni jednak pamiętać o obowiązkach, jakie nakłada na nich rozporządzenie. Zostały one określone w § 31.

Przede wszystkim muszą oni pamiętać o tym, że na koniec każdego miesiąca rozporządzenie nakłada na nich obowiązek sporządzenia wydruku zapisów dokonanych za dany miesiąc. Nie jest zatem możliwe przechowywanie księgi jedynie w wersji elektronicznej. Mają na to czas nie później niż do 20 dnia następnego miesiąca. Wydruk taki musi być zgodnie ze wzorem księgi stanowiącym załącznik do rozporządzenia. Gdy program komputerowy nie zapewnia wydrukowania księgi wg określonego wzoru, podatnik jest obowiązany założyć księgę w wersji papierowej. Zapisów w jej odpowiednich kolumnach dokonuje raz w miesiącu po jego zakończeniu, na podstawie wydruku komputerowego zawierającego podsumowanie zapisów za dany miesiąc.

Na tym jednak nie koniec. Podatnicy muszą także pamiętać, iż aby księgi prowadzone przy zastosowaniu technik informatycznych zostały uznane za prawidłowe, muszą:

1. określić na piśmie szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego, wykorzystywanego do prowadzenia ksiąg;
2. stosować program komputerowy, który zapewnia bezzwłoczny wgląd w treść dokonywanych zapisów oraz wydrukowanie wszystkich danych w porządku chronologicznym, zgodnie z wzorem księgi;
3. przechowywać zapisane dane na magnetycznych nośnikach informacji, do czasu wydruku zawartych na nich danych, w sposób chroniący przed zatarciem lub zniekształceniem tych danych albo naruszeniem ustalonych zasad ich przetwarzania.

Podatnicy korzystający z programu komputerowego przy prowadzeniu podatkowej księgi przychodów i rozchodów muszą zatem przede wszystkim drukować tę księgę za każdy miesiąc (a wydruk ten musi być zgodny ze wzorem księgi) oraz posiadać wydrukowaną instrukcję obsługi do programu.