Podróż właściciela rozlicza się inaczej niż podróże służbowe pracowników

Przeczytaj także: Wyższe diety od 1 stycznia 2007 r.

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu wydatki poniesione podczas wyjazdów związanych z wykonywaniem działalności na zasadach ogólnych przewidzianych w art. 22 ust. 1 updof. Warunkiem koniecznym jest, aby wydatek był poniesiony w ramach działalności i w celu uzyskania przychodu, a także – zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Powinien być także prawidłowo udokumentowany. Właściciel firmy może w koszty działalności wliczyć wydatki faktycznie poniesione w związku z wyjazdami, np. koszty noclegów, przejazdów, udokumentowane fakturami VAT lub rachunkami.

Ograniczenie dotyczy zaliczania kosztów związanych z własnym wyżywieniem w trakcie podróży – muszą się one mieścić w limicie diety przysługującej pracownikom za czas podroży służbowej.

Przedsiębiorca inaczej niż pracownik

Wobec przedsiębiorcy (właściciela firmy) nie ma zastosowania zwolnienie od podatku określone w art. 21 ust. 1 pkt 16 updof. Dzieje się tak, bowiem przedsiębiorca w związku z podróżą dla celów działalności firmy nie otrzymuje zwrotu kosztów w postaci diet i innych należności za czas przebywania w tej podróży. Ponieważ właściciel w związku z taką podróżą nie osiąga przychodów w postaci zwrotu kosztów, nie występuje w tym przypadku także podatek, od którego byłby zwolniony, czy też nie.

Przedsiębiorca podróżuje bez „Polecenia wyjazdu służbowego” – sam decyduje o konieczności podróży dla celów prowadzonej działalności.

Koszty wyżywienia w limicie diety

Inaczej wygląda kwestia zaliczania w koszty podatkowe przedsiębiorcy wydatków związanych z jego wyżywieniem w trakcie podróży, a inaczej – pozostałych wydatków. Otóż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących – w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w obu rozporządzeniach o podróżach służbowych (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

Jak stwierdził NSA w wyroku z 15 września 2005 r. (sygn. akt FSK 2175/04), „osoby prowadzące działalność gospodarczą z tytułu odbywania podróży służbowych nie mogą rozliczyć w kosztach uzyskania przychodu kosztów faktycznie poniesionych z tytułu zwiększonych wydatków na koszty utrzymania, lecz mogą się rozliczyć tylko swoistym „ryczałtem” – wartością diet za czas podróży służbowej przysługującą pracownikom”.

Oznacza to, że przedsiębiorca odbywający podróż służbową na terenie kraju lub poza jego granicami może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety z tytułu podróży dla celów prowadzonej działalności gospodarczej w tej samej wysokości i na takich samych zasadach, jakie określają oba rozporządzenia o podróżach służbowych.