Prowadzenie ksiąg rachunkowych a certyfikat księgowy

Przeczytaj także: Certyfikat księgowy a praca w biurze bez licencji

Jeśli osoba nie posiada stosownych uprawnień (certyfikatu księgowego lub uprawnień doradcy podatkowego), nie może samodzielnie prowadzić usługowo ksiąg rachunkowych żadnej jednostki. Nic nie stoi natomiast na przeszkodzie, by wykonywała ona, np. na podstawie umowy zlecenia, poszczególne czynności techniczne związane z prowadzeniem ksiąg, takie jak dokonywanie zapisu na kontach itp. Jednak w takim przypadku pełna odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg spoczywa na kierowniku (zarządzie) jednostki, podobnie jak w sytuacji, gdy czynności te wykonuje księgowy, zatrudniony przez jednostkę na podstawie umowy o pracę.

Wyjaśnienie: Usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych bez wymaganych uprawnień podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności (art. 79 ust. 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: uor). Tej samej karze podlega ten, kto świadcząc usługi w tym zakresie, nie spełnia obowiązku zawarcia stosownej umowy ubezpieczeniowej (art. 79 ust. 7 uor).

W celu sprawdzenia, czy czynności wykonywane przez osobę nieposiadającą wymaganych uprawnień spełniają (nie spełniają) przesłanki odpowiedzialności karnej, określonej w przywołanym wyżej przepisie, należy ustalić znaczenie terminu „usługi w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych”.

Prowadzenie ksiąg to całokształt czynności i procedur wynikających z przepisów o rachunkowości (uor, standardy rachunkowości itp.), a nie - składające się nań - poszczególne czynności.

Zatem wykonywanie poszczególnych czynności, składających się na prowadzenie ksiąg, nie wymaga posiadania omawianych wyżej uprawnień, a o tym, czy osoba wykonująca te czynności ma wystarczające do ich wykonania kwalifikacje, decyduje kierownik (zarząd) jednostki, podobnie jak w przypadku zatrudniania księgowych na podstawie umowy o pracę.

Uwaga!
Konsekwencją tego, czy księgi prowadzone są usługowo przez osobę posiadającą stosowne uprawnienia, czy też przez własnych pracowników jednostki (również osoby wykonujące poszczególne czynności z tego zakresu na podstawie umów cywilnoprawnych), jest to, gdzie księgi te mogą być prowadzone.

Co do zasady, odbywa się to w siedzibie jednostki, natomiast w przypadku gdy prowadzenie ich powierzono osobie posiadającej stosowne uprawnienia, księgi te mogą być prowadzone poza jej siedzibą (art. 11 ust. 1–3 uor).

W tym ostatnim przypadku kierownik jednostki obowiązany jest powiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu prowadzenia ksiąg w terminie 15 dni od dnia wydania ksiąg poza siedzibę jednostki, co jest równoznaczne z powiadomieniem urzędu o zawarciu umowy o prowadzenie ksiąg z osobą posiadającą stosowne uprawnienia (art. 11 ust. 4 uor).

Podstawa prawna
• Art. 11 oraz art. 79 ust. 6–7 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 14, poz. 176 z późn. zm.).
• Rozporządzenie Ministra Finansów z 18 lipca 2002 r. w sprawie uprawnień do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych (Dz.U. z 2002 r. nr 120, poz. 1022 z późn. zm.).


„Wskazówki Księgowe” - praktyczne rozwiązania problemów związanych z podatkami, rachunkowością, ubezpieczeniami społecznymi i prawem pracy.