Jaka faktura VAT za paliwo?

Przeczytaj także: Prawo do odliczenia VAT. Wydatek nie zawsze musi mieć bezpośredni związek z działalnością opodatkowaną firmy

Zgodnie z § 9 pkt 1 tego rozporządzenia, faktura VAT powinna zawierać co najmniej:

• imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy
• numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy
• dzień, miesiąc i rok albo miesiąc i rok dokonania sprzedaży oraz datę wystawienia i numer kolejny faktury oznaczonej jako „FAKTURA VAT”; podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym
• nazwę towaru lub usługi
• jednostkę miary i ilość sprzedanych towarów lub rodzaj wykonanych usług
• cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto)
• wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto)
• stawki podatku
• sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu
• kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku
• wartość sprzedaży towarów lub wykonanych usług wraz z kwotą podatku (wartość sprzedaży brutto), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku lub zwolnionych od podatku, lub niepodlegających opodatkowaniu
• kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem, wyrażoną cyframi i słownie.

Faktura wystawiona w taki sposób pozwala nabywcy do odliczenia podatku naliczonego z większości zakupionych towarów i usług. Występują jednak pewne wyjątki. Jeden z nich dotyczy zakupu paliw silnikowych wlewanych do baku samochodu. Jak wynika z § 9 pkt 5 wymienionego rozporządzenia, faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.
Zgodnie z powyższym, podatnik dokonujący takiego zakupu powinien pamiętać, aby na fakturze VAT znalazł się prawidłowy numer rejestracyjny samochodu. Jeżeli na fakturze brak jest takiego numeru lub jeśli jest on nieprawidłowy, podatnik nie może dokonać odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tej faktury.

Inaczej dla podatku VAT inaczej dla podatku dochodowego

Zapis ten jednak ściśle dotyczy podatku od towarów i usług, a nie podatku dochodowego. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych, aby zakupy te uznać za koszty związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, wymóg wpisania numeru rejestracyjnego istnieje tylko przy samochodach osobowych wykorzystywanych do działalności gospodarczej, które nie zostały wpisane do ewidencji środków trwałych. Jeżeli natomiast samochód jest w ewidencji środków trwałych – obowiązku takiego nie ma.

Lepiej podać numer rejestracyjny na fakturze

Numer rejestracyjny samochodu, do którego wlewane jest paliwo jednak lepiej podawać również na fakturach nawet wówczas, gdy podatnik nie korzysta z odliczenia podatku VAT. Może on bowiem być potrzebny podatnikowi do udowodnienia organowi podatkowemu, że zakup paliwa został dokonany dla ściśle określonego samochodu, który jest środkiem trwałym u podatnika. Brak tego numeru na dokumentach potwierdzających wydatki na zakup paliwa może spowodować, iż nie zostaną one uznane przez organ podatkowy za koszty uzyskania przychodów.