Rozliczenie przedstawicieli handlowych a VAT. Jaka data sprzedaży na fakturze?

Przeczytaj także: Oszustwa podatkowe nie pozbawiają prawa do korygowania VAT

Tytułem wstępu

Podatnik świadczący usługi na rzecz innego podatnika, na podstawie art. 106b ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT obowiązany jest do wystawienia faktury.

Wśród obligatoryjnych elementów składowych faktury, co wynika z art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT, znajduje się data wykonania usługi (data sprzedaży), przez którą rozumieć należy moment, w którym zakończone zostały wszystkie czynności, do wykonania których zobowiązany był świadczący usługę podmiot.

Wykazanie prawidłowej daty sprzedaży leży po stronie usługodawcy i jest o tyle istotne, że wskazuje na moment, w którym powstaje obowiązek podatkowy w podatku od towarów i usług.

Data sprzedaży usług świadczonych przez agenta

Ustalenie daty sprzedaży w przypadku czynności dokonywanych przez agentów może rodzić pewne trudności, zwłaszcza że ustawa o VAT nie wskazuje wprost jaki moment należy przyjąć jako moment wykonania usługi. W celu prawidłowego ustalenia daty sprzedaży należałoby jednak przeanalizować zapisy umowne i na ich podstawie ustalić w którym momencie następuje zakończenie świadczenia usługi. Innymi słowy, kiedy dochodzi do zrealizowania przez przedstawiciela handlowego wszystkich czynności, do wykonania których został on zobligowany umową.

Z tytułu wykonywanych czynności przedstawiciel handlowy otrzymuje wynagrodzenie prowizyjne wyliczane na podstawie zawartych z kontrahentami oraz opłaconych umów, przy czym podstawą do wypłaty wynagrodzenia jest spełnienie obu tych przesłanek łącznie. Rozliczenie następuje na podstawie otrzymanego od Spółki na początku każdego kolejnego miesiąca zestawienia z informacją o sfinalizowanych w poprzednim miesiącu płatnościach. Taki stan rzeczy pozwala przyjąć, że strony ustaliły między sobą miesięczny okres rozliczeniowy, co należałoby jednak potwierdzić a w razie stwierdzenia ewentualnych wątpliwości uściślić w treści łączącej je umowy.

Kilka usług ten sam zleceniodawca

W przypadku realizacji kilku usług na rzecz tego samego podmiotu dopuszcza się wystawienie tzw. faktury zbiorczej, która nie została wprawdzie uregulowana w ustawie o VAT, ale przyjmuje się, że powinna zawierać wszystkie elementy wymienione w katalogu zawartym w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, w tym również datę sprzedaży poszczególnych usług. Przy założeniu miesięcznego okresu rozliczeniowego datą sprzedaży będzie ostatni dzień okresu rozliczeniowego.

Przykładowo, dla faktury wystawianej w maju na podstawie zapłat dokonanych w kwietniu 2022 r. prawidłową datą sprzedaży będzie dzień 30.04.2022 r.

Błędnie wystawiona faktura – co dalej?

Co do zasady błędnie wykazane na fakturze dane należy skorygować, co zrobić może albo sprzedawca poprzez wystawienie faktury korygującej albo nabywca w formie noty korygującej. Należy podkreślić, że jeżeli błąd dotyczy daty sprzedaży, sprzedawca ma obowiązek poprawy tego uchybienia, natomiast kupujący ma możliwość jego poprawy, przy czym nie jest to wymagane.

Szczególną uwagę należy zwrócić na przypadki, w których błędna data sprzedaży nie mieści się w obrębie jednego miesiąca – może wówczas dojść do nieprawidłowości w zakresie rozpoznania momentu powstania obowiązku podatkowego.

Warto wskazać, że faktury zawierające błędy mniejszej wagi, tj. takie, które pozostają bez wpływu na wysokość zobowiązania podatkowego nie pozbawiają podatnika możliwości odliczenia VAT. Odliczenie podatku naliczonego z faktury wykazującej błędną datę sprzedaży nie będzie zatem rodziło negatywnych konsekwencji podatkowych pod warunkiem, że z prawa do odliczenia podatnik skorzysta nie wcześniej niż w okresie, w którym spełniono wszystkie ustawowe warunki (otrzymanie faktury i wykonanie usługi).