Ujęcie zaliczki na paragonie z kasy fiskalnej

Przeczytaj także: Zawieszona działalność: ewidencjonowanie zaliczek na kasie fiskalnej

Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych są obowiązani prowadzić ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. W ewidencji takiej wykazuje się dane o sprzedaży, zawarte w dokumentach wystawianych przy zastosowaniu kas rejestrujących, w tym określające przedmiot opodatkowania, wysokość podstawy opodatkowania i podatku należnego oraz dane służące identyfikacji poszczególnych sprzedaży, w tym numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku albo podatku od wartości dodanej.

Moment wystawienia paragonu fiskalnego, czyli fiskalizacji transakcji

§ 6 ust 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.04.2019 r. w sprawie kas rejestrujących mówi, że podatnicy prowadzący ewidencję przy pomocy kasy fiskalnej wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny podczas dokonywania sprzedaży, nie później niż z chwilą przyjęcia należności, bez względu na formę płatności.

Czym jest owa sprzedaż? Art. 2 pkt 22 ustawy o VAT mówi, że należy przez nią rozumieć odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.

Obowiązek podatkowy (czyli moment jej wykazania) określa art. 19a ustawy o VAT. Jego ogólna definicja wskazuje zaś, że obowiązek taki powstaje z chwilą dokonania dostawy towarów lub usług. Jeżeli jednak przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi otrzymano część należności (zaliczkę, zadatek, ratę itp. ) obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty (art. 19a ust. 8 ustawy o VAT).

Zaliczka na kasie fiskalnej

Otrzymanie zaliczki/przedpłaty skutkuje zatem powstaniem obowiązku podatkowego. Co z kasą fiskalną w takiej sytuacji? § 6 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących mówi, że w przypadku otrzymania przed dokonaniem sprzedaży całości albo części należności (zapłaty):

1. w gotówce - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny z chwilą jej otrzymania,
2. za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem - wystawiają i wydają nabywcy, bez jego żądania, paragon fiskalny niezwłocznie po jej uznaniu na rachunku podatnika, nie później niż z końcem miesiąca, w którym została uznana na rachunku podatnika, a jeżeli przed końcem tego miesiąca dokonano sprzedaży, nie później niż z chwilą jej dokonania.

Otrzymaną zaliczkę należy zatem ująć na kasie fiskalnej w dacie jej otrzymania (traktując otrzymaną kwotę jako wartość brutto, z której metodą „w stu” należy wyodrębnić kwotę netto i VAT, z zastosowaniem stawek właściwych dla danej transakcji, czyli danego towaru/usługi, na poczet której jest wpłacana).

W wydanych dnia 12 sierpnia 2021 r. objaśnieniach w sprawie kas rejestrujących resort finansów wypowiedział się m.in. w zakresie ewidencjonowania otrzymanych zaliczek.

Co się zatem dzieje przykładowo w sytuacji, gdy przedsiębiorca będzie na urlopie bądź zachoruje i w tym czasie klient wpłaci mu na konto bankowe zaliczkę na poczet przyszłych czynności? Taka przerwa w prowadzeniu biznesu nie zwalnia go z obowiązku prawidłowego rozliczenia VAT od otrzymanych zaliczek w miesiącu ich otrzymania. Mogą one wprawdzie zostać ujęte na kasie fiskalnej później – po powrocie do pracy, ale na potrzeby rozliczeń podatkowych i tak trzeba je przyporządkować do okresów, w które je otrzymano.