Umowa ramowa na świadczenie usług: ważny rachunek bankowy znany fiskusowi

Przeczytaj także: Płacisz za faktury gotówką w banku? Fiskus zakwestionuje koszty

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca (spółka kapitałowa) planuje nawiązać współpracę z podmiotem świadczącym usługi informatyczne, w zakresie bieżącego wsparcia pracowników spółki w zakresie IT oraz wdrażania oprogramowania, pomocy w doborze sprzętu komputerowego, sieciowego czy biurowego, a także naprawy i serwisu różnego typu urządzeń.

W tym celu jest rozważane zawarcie na czas określony (np. rok) ramowej umowy o współpracę, która będzie przewidywała stałą ryczałtową miesięczną stawkę wynagrodzenia na rzecz usługodawcy (czynny podatnik VAT), np. 2.000 zł brutto.

Faktyczne czynności wykonywane przez usługodawcę będą dokumentowane wystawianymi co miesiąc fakturami. Możliwe przy tym jest zawarcie w umowie postanowień, zgodnie z którymi należne będzie usługodawcy dodatkowe wynagrodzenie w związku z wykonywaniem ponadplanowych zadań, nieobjętych podstawowym wynagrodzeniem. Dodatkowe wynagrodzenie znajdzie się na tej samej fakturze, co wynagrodzenie podstawowe. Umowa będzie przy tym przewidywać miesięczny okres jej wypowiedzenia.

Zadano pytanie, jak w powyższym przypadku rozumieć pojęcie transakcji, o którym mowa w treści art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 1292 ze zm.)? Czy spółka będzie mogła zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu zapłatę za opisane faktury, a dokonaną przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podatników, o którym w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 865 z późn. zm., dalej: „updop”), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. limaje - Fotolia.com

Koszty podatkowe: ważna suma płatności wynikających z umowy

Zawarta umowa na świadczenie usług to zdaniem fiskusa jedna transakcja. Stąd to jej łączną wartość, a nie wystawiane na jej podstawie poszczególne faktury, należy brać pod uwagę przy określaniu, czy zapłata winna nastąpić za pośrednictwem rachunku bankowego zgłoszonego organom podatkowym, w celu rozpoznania kosztów podatkowych.

W myśl tego przepisu, podatnik ma możliwość odliczenia dla celów podatkowych wszelkich wydatków, pod tym jednak warunkiem, że wykaże ich związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, a ich poniesienie ma lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętego przychodu.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Aby zatem wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów należy oceniać jego związek z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny tego związku powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może przyczyniać się do osiągnięcia przychodu, bądź służyć zachowaniu lub zabezpieczeniu źródła przychodów – w okresie ponoszenia kosztów lub w przyszłości.

Należy jednak mieć na uwadze zamknięty katalog wydatków zawarty w art. 16 ust. 1 updop, które nie podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, pomimo, że pozostają w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością i zostały przez niego poniesione w celu uzyskania przychodu.

Ustawą z dnia 13 kwietnia 2016 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz.U. z 2016 r. poz. 780) znowelizowano ustawę o podatku dochodowym od osób prawnych, m.in. poprzez dodanie art. 15d.

W uzasadnieniu projektu ustawy stwierdzono, że wprowadzona zmiana ma na celu ograniczenie zjawiska dokonywania płatności z pominięciem rachunku płatniczego, a tym samym ograniczenie niewykazywania przez przedsiębiorców rzeczywiście osiąganych dochodów z prowadzonej działalności gospodarczej, dla celów ich opodatkowania.

Ostatnia zmiana art. 15d updop weszła w życie z dniem 1 stycznia 2020 r. i została dokonana ustawą z dnia 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2019 r., poz. 1018).

Zgodnie z art. 15d ust. 1 updop w brzmieniu nadanym ww. ustawą zmieniającą, podatnicy nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców:
1. została dokonana bez pośrednictwa rachunku płatniczego lub
2. została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie podmiotów, o którym mowa w art. 96b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług - w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku od towarów i usług jako podatnik VAT czynny, lub
3. pomimo zawarcia na fakturze wyrazów „mechanizm podzielonej płatności” zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 18a ustawy o podatku od towarów i usług, została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności określonego w art. 108a ust. 1a tej ustawy.

W art. 15d ust. 2 updop wskazano, że w przypadku zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji określonej w art. 19 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców została dokonana z naruszeniem ust. 1, podatnicy w tej części:
1. zmniejszają koszty uzyskania przychodów albo
2. w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów – zwiększają przychody
-w miesiącu, w którym odpowiednio została dokonana płatność bez pośrednictwa rachunku płatniczego, został zlecony przelew albo płatność została dokonana z pominięciem mechanizmu podzielonej płatności.

W myśl art. 19 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. Prawo Przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 1292 z poźn. zm. (dalej: „upp”), dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku gdy:
1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15 000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Zestawienie ww. przepisów prowadzi do wniosku, że w przypadku każdej transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł istnieje obowiązek dokonywania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego, przy czym naruszenie tego obowiązku, a więc dokonanie płatności w całości lub w części z pominięciem takiego rachunku oznacza brak możliwości zaliczenia kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca tej transakcji została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego.

Zatem przepisy nie wyłączają z kosztów jedynie nadwyżki płatności ponad wartość 15.000 zł, lecz każdą płatność (bez względu na jej wartość/kwotę) dokonaną z pominięciem rachunku bankowego, jeżeli jest dokonywana w ramach transakcji o wartości przekraczającej 15.000 zł. Podkreślić należy, że pojęcie jednorazowej transakcji nie jest równoznaczne z terminem pojedynczej płatności. Wskazać bowiem należy, że regulacje ustawy Prawo przedsiębiorców wyraźnie odnoszą się do transakcji – bez względu na liczbę płatności w ramach tej transakcji. W celu ustalenia znaczenia terminu „jednorazowa wartość transakcji”, z uwagi na fakt, że adresatem normy prawnej jest przedsiębiorca dokonujący i przyjmujący płatności związane z działalnością gospodarczą, w pierwszej kolejności należałoby zdefiniować pojęcie transakcji.

Przepisy updop ani upp nie definiują pojęcia „transakcji” dla potrzeb stosowania limitu płatności gotówkowych. W związku z powyższym, należy odwołać się do znaczenia tego pojęcia przyjmowanego w języku potocznym. Zgodnie z internetowym Słownikiem Języka Polskiego (www.sjp.pwn.pl) transakcja to:
1. «operacja handlowa dotycząca kupna lub sprzedaży towarów lub usług»
2. «umowa handlowa na kupno lub sprzedaż towarów lub usług; też: zawarcie takiej umowy».

W związku z powyższym, zdaniem Organu, przez transakcję, o której mowa w art. 15d updop w związku z art. 19 upp, należy rozumieć umowę cywilnoprawną zawieraną w związku z prowadzoną przez strony działalnością gospodarczą, w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność, przy czym o przyporządkowaniu płatności do poszczególnych umów/transakcji decyduje ich cel gospodarczy i zgodny zamiar stron, a nie treść dowodów (dokumentów) księgowych. Może się zatem okazać, że jedna transakcja obejmuje transfery pieniężne dokonane w ciągu kilku lat (np. w przypadku zawarcia umowy realizowanej etapami, takiej jak umowa wdrożeniowa czy umowa o roboty budowlane).

W konsekwencji, zdaniem Organu, jednorazowa wartość transakcji oznacza ogólną wartość wierzytelności lub zobowiązań, określonych w umowie zawartej między przedsiębiorcami bądź stanowiącej sumę płatności wynikających z zawartej umowy, nawet jeżeli w samej umowie nie określono łącznej wysokości tych świadczeń (nie jest ona znana w momencie zawierania umowy).
Jeżeli zatem, zawierając umowę, strony mogą określić jej wartość – mnożąc np. miesięczną kwotę do zapłaty przez liczbę miesięcy obowiązywania, suma płatności z całej umowy jest wartością transakcji – limit z art. 19 upp stosuje się wówczas od pierwszej płatności, choćby nie przekraczała ona limitu ustawowego. Dzieje się tak niezależnie od długości ustalonego przez strony okresu rozliczeniowego (np. dzień, tydzień, miesiąc, kwartał).

Z kolei w przypadku, gdy z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania umowy (tj. do upływu przewidzianego okresu wypowiedzenia) limit obrotu gotówkowego nie zostanie przekroczony – płatności do momentu przekroczenia limitu ustawowego mogą być dokonywane w gotówce.

Natomiast w przypadku, gdy z dniem dokonania pierwszej płatności strony nie wiedzą, jak długo będzie trwała umowa i jaka będzie łączna jej wartość, wiedzą natomiast, że w przypadku najkrótszego możliwego terminu obowiązywania tej umowy suma wynagrodzeń pewnych (tj. takich, które będzie trzeba zapłacić zanim upłynie okres wypowiedzenia) przekroczy limit, to od pierwszej płatności powinny być one rozliczane bezgotówkowo. (…)

Mając na uwadze powyższe wyjaśnienia, nie można zgodzić się ze stanowiskiem Wnioskodawcy, że przez pojęcie transakcji należy rozumieć wartość pojedynczej faktury.

W opinii Organu jednorazową transakcją w przedmiotowej sprawie będzie umowa o współpracy, a nie poszczególne wynagrodzenia wypłacane na podstawie faktury VAT. Poszczególne płatności będące wynagrodzeniem z tytułu świadczonych usług należy przyporządkować zatem do jednej transakcji, czyli do jednej i tej samej umowy o współpracy.

W tym przedmiocie w pełni zasadnym będzie stwierdzenie, że strony zawartej umowy nie zawierają z dokonaniem nowego zamówienia nowej transakcji, nie składają ponownie oświadczeń woli, lecz po prostu wykonują łączącą je umowę - czyli realizują cały czas tę samą transakcję. Proces ten jest rozciągnięty w czasie i składa się na niego wiele płatności, ale transakcja w opisanej przez Wnioskodawcę sytuacji jest jedna.

Odnosząc się do opisanego modelu współpracy (umowa zawarta na czas określony), stwierdzić należy, że w tym przypadku z samej treści umowy wynika całkowita wartość transakcji. Strony umowy ustalają wysokość płatności oraz czas przez jaki ma obowiązywać umowa. Znana jest zatem ogólna wartość transakcji. W konsekwencji, w przypadku gdy suma płatności wynikająca z umowy przekracza limit 15.000 zł, obowiązek dokonywania płatności bezgotówkowej istnieje od pierwszej płatności, choćby nie przekraczała ona ustawowego limitu.(…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów