Samochód w firmie: zaświadczenie VAT-1 z pełnym rozliczeniem kosztów

Przeczytaj także: Umowa leasingu operacyjnego: zmiany zasad ubezpieczenia

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Wnioskodawca jest wspólnikiem spółki jawnej, która w prowadzonej działalności gospodarczej użytkuje dwa samochody ciężarowe, których dopuszczalna masa całkowita nie przekracza 3,5 tony. Dla samochodów tych nie złożono w urzędzie skarbowym informacji VAT-26, nie jest też dla nich prowadzona ewidencja przebiegu pojazdu.

Samochody zostały poddane dodatkowemu badaniu technicznemu na okręgowej stacji kontroli pojazdów, na podstawie którego wydano zaświadczenia VAT o spełnieniu wymagań dla pojazdów samochodowych określonych w art. 86a ust. 9 ustawy o VAT i uzyskano adnotację w dowodach rejestracyjnych VAT-1. Samochody służą tylko działalności gospodarczej spółki.

Wnioskodawca zadał pytanie, czy w 2019 r. przysługuje mu prawo do zaliczania do kosztów uzyskania przychodu pełnej wartości netto wydatków eksploatacyjnych ponoszonych na samochody? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2018 r., poz. 1509, z późn. zm.): kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Aby zatem określony wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, musi spełniać łącznie następujące przesłanki:
• musi być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,
• nie może być wymieniony w art. 23 ww. ustawy, wśród wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów,
• musi być należycie udokumentowany.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. yo camon - Fotolia.com

Pełne rozliczenie kosztów bez ewidencji przebiegu samochodu

Samochód o DMC nieprzekraczającej 3,5 tony, który z uwagi na swoją konstrukcję daje pełne prawo do odliczenia VAT, co zostało potwierdzone stosownym zaświadczeniem oraz adnotacją w dowodzie rejestracyjnego pojazdu, uprawnia też do pełnego rozliczenia kosztów podatkowych bez obowiązku prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Należy przy tym podkreślić, że obowiązek jednoznacznego wykazania związku przyczynowo-skutkowego między poniesionym wydatkiem a przychodem uzyskanym z działalności, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła tego przychodu – każdorazowo spoczywa na podatniku.

Ustawa z dnia 23 października 2018 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2018 r., poz. 2159; dalej: ustawa zmieniająca) wprowadziła z 1 stycznia 2019 r. zmiany dotyczące m.in. zasad ujmowania w kosztach uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej wydatków eksploatacyjnych związanych z samochodem osobowym, wykorzystywanym także do celów prywatnych.

Do art. 23 ust. 1 dodany został pkt 46a, zgodnie z którym: nie uważa się za koszty uzyskania przychodów 25% poniesionych wydatków, z zastrzeżeniem pkt 36, z tytułu kosztów używania samochodu osobowego, innego niż określony w pkt 46, na potrzeby prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej – jeżeli samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika.

Z uzasadnienia do ustawy zmieniającej wynika, że wszelkie wydatki związane z korzystaniem z samochodu osobowego służącego podatnikowi także do innych celów niż działalność gospodarcza podlegać będą zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów w wysokości 75% tych wydatków. Możliwość zaliczenia do kosztów 100% takich wydatków dotyczyć będzie tylko wykorzystywania samochodu osobowego wyłącznie w prowadzonej działalności gospodarczej, przy czym podatnik będzie musiał prowadzić ewidencję potwierdzającą wykorzystywanie samochodu osobowego wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika (wykorzystana będzie w tym zakresie ewidencja stosowana dla celów VAT).

Na podstawie art. 23 ust. 5f ww. ustawy, w przypadku nieprowadzenia przez podatnika ewidencji, o której mowa w art. 86a ust. 4 ustawy o podatku od towarów i usług, uznaje się, że samochód osobowy jest wykorzystywany również do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą podatnika.

Stosownie natomiast do art. 23 ust. 5g ww. ustawy, przepisu ust. 5f nie stosuje się, jeżeli podatnik na podstawie przepisów ustawy o podatku od towarów i usług nie jest obowiązany do prowadzenia takiej ewidencji, z wyjątkiem przypadku, gdy brak tego obowiązku wynika z art. 86a ust. 5 pkt 2 lit. a ustawy o podatku od towarów i usług.

Z treści powyższych regulacji wynika, że ograniczenia dotyczące możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków z tytułu eksploatacji samochodów dotyczą wyłącznie samochodów osobowych, nie dotyczą natomiast kosztów eksploatacji samochodów ciężarowych. W takim przypadku, tego typu wydatki podlegają rozliczeniu w kosztach bez ograniczenia, o ile spełniają ogólne warunki uznania ich za koszty podatkowe. Zatem kluczowym jest ustalenie, czy wykorzystywany w działalności pojazd jest samochodem osobowym, czy też innym niż osobowy.

W myśl art. 5a pkt 19a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ilekroć w ustawie jest mowa o samochodzie osobowym - oznacza to pojazd samochodowy w rozumieniu przepisów o ruchu drogowym o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, konstrukcyjnie przeznaczony do przewozu nie więcej niż 9 osób łącznie z kierowcą, z wyjątkiem:
a. pojazdu samochodowego mającego jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą:
• klasyfikowanego na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub
• z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,

b. pojazdu samochodowego, który posiada kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
c. pojazdu specjalnego, jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym, i jeżeli spełnione są również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
• agregat elektryczny/spawalniczy,
• do prac wiertniczych,
• koparka, koparko-spycharka,
• ładowarka,
• podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych,
• żuraw samochodowy,
d. pojazdu samochodowego określonego w przepisach wydanych na podstawie art. 86a ust. 16 ustawy o podatku od towarów i usług.

Zgodnie z art. 5d ww. ustawy, spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych określonych w:
1. art. 5a pkt 19a lit. a i b stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań;
2. art. 5a pkt 19a lit. c stwierdza się na podstawie dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym.

Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazują, że spełnienie wymagań dla pojazdów samochodowych innych niż osobowe, stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację, oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań.

Na podstawie zawartej w uzupełnieniu wniosku informacji, że wskazane przez Wnioskodawcę samochody zostały poddane dodatkowemu badaniu technicznemu w okręgowej stacji kontroli pojazdów, co zostało potwierdzone wydanym przez tę stację zaświadczeniem, w którym jest zapis, że pojazdy są samochodami ciężarowymi, stwierdzić należy, że pojazdy użytkowane przez spółkę jawną spełniają wymogi dla uznania za samochody ciężarowe wynikające z ww. definicji zawartej w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Jak wskazano powyżej, kosztami uzyskania przychodów nie są wszystkie wydatki, ale tylko takie, które nie są wymienione w art. 23 ww. ustawy i których poniesienie pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z uzyskaniem (zwiększeniem) przychodu z danego źródła, bądź też zachowaniem lub zabezpieczeniem źródła przychodów.

Z wniosku wynika, że samochody ciężarowe są użytkowane przez spółkę jawną wyłącznie do celów związanych z prowadzoną przez spółkę działalnością gospodarczą. Zatem wydatki związane z wykorzystaniem samochodów ciężarowych do celów związanych z działalnością gospodarczą spółki jawnej mogą być w całości zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 8 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, przychody z udziału w spółce niebędącej osobą prawną, ze wspólnej własności, wspólnego przedsięwzięcia, wspólnego posiadania lub wspólnego użytkowania rzeczy lub praw majątkowych u każdego podatnika określa się proporcjonalnie do jego prawa do udziału w zysku (udziału) oraz, z zastrzeżeniem ust. 1a, łączy się z pozostałymi przychodami ze źródeł, z których dochód podlega opodatkowaniu według skali, o której mowa w art. 27 ust. 1. W przypadku braku przeciwnego dowodu przyjmuje się, że prawa do udziału w zysku (udziału) są równe.

W myśl art. 8 ust. 2 pkt 1 ww. ustawy: zasady wyrażone w ust. 1 stosuje się odpowiednio do rozliczania kosztów uzyskania przychodów, wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów i strat.

Mając na uwadze fakt, że Wnioskodawca jest wspólnikiem spółki jawnej, wydatki związane z używaniem w działalności gospodarczej przedmiotowych samochodów Wnioskodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów przy zastosowaniu proporcji do posiadanego przez niego udziału w zysku. (…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów