Poczęstunek podczas spotkań firmowych a koszty podatkowe

Przeczytaj także: Wyżywienie pracowników w pracy w koszty uzyskania przychodu

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Spółka z o.o. co piątek organizuje w salach konferencyjnych dwóch oddziałów spotkania dla swoich pracowników etatowych, zleceniobiorców oraz podwykonawców świadczących usługi w ramach prac projektowych realizowanych przez spółkę. Podczas tych spotkań oba oddziały łączą się multimedialnie i omawiają różne zagadnienia dotyczące prowadzonych projektów. Nadto pracownicy prowadzą szkolenia wewnętrzne oraz omawiają napotkane problemy czy rozwiązania na przyszłość.

Podczas tych spotkań spółka zamierza serwować ich uczestnikom skromne przekąski, tj. ciastka, kanapki, pizzę, dania cateringowe, fast food, owoce i napoje. Zadano pytanie czy zakupy te stanowią dla spółki koszty uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz. 1036 z późn. zm.), kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.

Powyższe oznacza, że wszystkie poniesione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, po wyłączeniu zastrzeżonych w ustawie, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami.

Kosztami uzyskania przychodów są więc wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Zatem, do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały prawidłowo udokumentowane, za wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. Alexander - Fotolia.com

Poczęstunek podczas spotkań pracowniczych jest kosztem podatkowym

Kosztami uzyskania przychodu są racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą. Mogą to być także wydatki na poczęstunek serwowany czy to pracownikom, czy podwykonawcom podczas firmowych spotkań, na których omawiane są bieżące problemy oraz rozwiązania na przyszłość.

W świetle powyższego, aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:
• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ww. ustawy nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Koszty ponoszone przez podatników należy ocenić pod kątem ich celowości, a więc dążenia do uzyskania przychodów zabezpieczenia lub zachowania źródła przychodów. Aby określony wydatek można było uznać za koszt uzyskania przychodów, między wydatkiem, a osiągnięciem przychodu musi zachodzić związek przyczynowy tego typu, że poniesienie wydatku ma wpływ na powstanie, zwiększenie lub utrzymanie tego przychodu. Kosztami będą koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty. W każdej sytuacji jednakże trzeba sprawdzić cel w jakim dany wydatek został poniesiony.

Wskazać należy, że aby uznać dany wydatek za koszt uzyskania przychodów nie jest konieczne w każdym przypadku wykazanie między nim a przychodem bezpośredniego związku. Należy zaznaczyć, że kosztami uzyskania przychodów są wszystkie wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, tak aby to źródło przynosiło przychody także w przyszłości. Wobec powyższego, kosztami będą również koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, jeżeli zostanie wykazane, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów (w tym dla zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów).

Katalog wydatków wyłączonych z kategorii kosztów podatkowych mocą art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, ma charakter zamknięty. Należy wskazać, że wśród wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów ustawodawca wymienił m.in. – w pkt 28 tego przepisu – koszty reprezentacji. Zgodnie bowiem z tym przepisem nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych.

Wyjaśnić należy, że celem kosztów reprezentacyjnych jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, działalności etc., wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Oceniając, czy dane koszty mają charakter reprezentacyjny, należy rozpatrywać zasadność ich poniesienia przez pryzmat ich celu. Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest właśnie wykreowanie wizerunku podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny. Kwalifikacja każdego przypadku powinna być odrębna, uzależniona od jego okoliczności.

Jednocześnie należy zauważyć, że w związku z brakiem legalnej definicji pojęcia „reprezentacja”, organy podatkowe oraz sądy administracyjne podejmowały próby nadania właściwego sensu terminowi „reprezentacja” w odniesieniu do konkretnych sytuacji występujących w praktyce gospodarczej, wskazując przy tym, że każda sprawa powinna być przedmiotem odrębnej oceny ze względu na rodzaj konkretnych wydatków kwalifikowanych jako koszty reprezentacji wymienione w art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Podzielając argumentację wyrażoną w wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego, wydanym w składzie siedmiu sędziów, w dniu 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11, skoro ustawodawca nie zdefiniował w sposób jednoznaczny pojęcia „reprezentacja”, należy odwołać się do etymologii tego terminu. „Wyraz „reprezentacja” pochodzi od łacińskiego „repraesentatio” oznaczającego wizerunek. Zatem ,,reprezentacja” w rozumieniu art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych stanowi działanie w celu wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów. W podanym znaczeniu reprezentacja to przede wszystkim każde działanie skierowane do istniejących lub potencjalnych kontrahentów podatnika lub osoby trzeciej w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku podatnika dla potrzeb ułatwienia zawarcia umowy lub stworzenia korzystnych warunków jej zawarcia. W takiej sytuacji wydatki na reprezentację to koszty, jakie ponosi podatnik w celu wykreowania swojego pozytywnego wizerunku, uwypuklenie swojej zasobności, profesjonalizmu”. Jednocześnie, jak wskazał Naczelny Sąd Administracyjny w wyżej przytoczonym wyroku kwalifikacja danego wydatku jako reprezentacji nie może być uzależniona od przypisywania mu cechy „wystawności”, „przepychu” czy też „okazałości”.

Oznacza to odejście od kryterium uznawania za koszty reprezentacji wydatków ponoszonych na wykreowanie lub umocnienie pozytywnego wizerunku, w przypadkach, gdy kreacja ta ma charakter ponadstandardowy.

Podkreślić należy, że dla oceny, czy dana działalność stanowi reprezentację, czy też innego rodzaju działalność, konieczna jest analiza całokształtu okoliczności faktycznych konkretnej sprawy. Ze względu na konieczność indywidualnej oceny każdego przypadku ponoszenia przez podatnika tego rodzaju wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów reprezentacji na podatniku spoczywa obowiązek szczególnej dbałości o ich udokumentowanie oraz wskazanie okoliczności im towarzyszących.

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że zakup poczęstunków podczas wewnętrznych spotkań o charakterze szkoleniowo-organizacyjnym w zakresie, w jakim dotyczy pracowników, osób z którymi Wnioskodawca zawarł umowy zlecenia oraz podwykonawców może stanowić koszty uzyskania przychodów. Tego rodzaju wydatki są bowiem kosztami Wnioskodawcy, gdyż wiążą się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą i przyczyniają się do osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Nie są także wydatkami wymienionymi w art. 16 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych – wyłączonymi z kosztów podatkowych. Zapewnienie skromnych przekąsek przekazywanych w ramach poczęstunku podczas szkoleń jest wyrazem dbania o pracowników, osoby z którymi Wnioskodawca zawarł umowy zlecenia oraz podwykonawców i zapewnienia, czy też polepszenia warunków wykonywania pracy, co pozytywnie wpływa na integrację zespołu, nastrój i w dalszej perspektywie może przyczyniać się do efektywniejszego wykorzystywania czasu pracy oraz współpracy pomiędzy oddziałami, a w konsekwencji przełożyć się na uzyskiwane przez Spółkę przychody.

Końcowo należy dodać, że aby zaliczyć przedmiotowe wydatki związane z wewnętrznymi spotkaniami o charakterze szkoleniowo-organizacyjnym pracowników, osób z którymi Wnioskodawca zawarł umowy zlecenia oraz podwykonawców do kosztów uzyskania przychodów, należy pamiętać o ich właściwym udokumentowaniu, bowiem ciężar co do prawidłowego udokumentowania wydatku, jak i wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy poniesionym wydatkiem a uzyskaniem przychodu spoczywa na Podatniku, bo to on wywodzi ze zdarzenia skutki prawne w postaci zmniejszenia zobowiązania podatkowego. Podatnik musi wykazać, że poniósł koszt celowy i zasadny z punktu widzenia prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej i pozostający w związku z przychodem. (…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów