Impreza integracyjna a koszty i przychody podatkowe

Przeczytaj także: Impreza integracyjna: umowa zlecenie i o dzieło na cenzurowanym

Generalna zasada kosztów oraz ujęcie konkretnych wydatków w kosztach przychodu.

Generalna zasada kosztów uzyskania przychodu łączy poniesione przez przedsiębiorcę koszty z uzyskanym zyskiem, a konkretnie z celem jego uzyskania. Należy więc zastanowić się, w jaki sposób wydatki poniesione przez firmę związane z imprezą integracyjną generują przychód. Bezsprzecznie, przychód pracodawcy można rozpatrywać głównie w kategoriach atrakcyjnie spędzonego czasu przez jego pracowników, co w założeniu ma się przełożyć na lepszą atmosferę w firmie, a tym samym wzrost ich wydajności. Podobnie jednak jak w przypadku wydatku na reklamę przedsiębiorstwa, potencjalny zysk jest w pewnym stopniu abstrakcyjny. Takie stanowisko podzielają organy administracji skarbowej (min. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 30 stycznia 2018 r.).

Istotą poprawnego ujęcia imprezy integracyjnej w kosztach uzyskania przychodu jest prawidłowe jej udokumentowanie, ponieważ inna sytuacja występuje w chwili gdy korzystamy z usług wyspecjalizowanej firmy eventowej, a inna gdy firma organizuje ją sama. W pierwszym przypadku rozliczenie nastąpi najczęściej na podstawie faktury za organizację wydarzenia. W przypadku gdy organizujemy wydarzenie na własną rękę, pojawią nam się koszty związane z zakupem napojów, jedzenia czy transportem lub noclegiem.

Skutki podatkowe dla pracownika.

Bardzo interesującym elementem imprez integracyjnych w kontekście podatkowym, jest potencjalny przychód pracownika związany z tym wydarzeniem. Oczywiście, w pewnych przypadkach może wydawać się to kuriozalne, jednak jeżeli wyobrazimy sobie, że impreza odbędzie się na dużą skalę (co w dzisiejszych czasach wcale nie jest rzadkością) np. przez cały weekend w jednym z topowych hoteli w Sopocie. Można wtedy patrzeć na nią pod kątem nieodpłatnego świadczenia na rzecz pracownika.

Właśnie taki pogląd na tego typu spotkania pracowników do tej pory miały organy podatkowe, uważały one każdorazowe uczestnictwo pracownika w imprezie integracyjnej za jego przychód. Szczęśliwie dla podatników i ich pracowników, wątpliwości w tej sprawie rozwiał Trybunał Konstytucyjny wydając wyrok w 2014 roku (sygnatura akt K 7/13).

W uzasadnieniu wyroku, Trybunał podnosi że „..za przychód po stronie pracownika mogą być uznane takie świadczenia które:

1. Zostały spełnione za zgodą pracownika (skorzystał z nich w pełni dobrowolnie).
2. Zostały spełnione w jego interesie (a nie w interesie pracodawcy) i przyniosły mu korzyść w postaci powiększenie aktywów lub uniknięcie wydatku, który musiałby ponieść.
3. Korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi (nie jest dostępna w sposób ogólny dla wszystkich podmiotów)..”.

W przywołanym kontekście, bardzo ciekawe jest również stanowisko Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w swojej linii orzeczniczej z ostatnich lat wyraża stanowisko bliskie temu jakie wyraził Trybunał Konstytucyjny. Warto podkreślić, że NSA w swoim wyroku uzależnia powstanie przychodu po stronie pracownika od faktycznego skorzystania przez niego ze świadczenia (NSA z 14 stycznia 2015 r., sygn. akt II FSK 2770/14).

Sposób obliczenia wartości na osobę.

W przypadku gdy udział pracownika w imprezie integracyjnej nie spełnił wyżej wymienionych wymagań, pracodawca staje przed koniecznością obliczenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy. Nasuwa się więc pytanie – w jaki sposób obliczyć wartość świadczenia na konkretną osobę?

Należy przecież wziąć pod uwagę, że podczas trwania imprezy pracownicy nie korzystają ze wszystkich atrakcji czy wyżywienia w sposób jednakowy. Niestety, w przepisach brak jednoznacznego „klucza” wskazującego sposób obliczania kosztu pracodawcy Warte podkreślenia jest, że jeżeli w imprezie uczestniczą rodziny pracowników lub klienci firmy – związane z nimi koszty nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodu pracodawcy. Najpopularniejszym sposobem na obliczenie wartości świadczenia na rzecz pracownika (tj. opłacenia jego udziału w imprezie), jest podzielenie wydanej na ten cel kwoty przez liczbę wszystkich uczestników (jeżeli uczestniczą w imprezie też inne osoby niż pracownicy) a następnie pomnożenie tej kwoty przez liczbę pracowników. W przypadku gdy w imprezie uczestniczą tylko pracownicy, kwotę należy podzielić przez ich liczbę.


Paweł Śnieg