Czy można anulować wysłaną fakturę VAT?

Przeczytaj także: Nie każdą fakturę VAT można anulować

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Pracujący u wnioskodawcy konsultanci dzwonią do potencjalnych klientów. Gdy stwierdzą, że klient wyraża chęć zakupu, wysyłają mu swój produkt w postaci materiałów edukacyjnych na płytach CD oraz faktury zakupu. Zdarza się, że kontrahent po doręczeniu tych materiałów stwierdza, że ich nie zamawiał i dokonuje ich odesłania razem z oryginałem faktury, które wracają do wnioskodawcy. Niejednokrotnie kontrahenci proszą tutaj o anulowanie wystawionej faktury. Nie dokonują oni zapłaty za przesłane i nieprzyjęte materiały edukacyjne, ani w drodze przedpłaty, ani w drodze zapłaty pobraniowej.

Wnioskodawca zadał pytanie, czy w takim przypadku jest uprawniony do anulowania faktury z uwagi na to, że nie dokumentuje ona żadnego zdarzenia opodatkowanego VAT-em? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(…) Zgodnie z art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2017 r., poz. 1221, z późn. zm.) – zwanej dalej ustawą – opodatkowaniu ww. podatkiem podlegają odpłatna dostawa towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju.
W myśl art. 7 ust. 1 ustawy – przez dostawę towarów, o której mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1, rozumie się przeniesienie prawa do rozporządzania towarami jak właściciel (...).

Stosownie do art. 2 pkt 6 ustawy – przez towary rozumie się rzeczy oraz ich części, a także wszelkie postacie energii.

Przez sprzedaż natomiast – na podstawie art. 2 pkt 22 ustawy – rozumie się odpłatną dostawę towarów i odpłatne świadczenie usług na terytorium kraju, eksport towarów oraz wewnątrzwspólnotową dostawę towarów.
Zasady wystawiania faktur regulują przepisy art. 106a-106q ustawy.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. Andrey Popov - Fotolia.com

Jak anulować fakturę wysłaną klientowi?

W sytuacji, gdy wystawiona faktura VAT nie dokumentuje żadnej czynności (nie doszło do sprzedaży) i pomimo jej wysłania do kontrahenta, została w oryginale zwrócona sprzedawcy, ten może ją anulować.

Jak stanowi art. 106a pkt 1 ustawy – przepisy niniejszego rozdziału stosuje się do sprzedaży, z wyjątkiem przypadków, o których mowa w art. 17 ust. 1 pkt 4 i 5 oraz ust. 1a, w których usługodawca lub dokonujący dostawy towarów nie rozlicza podatku należnego i faktura dokumentująca te transakcje nie jest wystawiana przez usługobiorcę lub nabywcę towarów w imieniu i na rzecz usługodawcy lub dokonującego dostawy towarów.

Na podstawie art. 106b ust. 1 ustawy – podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą:
1. sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2, dokonywane przez niego na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;
2. sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
3. wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;
4. otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

W myśl art. 108 ust. 1 ustawy – w przypadku gdy osoba prawna, jednostka organizacyjna niemająca osobowości prawnej lub osoba fizyczna wystawi fakturę, w której wykaże kwotę podatku, jest obowiązana do jego zapłaty.

Faktura jest dokumentem sformalizowanym (potwierdzającym zaistnienie określonego zdarzenia gospodarczego), który powinien spełniać szereg wymogów przewidzianych przepisami prawa.

Prawidłowość materialno-prawna faktury zachodzi wówczas, jeżeli odzwierciedla ona prawdziwe zdarzenie gospodarcze. Podatnik wystawia fakturę m.in. w przypadku sprzedaży towaru lub usługi oraz w przypadku otrzymania zaliczki przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi. Faktura jest zatem dokumentem potwierdzającym zaistnienie zdarzenia gospodarczego i nierozerwalnie związana jest z powstaniem obowiązku podatkowego.

Wystawienie faktury należy rozumieć jako sporządzenie ww. dokumentu oraz jego przekazanie innemu podmiotowi (nabywcy), a przez to wprowadzenie faktury do obrotu prawnego. Faktura VAT sporządzona, a niewprowadzona do obrotu prawnego (faktura anulowana), nie jest zatem fakturą wystawioną w rozumieniu wyżej cytowanego przepisu prawnego i nie stanowi podstawy do zapłaty podatku w niej wykazanego w trybie art. 108 ust. 1 ustawy. (…)

Należy zgodzić się z twierdzeniem Wnioskodawcy, że w opisanym stanie faktycznym nie dochodzi do dostawy towarów, o której mowa w art. 7 ust. 1 ustawy, ponieważ do przesłania zamówienia dochodzi w wyniku mylnego przekonania, że doszło do zamówienia materiałów edukacyjnych, kiedy w istocie do takiego zamówienia nie doszło, a tym samym przesłanie towaru jest wynikiem omyłki po stronie konsultanta Wnioskodawcy, a nie wynikiem realizacji dostawy. Zatem w przedmiotowej sprawie nie dochodzi do przeniesienia prawa do rozporządzania towarami jak właściciel, czyli dostawy towarów.

Biorąc pod uwagę powyższe w przedmiotowej sprawie nie zachodzi przesłanka do wystawienia przez Wnioskodawcę faktury korygującej, gdyż nie występuje żadna sytuacja wskazana w art. 106j ust. 1 ustawy, zgodnie z którym – w przypadku gdy po wystawieniu faktury:
1. udzielono obniżki ceny w formie rabatu, o której mowa w art. 29a ust. 7 pkt 1,
2. udzielono opustów i obniżek cen, o których mowa w art. 29a ust. 10 pkt 1,
3. dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
4. dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
5. podwyższono cenę lub stwierdzono pomyłkę w cenie, stawce, kwocie podatku lub w jakiejkolwiek innej pozycji faktury
− podatnik wystawia fakturę korygującą.

Należy zauważyć, że ani przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, ani przepisy rozporządzeń wykonawczych do tej ustawy, nie regulują kwestii dotyczącej anulowania wystawionych faktur.

W praktyce jednak – w drodze wyjątku – jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji (o przyczynie i okolicznościach anulowania) uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie. Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. Ponadto należy zaznaczyć, że anulowanie faktury VAT powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Tym samym Wnioskodawca powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

Mając na uwadze powołane wyżej wyjaśnienia oraz przedstawione okoliczności sprawy należy stwierdzić, że skoro Wnioskodawca znajduje się w posiadaniu obu dokumentów faktury VAT, ma on prawo do anulowania przedmiotowej faktury.

Podsumowując, jeżeli kontrahent w momencie dostarczenia przesyłki z materiałami edukacyjnymi oraz faktury VAT poinformuje, że nigdy nie zamawiał materiałów edukacyjnych, a także zwróci oryginał dostarczonej faktury VAT, a tym samym wobec braku sprzedaży towaru oraz posiadania przez Wnioskodawcę wszystkich egzemplarzy faktury możliwe jest anulowanie wystawionej faktury VAT, ponieważ nie dokumentuje ona żadnego zdarzenia opodatkowanego podatkiem VAT. (…)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów