Koszty pracownicze gdy bezpłatny dowóz do pracy

Przeczytaj także: Zwrot kosztów w przypadku odwołania pracownika z urlopu w podatku dochodowym

Jakie wątpliwości wyjaśnił organ podatkowy?

Gospodarstwo Ogrodnicze zatrudnia pracowników na podstawie umów o pracę. Pracownicy ci w zdecydowanej większości posiadają miejsce zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy (zakład produkcyjny). Nie docierają też do niego środki transportu publicznego. Pracownicy tacy złożyli pracodawcy stosowne oświadczenia o miejscu zamieszkania poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy.

Pracodawca zorganizował dla swoich pracowników bezpłatny dowóz do i z pracy, który odbywa się samochodem przeznaczonym do przewozu więcej niż 9 osób. Dowóz taki jest zapewniany tylko dwa razy w ciągu dnia (tam i z powrotem). Pracownicy zatem niekiedy korzystają z samochodów prywatnych (gdy czas ich pracy przypada w innych godzinach z różnych powodów).

Wnioskodawca zadał pytanie, czy w takim przypadku przy naliczaniu http://www.podatki.egospodarka.pl/134551,Jak-obliczyc-podatek-od-wynagrodzenia-z-umowy-zlecenia-obcokrajowca,1,69,1.html podatku od wynagrodzeń> pracowników jest uprawniony do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodu? W przedmiotowej sprawie organ podatkowy zajął następujące stanowisko:

„(...) Zgodnie z art. 9 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032) – opodatkowaniu podatkiem dochodowym podlegają wszelkiego rodzaju dochody, z wyjątkiem dochodów wymienionych w art. 21, 52, 52a i 52c oraz dochodów, od których na podstawie przepisów Ordynacji podatkowej zaniechano poboru podatku.

Kliknij, aby powiekszyć

fot. Yuri Bizgaimer - Fotolia.com

Dowóz do pracy nie wpływa na koszty pracownika

Pracownik ma prawo do podwyższonych kosztów uzyskania przychodu nawet wówczas, gdy dowóz do pracy - i to bezpłatnie - zapewnia mu pracodawca.

W myśl art. 11 ust. 1 ww. ustawy, przychodami, z zastrzeżeniem art. 14-15, art. 17 ust. 1 pkt 6, 9 i 10 w zakresie realizacji praw wynikających z pochodnych instrumentów finansowych, art. 19, art. 25b i art. 30f, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

W art. 10 ust. 1 ww. ustawy, ustawodawca określił katalog źródeł przychodów, wśród których w pkt 1 wymienił: stosunek służbowy, stosunek pracy, w tym spółdzielczy stosunek pracy, członkostwo w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub innej spółdzielni zajmującej się produkcją rolną, pracę nakładczą, emeryturę lub rentę.

Przychody pracownicze, mają podstawę prawną w art. 12 ust. 1 powołanej ustawy, zgodnie z którym, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Natomiast zgodnie z art. 22 ust. 2 ww. ustawy – koszty uzyskania przychodów z tytułu stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej:
1. wynoszą 111 zł 25 gr miesięcznie, a za rok podatkowy nie więcej niż 1 335 zł, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody z tytułu jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
2. nie mogą przekroczyć łącznie 2 002 zł 05 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej;
3. wynoszą 139 zł 06 gr miesięcznie, a za rok podatkowy łącznie nie więcej niż 1 668 zł 72 gr, w przypadku gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę;
4. nie mogą przekroczyć łącznie 2 502 zł 56 gr za rok podatkowy, w przypadku gdy podatnik uzyskuje przychody równocześnie z tytułu więcej niż jednego stosunku służbowego, stosunku pracy, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej, a miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę.

Natomiast zgodnie z ust. 13 powołanego powyżej art. 22 ww. ustawy – przepisów ust. 2 pkt 3 i 4 oraz ust. 11 nie stosuje się w przypadku, gdy pracownik otrzymuje zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy, z wyjątkiem, gdy zwrócone koszty zostały zaliczone do przychodów podlegających opodatkowaniu.

W myśl art. 32 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych – zakład pracy przy obliczaniu zaliczki stosuje koszty uzyskania przychodów określone w art. 22 ust. 2 pkt 3, jeżeli pracownik złoży oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w tym przepisie; przepisy ust. 3a i 4 stosuje się odpowiednio.

Stosownie do art. 32 ust. 3a ww. ustawy – oświadczenia, o którym mowa powyżej, nie składa się, jeżeli stan faktyczny wynikający z oświadczenia złożonego w latach poprzednich nie uległ zmianie.

Zgodnie z art. 29 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1666) – umowa o pracę powinna określać między innymi miejsce wykonywania pracy. Ogólnie pod pojęciem miejsca pracy rozumie się bądź stały punkt w znaczeniu geograficznym, bądź pewien oznaczony obszar, strefę określoną granicami jednostki administracyjnej podziału kraju lub w inny dostatecznie wyraźny sposób, w którym ma nastąpić świadczenie pracy. Wskazać należy, że miejscem wykonywania pracy może być zarówno siedziba pracodawcy, jak i określona jednostka organizacyjna poza tą siedzibą. Prawo w zasadzie nie ogranicza stron co do sposobu określenia miejsca pracy.

Stosownie do postanowień art. 25 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (t.j. Dz. U. z 2016 r. poz. 380 ze zm.) – miejscem zamieszkania osoby fizycznej jest miejscowość, w której osoba ta przebywa z zamiarem stałego pobytu. Należy rozróżnić pojęcie miejsca zamieszkania jako pojęcie cywilistyczne od pojęcia zameldowania w miejscu pobytu stałego lub czasowego jako czynność z zakresu prawa administracyjnego. Miejscem zamieszkania może być wyłącznie miejscowość. Istotny jest natomiast zarówno fakt fizycznego przebywania w danej miejscowości (corpus) jak i wola przebywania w niej (animus). Dane miejsce nie traci przymiotu miejsca zamieszkania wskutek dłuższego lub krótszego oddalenia się z niego, pod warunkiem, że osoba nie traci rzeczywistego związku z miejscem.

W świetle przywołanych wyżej przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, zakład pracy przy obliczaniu zaliczki jest zobowiązany do stosowania podstawowych kosztów uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Natomiast, jeżeli pracownik złoży oświadczenie, z którego wynika, że jego miejsce stałego lub czasowego zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, jest uprawniony do stosowania kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 22 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy.

Przepis art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, prawo do stosowania podwyższonych kosztów uzależnia od zamieszkania podatnika poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Zatem istotnym jest to, czy miejsce zamieszkania pracownika oraz miejsce wykonywania pracy są odrębnymi miejscowościami. Tylko bowiem w sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę wyłącznie w miejscowości, w której mieszka, płatnik może stosować podstawowe koszty uzyskania przychodów, o których mowa w art. 22 ust. 2 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Jeżeli natomiast pracownik w danym miesiącu świadczy pracę poza miejscem swojego zamieszkania i nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, to spełnia warunki do stosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów, o ile wcześniej złożył, zgodnie z art. 32 ust. 5 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, oświadczenie o spełnieniu warunku określonego w art. 22 ust. 2 pkt 3 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Z kolei, jak wynika z art. 22 ust. 13 ww. ustawy, podwyższonych kosztów ryczałtowych za dojazd do miejsca pracy z miejscowości innej niż siedziba pracodawcy nie stosuje się wobec pracowników otrzymujących zwrot kosztów dojazdu do zakładu pracy. (...)

Reasumując, fakt organizowania przez pracodawcę dowozu pracownika do zakładu pracy nie ma wpływu na koszty uzyskania przychodu tego pracownika. Zgodnie z art. 22 ust. 2 pkt 3 ww. ustawy, koszty podwyższone stosuje się, jeżeli miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę. Powoduje to, że pracownikom dowożonym do zakładu pracy można potrącać koszty podwyższone, o ile są dowożeni z innej miejscowości

W świetle powyższych wyjaśnień, należy stwierdzić, że w przypadku gdy pracownicy, którym w umowie o pracę Wnioskodawca określił miejsce wykonywania pracy inne niż miejsce zamieszkania, złożyli Pracodawcy oświadczenie o tym, że ich miejsce zamieszkania jest inne niż miejscowość, w której znajduje się zakład pracy Pracodawcy, to spełniają przesłanki do zastosowania podwyższonych kosztów uzyskania przychodów. Prawidłowym zatem jest zastosowanie przez Wnioskodawcę podwyższonych kosztów uzyskania przychodu. (...)”

Pełną treść interpretacji można przeczytać na stronie Ministerstwa Finansów