Wyżywienie pracownika w podróży służbowej z podatkiem dochodowym

Przeczytaj także: Podróż służbowa: wyżywienie a zaliczka na podatek

Spór dotyczył interpretacji art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który to zwalnia od podatku diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych przepisach, którymi tutaj jest rozporządzenie dotyczące podróży służbowych.

Pracownicy spółki odbywają krajowe i zagraniczne podróże służbowe. Skarżąca zamierza sporządzić regulamin wewnętrzny, w ramach którego pracownicy odbywający podróże służbowe (tak zagraniczne, jak i krajowe) uzyskają umocowanie do tego, aby odbywając podróże nabywali w imieniu i na rzecz skarżącej posiłki lub korzystali z posiłków nabytych przez nią w inny sposób (np. w cenie konferencji, w której pracownik uczestniczy itp.).

Dzięki temu rozwiązaniu spółka przyjmie, że jako pracodawca zapewnia swoim pracownikom całodzienne wyżywienie, co wyeliminuje obowiązek wypłaty diet lub odpowiedniej ich części. Jednocześnie określony zostanie górny limit kwotowy, do wysokości którego pracownik będzie umocowany do nabywania posiłku w imieniu i na rzecz spółki.

Dokonane zakupy posiłków będą potwierdzane fakturami, rachunkami lub innymi dokumentami wystawionymi na skarżącą. Jedynie w sytuacjach wyjątkowych zostaną dopuszczone paragony fiskalne, pokwitowania czy oświadczenia pracowników zaakceptowane przez przełożonych.

Zadano pytanie, czy zapewniając pracownikom posiłki o wartości wyższej, niż kwota diety, spółka jako płatnik musi pobrać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Zdaniem skarżącej całe świadczenie jest tutaj zwolnione od podatku. Co innego stwierdził organ podatkowy w wydanej interpretacji. Sprawa w związku z tym trafiła do sądu, który w pierwszej instancji uchyli interpretację fiskusa, ale NSA tego poglądu już nie podzielił.

Naczelny Sąd Administracyjny wyjaśnił, iż należnościami zwolnionymi od podatku, o których mowa wyżej, są te, które wskazuje §2 Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167), zgodnie z którym, z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi przysługują: 1) diety, 2) zwrot kosztów: (a) przejazdów, (b) dojazdów środkami komunikacji miejscowej, (c) noclegów, (d) innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Rozporządzenie to ponadto wskazuje, że pracownikowi który w czasie podróży krajowej lub podróży zagranicznej poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości.
Poza tym myśl § 7 ust. 1 rozporządzenia, dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 30 zł za dobę podróży. Natomiast stosownie do § 7 ust 3 pkt 2 rozporządzenia, dieta nie przysługuje jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie. Kwotę diety, zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia, przyjmując, że każdy posiłek stanowi odpowiednio: (1) śniadanie - 25% diety; (2) obiad - 50% diety; (3) kolacja - 25% diety (§ 7 ust. 4 rozporządzenia).

Rezygnacja przez pracodawcę z wypłacania diety na rzecz zapewnienia bezpłatnego i pełnego wyżywienia nie oznacza, że w takiej sytuacji omawiane zwolnienie nie określa limitu dla należności związanych z wyżywieniem pracownika podczas podróży służbowej. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sposób jednoznaczny określa bowiem wysokość diet za wyżywienie, zaś przepisy podatkowe wprost wskazują, że zwolnienie stosuje się do wysokości diet określonych we właściwych przepisach.

NSA podkreślił także, że pokrycie (zwrot) pełnych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej jest wydatkiem poniesionym w interesie pracownika i to jemu przynosi wymierną korzyść. Wydatki na wyżywienie pracownik musi bowiem ponosić niezależnie od tego czy odbywa podróż służbową czy też nie. Zwrotowi zaś podlegają tylko "zwiększone koszty wyżywienia" i to świadczenie jako integralnie związane z podróżą służbową podlega zwolnieniu od podatku dochodowego (wyrok NSA z dnia 11 września 2015 r., sygn. akt II FSK 1516/13).