Podróż służbowa i oddelegowanie pracownika w podatku dochodowym

Przeczytaj także: Oddelegowanie pracownika: świadczenia z czy bez podatku?

Od podróży służbowej należy odróżnić oddelegowanie do pracy za granicę.

Podstawowym kryterium przy ocenianiu, czy w danej sytuacji mamy do czynienia z podróżą służbową, czy z oddelegowaniem jest więc to, czy nastąpiła faktyczna zmiana miejsca pracy określonego w umowie o pracę. Jeżeli tak - to mamy do czynienia z oddelegowaniem, a jeżeli nie - to jest to podróż służbowa.

Jakie świadczenia w podróży służbowej?

Wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikom z tytułu podróży służbowych, krajowych i zagranicznych reguluje rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (dalej jako rozporządzenie w sprawie podróży służbowych). Z tytułu podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, pracownikowi na podstawie rozporządzenia w sprawie podróży służbowych, przysługują diety, zwrot kosztów, przejazdów, dojazdów środkami komunikacji miejscowej, noclegów, innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Podróż służbowa jako przychód pracownika w PIT

Otrzymując od pracodawcy należności z tytułu podróży służbowej, pracownik uzyskuje przychód ze stosunku pracy na podstawie art.12 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (zwanej dalej ustawą o PDOF). Przychód ten może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art.21 ust.1 pkt 16 lit.a ustawy o PDOF, zgodnie z którym wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Oddelegowanie a przychód pracownika w PIT

W przypadku oddelegowania, pracodawca nie wypłaca pracownikom należności, o których mowa w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych a to oznacza, że nie ma zastosowania w tym przypadku, zwolnienie wynikające z art. 21 ust.1 pkt 16 lit. a ustawy o PDOF. W stosunku do pracowników oddelegowanych do pracy za granicą zastosowanie znajdą inne zwolnienia od podatku dochodowego.

W myśl art. 21 ust.1 pkt 18 ustawy o PDOF, wolny od podatku dochodowego jest dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy, do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Na podstawie art.21 ust.1 pkt 19 i ust.14 ustawy o PDOF, wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń ponoszonych przez pracodawcę z tytułu zakwaterowania pracowników, z zastrzeżeniem ust.14 - do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 500 zł. W myśl ust.14 wskazanego artykułu, zwolnienie, o którym mowa w ust.1 pkt 19, ma zastosowanie do pracowników, których miejsce zamieszkania jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, a podatnik nie korzysta z kosztów uzyskania przychodów określonych w art.22 ust.2 pkt 3 i 4.

Z kolei zgodnie z art.21 ust.1 pkt 20 ustawy o PDOF, wolna od podatku dochodowego jest część przychodów osób, o których mowa w art. 3 ust. 1, przebywających czasowo za granicą i uzyskujących przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, za każdy dzień pobytu za granicą, w którym podatnik pozostawał w stosunku służbowym, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczym stosunku pracy, w kwocie odpowiadającej 30% diety, określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust.15