Kasy fiskalne: zaliczka w sprzedaży internetowej (wysyłkowej)

Przeczytaj także: Wpłacona zaliczka a kasa fiskalna

Kasa fiskalna to urządzenie zaprojektowane i służące przede wszystkim do prawidłowego rozliczania podatku VAT. Podatnicy są obowiązani ewidencjonować na tym urządzeniu sprzedaż dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Rolnicy zostali tutaj wymienieni odrębnie z tego względu, że działalność rolnicza w podatku od towarów i usług także jest działalnością gospodarczą, w związku z czym podatnik prowadzący działalność rolniczą jest podatnikiem VAT. Niemniej podatnik korzystający ze zwolnienia przewidzianego dla rolnika ryczałtowego w zakresie dokonywanych zakupów jest traktowany tak samo jak podmiot nieprowadzący działalności gospodarczej.

Sprzedawca również nie musi cały dzień przesiadywać przy komputerze bądź przy telefonie i sprawdzać, czy ktoś nie złożył zamówienia. Z reguły bowiem towar wysyłany jest następnego dnia (bądź w terminie późniejszym) po złożeniu zamówienia lub dokonaniu zapłaty.

W którym momencie przy sprzedaży internetowej z opcją przedpłaty należy w związku z tym wystawić paragon fiskalny dokumentujący sprzedaż: otrzymania zamówienia od klienta, płatności, wysyłki towaru czy innym?

Otóż jak to już zostało wyżej wyjaśnione, kasa fiskalna jest urządzeniem, które przede wszystkim ma ewidencjonować obroty dla prawidłowego rozliczenia podatku VAT. Ustawa o VAT w art. 19a ust. 8 mówi natomiast, że otrzymanie przed dokonaniem dostawy towarów lub wykonaniem usługi całości lub części zapłaty (m.in. przedpłaty, zaliczki, zadatku lub raty) powoduje powstanie obowiązku podatkowego z chwilą jej otrzymania w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Od reguły tej występują wprawdzie pewne wyjątki, niemniej nie mają one w naszym przypadku zastosowania.

W przypadku otrzymania przedpłaty w postaci gotówki sytuacja jest prosta - sprzedawca otrzymując pieniądze ewidencjonuje tę transakcję na kasie rejestrującej. Niestety wszystko komplikuje się przy sprzedaży internetowej, gdzie przedpłata taka jest dokonywana za pośrednictwem banku. Tutaj bowiem podatnik (sprzedawca) o uiszczeniu przedpłaty przez klienta może się dowiedzieć ze znacznym opóźnieniem - np. w ciągu kolejnych kilku dni od daty wpływu pieniędzy na konto. Konstrukcja kasy fiskalnej nie pozwala natomiast na rejestrowanie obrotu wstecz. Oznacza to, że taka zaliczka czy przedpłata może być zaewidencjonowana jedynie w dniu, w którym podatnik powziął informację z banku o jej wpływie na konto bankowe, a nie w dniu, w którym nastąpiło uznanie rachunku tą kwotą.

Jak zachować się w takiej sytuacji?

Otóż została wypracowana praktyka (na co godzą się też organy podatkowe), zgodnie z którą zaliczkę/przedpłatę taką należy zaewidencjonować na kasie z chwilą uzyskania informacji o jej otrzymaniu, nawet jeżeli informacja ta dotrze do sprzedawcy po dniu, w którym zaliczka wpłynęła na jego konto.

Otóż jeżeli otrzymana zaliczka zostanie zaewidencjonowana w tym samym miesiącu, w którym podatnik ją otrzymał, to fakt ten nie będzie miał wpływu na zobowiązanie podatkowe, ponieważ rozliczenie podatku należnego i tak dokonywane jest za cały miesiąc.

Jeżeli natomiast zaliczka zostanie zaewidencjonowana w innym miesiącu, aniżeli jej otrzymanie, podatnik powinien dokonać stosownych korekt, które pozwolą na jej prawidłowe rozliczenie, czyli w miesiącu otrzymania.

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z dnia 16.05.2012 r., nr ITPP1/443-210/12/AJ wyjaśnił, że „(...) Uwzględniając (...) fakt, iż mogą się zdarzyć sytuacje, gdy o dokonanych wpłatach Wnioskodawca dowie się w dniu następującym po ich zaksięgowaniu, należy przyjąć za dopuszczalne zaewidencjonowanie przy zastosowaniu kasy rejestrującej wpłaty, dokonanej przez klienta na rachunek bankowy w dniu, w którym podatnik pozyskał taką informację.

Należy jednak podkreślić, że techniczne przeszkody w pozyskiwaniu informacji dotyczących dokonanych transakcji, nie mogą mieć wpływu na prawidłowe określenie zobowiązania podatkowego. Podatnik jest obowiązany tak zorganizować i prowadzić odpowiednie urządzenia księgowe, aby nie doprowadzić do naruszenia obowiązku podatkowego. Stąd też, gdy opisane okoliczności mają miejsce na przełomie miesiąca, co mogłoby doprowadzić do sytuacji, w której wpłaty nie pokrywałyby się z miesiącem powstania obowiązku podatkowego, podatnik powinien dokonać prawidłowego rozliczenia obrotu i kwot podatku należnego z tej wpłaty do raportu okresowego miesiąca, w którym ta płatność miała miejsce (miesiąc powstania obowiązku podatkowego) pomniejszając o te wartości dane wynikające z raportu okresowego za miesiąc, w którym podatnik pozyskał informację o dokonanej wpłacie. (...)"