Samochód na firmę: rozliczenie prywatnych jazd pod kontrolą fiskusa

Przeczytaj także: Paragon fiskalny jako faktura VAT a brak NIP nabywcy

Jak donosi prasa i co wynika także z wypowiedzi Ministerstwa Finansów - celem organów skarbowych jest intensywne poszukiwanie nieefektywności w zakresie płacenia podatków. Stąd należy się liczyć z prawdopodobieństwem wzrostu liczby prowadzonych kontroli także w omawianym zakresie. Warto się do potencjalnej kontroli przygotować.

Dokumentacja warta złota

Organy skarbowe, choć nie wynika to z żadnego przepisu obowiązującego prawa, przykładają dużą wagę do posiadania przez firmy polityki korzystania z samochodów służbowych oraz umów o udostępnienie pracownikom aut. Postanowienia tych dokumentów będą miały szczególne znaczenie w przypadku stosowania w danym przedsiębiorstwie rozwiązania polegającego na zobowiązaniu pracownika do parkowania pojazdu służbowego w pobliżu miejsca zamieszkania - w celu zapewnienia pełnej dyspozycyjności oraz efektywności wykonywania powierzonych przez pracodawcę zadań (tzw. „garażowanie”).

Kontrole przy marketach

Organy skarbowe przypuściły atak na firmy, które w 100 procentach (a nie w 50 procentach) odliczają podatek naliczony związany z użytkowaniem samochodów służbowych twierdząc, że są one wykorzystywane jedynie w celach związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Coraz częściej między innymi przed centrami handlowymi można spotkać osoby fotografujące stojące na parkingach auta. Tak zgromadzone dowody trafiają następnie do urzędów skarbowych, weryfikujących, które z uwidocznionych na zdjęciach pojazdów zostały zadeklarowane jako wykorzystywane jedynie w celach służbowych.

Starania pracodawców

Z drugiej strony, gdyby już do takiego sporu z organami skarbowymi doszło, to pracodawca nie jest zupełnie bezbronny.

W jednym z wyroków, WSA w Krakowie (sygn. I SA/Kr 1834/14) stwierdził bowiem, że dopóki mamy do czynienia z tzw. "czynnikiem ludzkim", istnieje potencjalne zagrożenie wykorzystania samochodu do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą spółki. Okoliczności tej nie da się całkowicie wyeliminować, chodzi jedynie o stworzenie takich mechanizmów i wprowadzenie takich zasad używania pojazdów, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania ich wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika.

Tak więc sporządzenie stosownego regulaminu z sankcjami za nieprzestrzeganie jego zapisów, zapoznanie z nim użytkowników pojazdów, kontrola okresowa oraz w czasie rzeczywistym - powinny stanowić wystarczające środki dla zabezpieczenia wykorzystania aut dla celów firmowych.

Niesystematyczni pracownicy

Pierwotnie przewidziane w ustawie PIT ryczałty wynoszące 250 i 400 zł (w zależności od pojemności silnika) miały zawierać wszelkie koszty eksploatacyjne związane z prywatnym użytkowaniem aut służbowych.

Brak jednak stosownych regulacji w tym zakresie powoduje, że firmy do tematu podchodzą indywidualnie, co znów stanowi pole do popisu dla organów podatkowych w trakcie potencjalnej kontroli. Najlepszą metodą byłoby szczegółowe ewidencjonowanie liczby przejechanych kilometrów w celu określenia (choćby przy pomocy średniego zużycia) wartości paliwa wykorzystanego na jazdy prywatne.

Niejednokrotnie jednak przedsiębiorstwa, nie chcąc nakładać na pracowników takich obciążeń administracyjnych, a często także nie wierząc w rzetelność i systematyczność wypełniania dokumentów przez pracowników, stosują pewne uproszczenia.

Cenne wskazówki

Często spotykaną praktyką jest więc przyjęcie pewnego zryczałtowanego limitu kilometrów na jazdy prywatne, który jednak powinien być odpowiednio uzasadniony i w jakimś zakresie odzwierciedlać stan faktyczny (w szczególności punktem odniesienia może być odległość pomiędzy miejscem zamieszkania pracownika a miejscem jego pracy/wykonywania obowiązków służbowych). Inną metodę stanowi także uwzględnianie limitów na kartach paliwowych (czy to na jazdy prywatne czy na jazdy służbowe).

Paliwo z kasą fiskalną
Zgodnie z wydaną w ostatnim czasie przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu interpretacją prawa podatkowego (sygn. ILPP2/4512-1-250/15-4/MN), istnieje obowiązek zaewidencjonowania sprzedaży paliwa na rzecz pracownika na kasie rejestrującej. Również w tym kontekście warto się przyjrzeć zapisom polityki samochodowej.

Joanna Stolarek
doradca podatkowy, menedżer Zespołu PIT w Kancelarii Ożóg Tomczykowski