Rozliczenie delegacji: pełne wyżywienie z podatkiem dochodowym

Przeczytaj także: Wyżywienie w podróży służbowej z podatkiem dochodowym?

Przedmiotowa sprawa dotyczyła spółki zatrudniającej pracowników, którzy odbywają podróże służbowe na terenie kraju i za granicą. Spółka planuje wprowadzić nowy system rozliczania wydatków na wyżywienie, ponoszonych przez pracowników w czasie odbywanych przez nich podróży służbowych. Spółka zamierza zapewniać pracownikom całodzienne bezpłatne wyżywienie i nie wypłacać diet.
Problem w tym, że kwota przeznaczona na całodzienne wyżywienie będzie zazwyczaj wyższa niż przysługująca pracownikowi dieta.

Spółka uważa, że jako pracodawca, może, albo zapewnić pracownikowi bezpłatne całodzienne wyżywienie, albo wypłacić mu dietę.

Zdaniem spółki, rozporządzenia w sprawie podróży służbowych nie ograniczają w żaden sposób kosztów całodziennego wyżywienia, zapewnianego pracownikowi. Zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej, bez względu na formę (zaliczka, karta służbowa czy też zwrot wydatków) powinno być uznane za "inne należności za czas podróży służbowej pracownika", które są wolne od podatku dochodowego od osób fizycznych na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o PIT. Inaczej mówiąc, koszty całodziennego wyżywienia są odmienną od diety kategorią wydatków i jako "inne wydatki" są zwolnione w całości.

Fiskus się nie zgodził. Zdaniem organu, ze zwolnienia od podatku będzie korzystała wyłącznie ta część otrzymanego zwrotu wydatku dotyczącego wyżywienia, która nie przekroczy diety z tytułu podróży służbowych określonych w rozporządzeniach Ministra Pracy i Polityki Społecznej.

Sprawa ostatecznie trafiła do NSA. Sąd także nie zgodził się ze spółką. Sąd wskazał, że pracodawca może według własnego uznania kształtować korzystniejsze zasady zwrotu swoim pracownikom kosztów poniesionych w czasie podróży służbowej. Dla celów jednak ustalenia zwolnienia z podatku dochodowego charakter wiążący i ostateczny mają przepisy dotyczące należności przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.

Sąd wyjaśnił, że dieta jest normatywnym określeniem świadczenia przeznaczonego na pokrycie kosztów wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej, przy czym jest to regulacja kompleksowa, określająca konsekwencje wszelkich form wyżywienia pracownika w czasie podróży służbowej. Sąd wskazał także, że funkcją diety nie jest pokrycie pełnych kosztów wyżywienia pracownika przebywającego w takiej podróży, a jedynie służy pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia w tym czasie (np. poniesionych ze względu na konieczność stołowania się w restauracji) w porównaniu do tych, jakie pracownik ponosi normalnie w miejscu zamieszkania.

Skoro zatem koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej zamykają się w pojęciu diety i jednocześnie, co istotne, dieta ma służyć pokryciu zwiększonych kosztów wyżywienia, a nie pełnych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej to nie można przyjąć, że te same rodzajowo wydatki (koszty wyżywienia) za czas odbywania podróży służbowej mogą mieścić się także w pojęciu innych należności. Prowadziłoby to bowiem do wniosku, że koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej mogą być rozliczane w ramach diety albo według faktycznie poniesionych kosztów jako inne niezbędne, udokumentowane wydatki.

Małgorzata Rzeszutek, Tomasz Gzela
Kancelaria Doradztwa Podatkowego
Cash Flow Audyt