Ewidencja zakupu gdy prawo do odliczenia części VAT

Przeczytaj także: Ewidencja VAT: czynności nieopodatkowane

O konieczności prowadzenia ewidencji na potrzeby podatku od towarów i usług mówi art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Zgodnie z nim podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku na podstawie art. 43 ust. 1 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 oraz podatników, u których sprzedaż jest zwolniona od podatku na podstawie art. 113 ust. 1 i 9, są obowiązani prowadzić ewidencję zawierającą: kwoty określone w art. 90, dane niezbędne do określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokość podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżające kwotę podatku należnego oraz kwotę podatku podlegającą wpłacie do urzędu skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu oraz inne dane służące do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej

Ustawodawca nie wskazał urzędowych wzorów takich ewidencji. Mówi jedynie o minimalnym zakresie informacji, jakie winny w nich (może to być nawet jedna ewidencja, niemniej z przyczyn praktycznych raczej takiego rozwiązania się nie stosuje) się znaleźć, oraz że powinny one umożliwić prawidłowe sporządzenie deklaracji na potrzeby tego podatku.

Z przedstawionych wyżej informacji można zatem dojść do wniosku, że ewidencja zakupu winna zawierać:

• numer kolejny wpisu
• datę wpływu dokumentu jak też ewentualną datę sprzedaży/powstania obowiązku podatkowego, jako że od tych dwóch dat zależy moment odliczenia podatku naliczonego
• numer dokumentu
• nazwę i adres sprzedawcy z jego NIP
• wartość transakcji brutto
• wartość podatku naliczonego podlegającego odliczeniu.

W praktyce przy tym bardzo często prowadzi się odrębnie taką ewidencję dla zakupów środków trwałych, zakupów pozostałych, WNT, importu usług czy też dostawy towarów bądź świadczenia usług, dla których podatnikiem jest nabywca. Ustawa wprawdzie tego nie nakazuje i dla wszystkich powyższych czynności można prowadzić jedną ewidencję zakupu, niemniej z uwagi na odrębne ujmowanie takich transakcji w deklaracji VAT, zaprowadzenie kilku ewidencji zakupu jest bardziej czytelne i zdaje się wygodniejsze, aniżeli tylko jednej, w której ujmowane są wszystkie zdarzenia.

Ponieważ ewidencja zakupu ma służyć prawidłowemu sporządzeniu deklaracji i rozliczeniu podatku VAT, prawidłowym wydaje się być twierdzenie, że nie ma potrzeby ujmowania w niej zakupów zwolnionych od podatku, dokonanych od podatników korzystających ze zwolnienia czy też takich, w stosunku do których nie przysługuje prawo do doliczenia podatku naliczonego (np. usług hotelarskich czy gastronomicznych). Ich ujęcie w ewidencji nie jest oczywiście błędem (jako że ustawa tego nie zabrania), pod warunkiem jednak, że VAT z nich nie zostanie odliczony.

A co w sytuacji, gdy w stosunku do danego zakupu przysługuje częściowe prawo do odliczenia podatku naliczonego, np. zakupów związanych z eksploatacją samochodów osobowych wykorzystywanych w sposób mieszany? Najwłaściwszym wydaje się tutaj być ujęcie jedynie połowy kwoty podatku naliczonego wynikającego z faktury dokumentującej dany wydatek. Ograniczenia takiego nie trzeba natomiast stosować w stosunku do wartości netto( jeżeli tylko ta jest ujmowana w rejestrze). Ważne, aby na podstawie takiej ewidencji prawidłowo sporządzić deklarację jak też odliczyć podatek naliczony.