Wystawienie faktury gdy brak paragonu z kasy fiskalnej

Przeczytaj także: Sprzedaż dla firm ewidencjonowana na kasie rejestrującej?

Obowiązek wystawienia faktury, bez zgłoszenia żądania w tym zakresie, występuje jedynie w przypadku sprzedaży na rzecz innego podatnika (a więc mówiąc w uproszczeniu przedsiębiorcy – i to nie w każdej sytuacji), bądź otrzymania od niego np. zaliczki, jak też każdorazowo przy sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju.

Dokumentu takiego natomiast z reguły nie wystawia się, jeżeli kupującym jest tzw. osoba prywatna. Sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych (czyli mówiąc potocznie „konsumentów”) winna za to być co do zasady ewidencjonowana na kasie rejestrującej (chyba że podatnik korzysta ze zwolnień przewidzianych prawem ze stosowania tych urządzeń).

Niemniej i tutaj dopuszczalne jest wystawienie faktury. Podatnik może przy tym postanowić o jej dobrowolnym sporządzeniu, tudzież wypisaniu na żądanie nabywcy. Aby żądanie takie było skuteczne, musi nastąpić w określonym czasie, tj. w okresie do 3 miesięcy licząc od końca tego, w którym nastąpiła sprzedaż bądź wpłacono zaliczkę.


Paragon fiskalny to jednak niepozorny dowód zakupu, z reguły niewielkich rozmiarów, który niezwykle łatwo … zgubić bądź zniszczyć. Z czasem też zawarte na nim informacje najzwyczajniej w świecie blakną i stają się nieczytelne. Czy w takim przypadku sprzedawca w dalszym ciągu na żądanie nabywcy musi wystawić fakturę? Odpowiedź wydaje się nie być jednoznaczna.

Kwestię tę wyjaśniał m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 11.05.2011 r. nr IPPP2/443-430/11-2/KAN. W rozpatrywanej sprawie klienci spółki występowali z żądaniem wystawienia faktury bez posiadania oryginału paragonu, niemniej przedstawiając inne dowody potwierdzające zawarcie transakcji, takie jak potwierdzenia bankowe dokonania na stacji o określonej godzinie płatności kartą płatniczą/kredytową, powołanie się na opłacenie transakcji za pomocą karty przedpłaconej, wydawanej przez spółkę z podaniem czasu dokonania transakcji ( istnieje możliwość zweryfikowania tego w systemie spółki ), pisemne oświadczenie z podaniem czasu i innych parametrów Identyfikujących transakcję.

Organ podatkowy uznał, że skoro spółka, dysponując danymi ze swoich systemów oraz kopiami paragonów fiskalnych z rolek znajdujących się w urządzeniach dystrybucyjnych ma możliwość dokonania jednoznacznej weryfikacji i identyfikacji zgłaszanej przez klienta transakcji, ma ona obowiązek spełnienia zgłoszonego przez klienta żądania wystawienia faktury nawet bez przedstawienia oryginału paragonu fiskalnego.

Podobnie wypowiedział się Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 23.06.2010 r. nr IPPP2-443-175/10-4/JB/KG. W rozpatrywanej sprawie paragon zaginął, nie został zabrany bądź klient go nie otrzymał z powodu nieprawidłowego działania automatu. Sprzedawca był jednak w stanie ustalić konkretną transakcję na podstawie oświadczenia klienta, potwierdzonego raportem fiskalnym, paragonem wydrukowanym z pamięci kasy czy innego dowodu wskazującego datę, godzinę i kwotę transakcji.

Organ uznał, że sprzedawca jest zobowiązany wystawić fakturę VAT na rzecz nabywcy prowadzącego działalność gospodarczą w sytuacji, gdy będzie w posiadaniu dokumentów, z których jednoznacznie wynika, iż sprzedaż taka miała miejsce.

A contario z powyższych interpretacji można wywnioskować, że w przypadku, gdy nie będzie możliwe jednoznaczne zidentyfikowanie danej transakcji w przypadku zagubienia paragonu, faktury nie należy wystawiać, co wydaje się być postępowaniem logicznym. Jeżeli bowiem podatnik nie będzie posiadał dowodów, że transakcja została wcześniej zaewidencjonowana na kasie fiskalnej, wystawienie faktury spowoduje konieczność zapłaty z tego tytułu (po raz drugi) podatków.

Nie można także zapominać o tym, aby sprzedaż udokumentowaną zarówno paragonem fiskalnym jak i fakturą wystawioną na jego podstawie (tudzież innych dokumentów potwierdzających fakt wcześniejszego zaewidencjonowania sprzedaży na kasie rejestrującej) ująć w ewidencji sprzedaży tylko raz. Faktury takiej nie należy już ewidencjonować, skoro wartości z niej wynikające znalazły się w odpowiednich raportach wygenerowanych przez urządzenie fiskalne i ujętych w stosownych rejestrach VAT.