Jak wystawiać faktury zaliczkowe i końcowe w 2015 roku?

Przeczytaj także: Jak wystawiać faktury zaliczkowe i końcowe VAT?

Ustawa o podatku od towarów i usług nie posługuje się pojęciem faktury zaliczkowej czy tez faktury końcowej, jednakże w praktyce takie nazewnictwo do wskazanych faktur jest stosowane. Ustawa natomiast mówi jedynie o obowiązku wystawienia faktury do otrzymanej zaliczki (zadatku itp.) na poczet przyszłych czynności, która winna zawierać określone informacje. Po samej dostawie towaru czy wykonaniu usługi, jeżeli wystawione faktury (zaliczkowe) nie zawierają pełnej ceny sprzedaży, należy wystawić fakturę na pozostałą – brakującą część należności. Stąd też faktury dokumentujące otrzymane zaliczki są potocznie nazywane fakturami zaliczkowymi, zaś faktura wystawiona po dostawie towaru czy wykonaniu usługi, rozliczająca brakującą część należności, fakturą końcową bądź fakturą rozliczeniową.

Jakie elementy winny znaleźć się na fakturze zaliczkowej? Część informacji pokrywa się z tymi dla „zwykłych” faktur. I tak faktura dokumentująca otrzymanie zaliczki winna zawierać co najmniej:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (niekiedy z przedrostkiem PL);
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (niekiedy z dwuliterowym kodem państwa, z którego pochodzi);
6. datę otrzymania zapłaty, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. otrzymaną kwotę zapłaty
8. kwotę podatku wyliczoną tzw. metodą „w stu”
9. dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku.

Na fakturze takiej winny się dodatkowo znaleźć także informacje o szczególnych procedurach mających zastosowanie do danej transakcji, takich jak „metoda kasowa”, „odwrotne obciążenie” czy „procedura marży” – w zależności od potrzeb. Oczywiście w takich przypadkach odpowiednio są „korygowane” inne pozycje na fakturze (jak chociażby w przypadku procedury marży brak wyodrębnienia kwoty podatku).

Kilka faktur zaliczkowych

Jeżeli kontrahent dokonuje kilku wpłat zaliczek, każda z nich z reguły dokumentowana jest odrębną fakturą zaliczkową (chociaż wcale nie musi tak być; jedna faktura zaliczkowa może dokumentować kilka zaliczek wpłaconych w okresie do chwili jej wystawienia).

Kolejne faktury zaliczkowe niczym nie różnią się od tej pierwszej. Jednakże ostatnia z takich faktur, gdy wpłacone zaliczki w pełni pokrywają wartość należności, winna zawierać dodatkowo co najmniej numery poprzednich faktur zaliczkowych. Dobrą praktyką w takim przypadku jest podawanie numerów (jak też dat wystawienia czy wartości) poprzednich faktur zaliczkowych na każdej następnej takiej fakturze. Niewątpliwie ułatwia to odpowiednie powiązanie tych faktur w dziale księgowości danej firmy.

Niekiedy faktura końcowa

Przepisy podatkowe wskazują, że fakturę, zwaną potocznie końcową czy rozliczeniową, wystawia się po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi, gdy otrzymane zaliczki nie objęły całej zapłaty. W takim przypadku na fakturze tej sumę wartości towarów lub usług pomniejsza się o wartość otrzymanych części zapłaty, a kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego na fakturach dokumentujących wcześniej otrzymane należności.

Taka faktura końcowa również powinna zawierać dodatkowo co najmniej numery wystawionych wcześniej faktur zaliczkowych, przy czym i tutaj w praktyce bardzo często podaje się także daty ich wystawienia jak i wynikające z nich wartości. Fakturę taką wystawia się w terminie przewidzianym dla wystawiania „zwykłych” faktur, a więc co do zasady do 15. dnia miesiąca następującego po tym, w którym miało miejsce zakończenie dostawy towaru czy wykonanie usługi.