Ryczałt dla pracownika na jazdy lokalne z podatkiem dochodowym

Przeczytaj także: Ryczałt na jazdy lokalne dla pracownika w koszty firmy

Zasady przyznawania ryczałtu na jazdy lokalne określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.), którego §1 ust. 1 mówi, że przyznanie takiego ryczałtu winno znaleźć swoje potwierdzenie w umowie cywilnoprawnej zawartej pomiędzy pracodawcą i pracownikiem. Wzoru takiej umowy przepisy nie określają.

Warto tutaj przy tym pamiętać, że pracownik nie musi być właścicielem pojazdu, aby ryczałt mógł zostać przyznany (przepisy nie wprowadzają takiego wymogu).

Ryczałt na jazdy lokalne określa się poprzez iloczyn stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu (o jej wysokości co do zasady decyduje pracodawca, niemniej górne limity tych stawek określa przytoczone wyżej rozporządzenie; ważny jest tutaj środek transportu i pojemność skokowa silnika) oraz liczby kilometrów (tutaj także górne granice określa rozporządzenie). Trzeba przy tym pamiętać, że ryczałt ten winien być pomniejszany o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin albo innej nieobecności oraz za każdy roboczy dzień, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych (czyli gdy np. samochód uległ awarii). Wartość ryczałtu nie powinna natomiast być uzależniona od wymiaru etatu.

Zaletą omawianych ryczałtów na jazdy lokalne jest to, że w przypadku gdy mieszczą się one w nałożonych prawem limitach, nie podlegają oskładkowaniu. Niestety tak korzystnej sytuacji nie ma na tle podatku dochodowego.

Dla pracownika bowiem wartość otrzymanego ryczałtu na jazdy lokalne stanowi przychód ze stosunku pracy. Art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wskazuje tutaj wprost: za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.

Przychód taki oczywiście może zostać zwolniony z podatku przez ustawodawcę. W interesującym nas przypadku stosowne zwolnienie znalazło się w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy, który mówi, że wolny od podatku jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, dla potrzeb zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Niestety jest to jedyne zwolnienie określone w ustawie, a przewidziane dla ryczałtów za jazdy lokalne i obejmuje ono stosunkowo niewielką liczbę pracowników. Aby je bowiem zastosować, po pierwsze samochód, za który ryczałt jest wypłacany, musi stanowić własność pracownika, zaś po drugie obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy musi wynikać wprost z innych ustaw. Owe inne ustawy to natomiast ustawa o lasach czy ustawa o komercjalizacji państwowego przedsiębiorstwa użyteczności publicznej "Poczta Polska".

Co za tym idzie, podatku od przyznanego ryczałtu za jazdy lokalne nie zapłacą np. pracownicy służby leśni czy Poczty Polskiej (o ile spełnione są pozostałe warunki zwolnienia). Pracownik „zwykłego” przedsiębiorstwa zaś od przyznanego ryczałtu podatek będzie musiał zapłacić.