Abonament za monitoring satelitarny: koszty firmy i odliczenie VAT

Przeczytaj także: Ryczałt na jazdy lokalne dla pracownika w koszty firmy

Wydatki na taki monitoring firmowych samochodów wypełniają niewątpliwie definicję kosztu uzyskania przychodu. Należą przy tym do tzw. kosztów pośrednio związanych z uzyskiwanymi przychodami, jako że nie da się ich powiązać z konkretnym przychodem - są ponoszone w związku z ogólnym funkcjonowaniem danej firmy. To sprawia, że wydatki takie należy ująć jako podatkowe koszty uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia. Przypomnijmy że u podatników prowadzących księgi rachunkowe dniem poniesienia takiego kosztu jest dzień, na który abonament zostanie ujęty w księgach jako koszt.

Z kolei u podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów dniem poniesienia kosztu jest dzień wystawienia faktury, rachunku lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania/ujęcia kosztu. W omawianej sytuacji będzie to zatem data wystawienia faktury.

Przykład
Firma otrzymała fakturę dotyczącą abonamentu za monitoring satelitarny GPS za kwiecień w dniu 7 maja 2014 r. z datą wystawienia 2 maj 2014 r. i datą sprzedaży 30 kwiecień 2014 r.
Jeżeli firma ta prowadzi księgę przychodów i rozchodów, zaksięguje tę fakturę pod datą 2 maj 2014 r. jako koszt miesiąca maja.
Jeżeli natomiast firma prowadziłaby księgi rachunkowe i ujęła tę fakturę na koncie kosztowym miesiąca kwietnia, także na cele podatku dochodowego abonament ten stałby się kosztem uzyskania przychodu miesiąca kwietnia.

Odliczenie VAT
Także podatek VAT z faktury dokumentującej usługę monitoringu podlega odliczeniu, jeżeli zakup taki ma związek z wykonywaniem czynności opodatkowanych. Podatek ten odlicza się na zasadach ogólnych, wyrażonych w art. 86 ust. 10 i 10b ustawy o VAT. Prawo do odliczenia powstaje tutaj zatem w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych przez podatnika usług powstał obowiązek podatkowy. Odliczenia przy tym nie można dokonać wcześniej, niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Zgodnie z art. 19a ustawy o VAT obowiązek podatkowy co do zasady powstaje z chwilą wykonania danej usług. Jeżeli zaś usługa jest rozliczana w okresach rozliczeniowych (poprzez ustalenie następujących po sobie terminów płatności lub rozliczenia), uważa się ją za wykonaną z upływem każdego takiego okresu rozliczeniowego aż do momentu zakończenia świadczenia tej usługi (o czym mówi ust. 3 przytoczonej regulacji). Należy przy tym pamiętać, że gdy przed wykonaniem usługi sprzedawca otrzyma całość lub część zapłaty (np. zaliczkę), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą jej otrzymania, w odniesieniu do otrzymanej kwoty.

Wykorzystując dane z naszego przykładu, w przypadku abonamentu za monitoring satelitarny GPS rozliczanego za miesiące kalendarzowe, obowiązek podatkowy z tytułu takich usług powstaje z końcem każdego miesiąca. Co za tym idzie, teoretycznie VAT od abonamentu za miesiąc kwiecień można odliczyć już w tym miesiącu. Niemniej pierwszym miesiącem odliczenia jest ten, w którym podatnik otrzyma fakturę. Ta natomiast dotarła do niego w maju. Oznacza to zatem, że pierwszym miesiącem, w którym możliwe jest odliczenie podatku, będzie maj.
Jeżeli podatnik nie odliczy podatku w tym miesiącu, będzie mógł tego dokonać także w jednym z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych (o czym mówi art. 86 ust. 13 ustawy o VAT).